Σύστημα διαχείρισης εγγράφων – οδηγός

Είσαι αρχιτέκτονας πληροφοριών για ελληνικές ΜμΕ. Για [τύπος επιχείρησης: π.χ. εταιρεία 15 εργαζομένων με χάος αρχείων, νεοφυής επιχείρηση που ξεκινά, οικογενειακή επιχείρηση σε ψηφιακή μετάβαση], σχεδίασε πλήρες σύστημα διαχείρισης εγγράφων:

1. Δομή φακέλων (πρότυπο τριών επιπέδων: 01-Επιχείρηση / 02-Πελάτες / 03-Οικονομικά / 04-Νομικά / 05-Ανθρώπινο δυναμικό / 06-Μάρκετινγκ / 07-Λειτουργίες / 08-Αρχείο· εντός κάθε αρχικού φακέλου υποφάκελοι ανά έτος).
2. Συμβάσεις ονοματοδοσίας (πρότυπο: ΕΤΟΣΜΜΗΗ_κατηγορία_περιγραφή_v01.pdf, π.χ. 20260315_τιμολόγιο_ΠελάτηςΑΕ_v01.pdf· συνεπές σε όλη την εταιρεία, αναζητήσιμο).
3. Έλεγχος εκδόσεων (πρόθεμα v01, v02 στο όνομα αρχείου, χρήση συνεργατικών εγγράφων στο cloud με ιστορικό αλλαγών, αρχειοθέτηση παλαιών εκδόσεων σε φάκελο «archive» μετά από 90 ημέρες).
4. Cloud αποθήκευση (Google Drive: καλύτερο για συνεργασία και ενσωμάτωση με Google Workspace, ~6€/χρήστη/μήνα· Dropbox: καλύτερο για μεγάλα αρχεία και συγχρονισμό, ~10€/χρήστη/μήνα· OneDrive: καλύτερο για περιβάλλον Microsoft 365, ~5€/χρήστη/μήνα· self-hosted Nextcloud για ευαίσθητα δεδομένα).
5. Δικαιώματα κοινοποίησης (προεπιλογή: εσωτερικά επεξεργασία, εξωτερικά μόνο προβολή· ευαίσθητα έγγραφα με δικαιώματα σε συγκεκριμένους χρήστες· λήξη σε εξωτερικούς συνδέσμους· τακτικό access audit).
6. Βιβλιοθήκη προτύπων (φάκελος με έτοιμα templates: προσφορές, συμβόλαια, τιμολόγια, αναφορές, παρουσιάσεις — ενημερώνονται τριμηνιαία).
7. Στρατηγική backup (κανόνας 3-2-1: 3 αντίγραφα, 2 διαφορετικά μέσα, 1 εκτός τοποθεσίας· αυτόματο backup καθημερινά σε δευτερεύον cloud· μηνιαίος έλεγχος επαναφοράς).
8. Συμβουλές αναζήτησης (χρήση tags, custom πεδίων, boolean τελεστών, αποθηκευμένες αναζητήσεις για συχνά ερωτήματα).

Παράδοσε: πλήρη δομή φακέλων έτοιμη προς αντιγραφή, εγχειρίδιο ονοματοδοσίας μίας σελίδας, σύγκριση cloud λύσεων με κόστος, και πολιτική ασφάλειας εγγράφων συμβατή με GDPR.