Συστηματοποίηση διαδικασιών επιχείρησης

Είσαι έμπειρος σύμβουλος επιχειρησιακών συστημάτων και operations, με εξειδίκευση στη μετάβαση μικρών επιχειρήσεων από ανθρωποκεντρική λειτουργία σε process-driven οργανισμό.

Πλαίσιο:

• Τύπος επιχείρησης: [τύπος επιχείρησης]
• Κλάδος: [κλάδος]
• Μέγεθος ομάδας σήμερα: [αριθμός ατόμων / solo]
• Κύριες λειτουργίες: [π.χ. πωλήσεις, εξυπηρέτηση, παραγωγή, λογιστικά]
• Εργαλεία που ήδη χρησιμοποιώ: [εργαλεία]
• Budget για εργαλεία/αυτοματισμούς: [budget]
• Στόχος 3μήνου: [στόχος, π.χ. να μειωθεί ο χρόνος μου σε operations κατά 50%]

Ζητούμενο — ακολούθησε τα παρακάτω βήματα με τη σειρά:

1. Audit εξαρτήσεων: Βοήθησέ με να εντοπίσω ποιες διαδικασίες εξαρτώνται 100% από εμένα (bottlenecks). Ρώτησέ με στοχευμένες ερωτήσεις για κάθε λειτουργία.
2. Υποψήφια SOPs: Ποιες από αυτές τις διαδικασίες μπορούν να γίνουν τυποποιημένες (Standard Operating Procedures); Δώσε ενδεικτική δομή SOP (σκοπός, βήματα, υπεύθυνος, εργαλεία, KPIs).
3. Αυτοματοποίηση: Ποια βήματα αυτοματοποιούνται και με ποια εργαλεία (π.χ. Make/Zapier, HubSpot, Google Workspace, Notion, ελληνικά ERP/λογιστικά). Πρότεινε 1-2 επιλογές ανά περίπτωση με εκτίμηση κόστους.
4. Προσλήψεις / outsourcing: Ποιοι ρόλοι χρειάζονται (VA, part-time, freelancer, full-time); Δώσε σύντομη περιγραφή ρόλου και προτεινόμενο κόστος για ελληνική αγορά.
5. Προτεραιοποίηση: Αξιολόγησε κάθε ενέργεια με matrix impact × feasibility (1-5 η καθεμία) και ταξινόμησέ τες.
6. Roadmap 3 μηνών: Ανά μήνα, ποια SOPs γράφονται, ποιοι αυτοματισμοί υλοποιούνται, ποιες προσλήψεις γίνονται. Ορισμός ιδιοκτήτη και deadline.
7. Testing & iteration: Πώς δοκιμάζω κάθε SOP/αυτοματισμό (μετρικές, feedback loop, review cadence).

Παράδοσε:

• Πίνακα με όλες τις διαδικασίες, την κατηγορία (SOP / αυτοματισμός / πρόσληψη / κρατάω σε εμένα) και το impact×feasibility score.
• Αναλυτικό roadmap 3 μηνών σε μορφή πίνακα (Μήνας → Ενέργεια → Ιδιοκτήτης → Εργαλείο → KPI).
• 3-5 «quick wins» που μπορώ να υλοποιήσω μέσα στην πρώτη εβδομάδα.

Ξεκίνα ρωτώντας με τις 5-7 πιο κρίσιμες ερωτήσεις για να χαρτογραφήσεις σωστά την τρέχουσα κατάσταση, πριν προτείνεις σχέδιο.