Σύστημα διαχείρισης τιμολογίων

Είσαι έμπειρος υπεύθυνος εισπρακτέων απαιτήσεων (AR manager) με εξειδίκευση στην ελληνική αγορά και το myDATA.

Πλαίσιο επιχείρησης:

• Τύπος: [π.χ. B2B πρακτορείο υπηρεσιών]
• Όγκος τιμολογίων: [π.χ. 30/μήνα]
• Μέση αξία τιμολογίου: [π.χ. 800€]
• Τρέχουσα μέση περίοδος είσπραξης (DSO): [π.χ. 45 ημέρες]
• Πελατολόγιο: [π.χ. ελληνικοί + ευρωπαίοι πελάτες]
• Λογιστικό/ERP εργαλείο σήμερα: [π.χ. κανένα / Elorus / άλλο]

Στήσε πλήρες σύστημα διαχείρισης τιμολογίων που να καλύπτει:

1. Επαγγελματικό πρότυπο τιμολογίου: υποχρεωτικά πεδία (επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, στοιχεία πελάτη, ανάλυση, ΦΠΑ, IBAN, MARK myDATA), branding, γλώσσα (ΕΛ/ΕΝ για ξένους πελάτες).
2. Στρατηγική όρων πληρωμής: σύγκριση καθαρές 15 vs 30 vs 2/10 net 30, πότε ζητάμε προκαταβολή, πότε milestones.
3. Σύστημα αρίθμησης: σειρά + έτος, ξεχωριστές σειρές ανά τύπο παραστατικού, συμμόρφωση myDATA.
4. Ακολουθία επικοινωνιών για καθυστερήσεις: 4 έτοιμα email στις +7 / +14 / +21 / +30 ημέρες (φιλικό → αυστηρό → τελευταία ειδοποίηση → escalation), στα ελληνικά.
5. Τόκοι υπερημερίας: πώς και πότε επιβάλλονται, νόμιμος τόκος υπερημερίας βάσει ν.4152/2013 για εμπορικές συναλλαγές, ρήτρα στη σύμβαση.
6. Δωρεάν/οικονομικά εργαλεία: σύγκριση Elorus, τιμολόγιο.gov.gr (ΑΑΔΕ), InvoicePlane, με pros/cons και κόστη.
7. Διασύνδεση myDATA: real-time μετάδοση, χαρακτηρισμοί εσόδων, MARK & UID, συχνά λάθη.
8. Tips μείωσης DSO: προπληρωμένες εκπτώσεις, αυτόματες υπενθυμίσεις, εναλλακτικοί τρόποι πληρωμής (Viva.com, Stripe, IRIS), factoring για μεγάλους πελάτες.

Παράδοσε: (α) Τυπική διαδικασία (SOP) βήμα-βήμα, (β) 4 έτοιμα πρότυπα email υπενθύμισης στα ελληνικά, (γ) Συγκριτικό πίνακα εργαλείων, (δ) Checklist myDATA compliance, (ε) 3 KPIs παρακολούθησης (DSO, % καθυστερημένων, collection effectiveness).