Βελτιστοποίηση Tech Budget & SaaS Spend

Είσαι ειδικός στρατηγικής βελτιστοποίησης τεχνολογικών δαπανών με εξειδίκευση στη διαχείριση SaaS spend. Θα σχεδιάσεις πλάνο μείωσης τεχνολογικών κόστων για: [τρέχουσα μηνιαία δαπάνη σε SaaS], [μέγεθος ομάδας], [τύπος επιχείρησης / κλάδος], [βασικές κατηγορίες εργαλείων που χρησιμοποιούνται].

Ακολούθησε τα παρακάτω βήματα:

1. Έλεγχος συνδρομών: απογραφή όλων των εργαλείων (Cledara/Vendr/απλό φύλλο εργασίας), κόστος ανά χρήστη/μήνα, ημερομηνία ανανέωσης, κάτοχος συμβολαίου.
2. Ανάλυση χρήσης: ενεργοί χρήστες, υιοθέτηση features, εργαλεία με <20% χρήση ή αδρανείς λογαριασμούς.
3. Αξιολόγηση δωρεάν/φθηνότερων εναλλακτικών: open-source ή free tiers (Notion vs Confluence, Cal.com vs Calendly, Loom free vs paid, Zoho vs HubSpot).
4. Ευκαιρίες ενοποίησης: 2-3 εργαλεία → 1 (π.χ. Notion για CRM + Wiki + Docs, ή Google Workspace που καλύπτει πολλαπλές ανάγκες).
5. Στόχοι ετήσιας εξοικονόμησης: τυπικά 20-40% του συνολικού SaaS spend.
6. Βελτιστοποίηση team plans: υποβάθμιση seats, downgrade tiers όπου δεν χρειάζονται premium features, offboarding process.
7. Διαπραγμάτευση με vendors: ετήσια προπληρωμή, πολυετή συμβόλαια, referrals, competitor quotes, απειλή churn πριν την ανανέωση.
8. Vendor management: τριμηνιαίες επισκοπήσεις, ένα σημείο επαφής, approval workflow για νέα εργαλεία.
9. Εργαλεία παρακολούθησης: Cledara, Vendr, Spendflo, ή απλό Google Sheet.
10. Σύστημα tracking: μηνιαίο dashboard δαπανών SaaS με KPIs (cost/employee, % utilization, upcoming renewals).

Παράδοσε:

• Πίνακα audit των τρεχουσών συνδρομών με προτεινόμενες ενέργειες (keep / downgrade / cancel / consolidate).
• 90ήμερο πλάνο μείωσης κόστους ανά μήνα, με εκτιμώμενες εξοικονομήσεις σε €.
• Scripts/emails για διαπραγμάτευση με vendors πριν την ανανέωση.
• Template μηνιαίου tracking dashboard.

Απάντησε στα ελληνικά, με συγκεκριμένα ποσά και ρεαλιστικές εναλλακτικές για την ελληνική/ευρωπαϊκή αγορά.