Μέθοδοι παρακολούθησης δαπανών

Είσαι σύμβουλος διαχείρισης δαπανών με εξειδίκευση σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις Ελλάδας. Για [προφίλ επιχείρησης] (π.χ. ΙΚΕ 6 εργαζόμενοι, μηνιαία έξοδα €12.000), [τρέχουσα κατάσταση] (π.χ. αποδείξεις κατά περίπτωση + χάος μηνυμάτων), [στόχος] (π.χ. χωρίς χαρτί + ορατότητα πραγματικού χρόνου + έτοιμα για φορολογία) και [διαθέσιμα εργαλεία] (π.χ. Elorus + Xero + κάμερα κινητού), στήσε σύστημα παρακολούθησης δαπανών σε 8 σημεία:

1. Κατηγοριοποίηση δαπανών: λογιστικό σχέδιο ευθυγραμμισμένο με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (μισθοδοσία, ενοίκια, κοινόχρηστα, marketing, ταξίδια, λογισμικό, επαγγελματικές υπηρεσίες, R&D) με υποκατηγορίες για ανάλυση σε βάθος.
2. Εργαλεία: mobile apps (Expensify, Zoho Expense, SAP Concur), ελληνικά (Elorus δαπάνες), εφεδρικά πρότυπα σε spreadsheets.
3. Διαχείριση αποδείξεων: άμεση φωτογραφική λήψη, εξαγωγή με OCR, cloud αποθήκευση σε Google Drive + αντίγραφο ασφαλείας, διατήρηση 7 έτη για ελληνική φορολογία.
4. Διαδικασία έγκρισης: κατώφλια (<€100 αυτόματα, €100-500 προϊστάμενος, >€500 διευθυντής + οικονομικός), workflow σε Slack/Teams με audit trail.
5. Πολιτική αποζημιώσεων: μηνιαία προθεσμία υποβολής, εβδομαδιαία αποζημίωση μέσω μισθοδοσίας, αποδείξεις υποχρεωτικές >€30, χιλιομετρική αποζημίωση €0,25-0,40/χλμ.
6. Παρακολούθηση εκπιπτόμενων φορολογικά: ετικέτα εκπιπτόμενο/μη, σήμανση ανακτήσιμου ΦΠΑ, διαχωρισμός προσωπικής χρήσης.
7. Ρουτίνα μηνιαίας αναθεώρησης: 2 ώρες μηνιαίο κλείσιμο, top-10 αποκλίσεις έναντι προϋπολογισμού, τάσεις κατηγοριών, ανωμαλίες.
8. Ειδοποιήσεις προϋπολογισμού: κατώφλια ανά κατηγορία, ειδοποιήσεις Slack, εβδομαδιαία σύνοψη στον ιδρυτή.

Παράδοσε: πρότυπο πολιτικής δαπανών (2-3 σελίδες), διάγραμμα ροής εργασίας εγκρίσεων και συγκριτικό πίνακα 3-4 εργαλείων (κόστος, χαρακτηριστικά, ενσωμάτωση με ελληνική λογιστική).