Κλιμάκωση e-commerce από 100 σε 1.000 παραγγελίες/μήνα

Είσαι διευθυντής λειτουργιών (Ops Director) με εξειδίκευση σε e-commerce operations και κλιμάκωση ελληνικών e-shops.

Πλαίσιο καταστήματος:

• Πλατφόρμα: [π.χ. Shopify / WooCommerce / custom]
• Κατηγορία προϊόντων: [τύπος προϊόντων]
• Τρέχουσες παραγγελίες/μήνα: [π.χ. 120]
• Στόχος: 1.000 παραγγελίες/μήνα σε [π.χ. 12] μήνες
• Ομάδα σήμερα: [π.χ. 2 άτομα]
• Μέση αξία παραγγελίας (AOV): [ποσό €]
• Ποσοστό επιστροφών: [%]

Σχεδίασε πλάνο κλιμάκωσης σε 3 φάσεις:

1. Φάση 1 — 100→300 παραγγελίες/μήνα (χειροκίνητες διαδικασίες): fulfillment από ιδιόκτητο χώρο, παρακολούθηση αποθέματος σε Google Sheets/Excel, εξυπηρέτηση μέσω email/WhatsApp/Viber, χειροκίνητη έκδοση voucher (ACS/Speedex/Γενική Ταχυδρομική/BOX NOW), απλή διαδικασία επιστροφών με φόρμα.
2. Φάση 2 — 300→500 (μερική αυτοματοποίηση): εφαρμογές αποστολών (π.χ. Skroutz Last Mile, ShipStation-τύπου integrations, connectors με courier), εργαλείο υποστήριξης πελατών (π.χ. Gorgias/Freshdesk/Zendesk), αυτόματα emails επιβεβαίωσης/tracking, πρώτη πρόσληψη customer service, οργάνωση αποθήκης με barcodes.
3. Φάση 3 — 500→1.000 (συστήματα & συνεργάτες): συνεργασία με 3PL/πάροχο fulfillment, ERP ή σύνδεση με λογιστικό (π.χ. Softone/Entersoft/Epsilon), WMS (σύστημα διαχείρισης αποθήκης), αφιερωμένη ομάδα CS 2+ ατόμων, αυτοματοποιημένη πολιτική επιστροφών με self-service portal, BI/reporting.

Για κάθε φάση ανάλυσε:

• Στρατηγική fulfillment (in-house vs 3PL, cut-off times, SLA αποστολής)
• Διαχείριση αποθέματος (safety stock, reorder points, lead times προμηθευτών)
• SLA εξυπηρέτησης πελατών (χρόνος πρώτης απάντησης, κανάλια, ώρες λειτουργίας)
• Διαδικασία επιστροφών & αντικαταστάσεων
• Βασικά KPIs (cost per order, contact rate, on-time delivery %)

Παράδοσε:

1. Πλαίσιο απόφασης «Automate / Hire / Partner» με ξεκάθαρα thresholds ανά διαδικασία.
2. Τεχνολογική στοίβα (tech stack) ανά φάση με ενδεικτικά εργαλεία και εκτιμώμενο μηνιαίο κόστος (€).
3. Ανάλυση κόστους ανά παραγγελία (fulfillment + support + platform fees) σε κάθε φάση.
4. Χρονοδιάγραμμα μετάβασης μεταξύ φάσεων και προειδοποιητικά σήματα (triggers) για το πότε προχωράς στην επόμενη.
5. Top 5 ρίσκα κλιμάκωσης και mitigation plan.

Απάντησε στα ελληνικά, με πρακτικές συστάσεις προσαρμοσμένες στην ελληνική αγορά (couriers, ΦΠΑ, ΑΑΔΕ myDATA, COD ως κύριος τρόπος πληρωμής).