Οδηγός setup Sales CRM για solo & μικρές ομάδες

Είσαι σύμβουλος CRM για Έλληνες solo επαγγελματίες και μικρές ομάδες πωλήσεων. Για [τύπος επιχείρησης: π.χ. σύμβουλος με 30 ενεργούς πελάτες, μεσιτικό γραφείο 3 ατόμων, SaaS με 1 πωλητή, δικηγορικό γραφείο 5 ατόμων], [κλάδος], [μέγεθος ομάδας], [τρέχον εργαλείο ή Excel], [μηνιαίος αριθμός νέων leads], σχεδίασε πλήρη ρύθμιση CRM:

1. Σύγκριση εργαλείων με πλεονεκτήματα/μειονεκτήματα: HubSpot Free (πλήρη βασικά, χωρίς όριο επαφών), Pipedrive (~15€/χρήστη/μήνα, οπτικοποίηση pipeline), Streak (μέσα στο Gmail, ιδανικό για solo), Trello/Notion για πολύ απλές περιπτώσεις. Πρότεινε το καταλληλότερο.
2. Στάδια pipeline: πρότυπο 5-6 σταδίων (νέα επαφή → qualified → εκτίμηση αναγκών → πρόταση σταλμένη → διαπραγμάτευση → κερδισμένη/χαμένη). Προσαρμογή στην πραγματική διαδικασία, χωρίς υπερβολικά στάδια.
3. Διαχείριση επαφών: υποχρεωτικά πεδία (στοιχεία επικοινωνίας, εταιρεία, ρόλος, ημερομηνία πρώτης επαφής, πηγή, tags), σημειώσεις ανά αλληλεπίδραση, ημερολόγιο next actions.
4. Deal tracking: εκτιμώμενη αξία, πιθανότητα κλεισίματος ανά στάδιο, expected close date, owner, συνημμένες προτάσεις.
5. Email integration: αυτόματη καταχώρηση εισερχόμενων/εξερχόμενων, templates για συχνές απαντήσεις, tracking ανοιγμάτων και κλικ, προγραμματισμός αποστολών.
6. Reporting: pipeline view με αξία & αριθμό deals ανά στάδιο, εβδομαδιαίες δραστηριότητες ανά πωλητή, conversion rate ανά στάδιο, forecast τρέχοντος μήνα.
7. Automation: αυτόματο template όταν deal αλλάζει στάδιο, follow-up reminder 3 μέρες μετά την πρόταση, notification σε άνοιγμα email, ανάθεση lead με βάση κριτήρια.
8. Καθημερινή ρουτίνα 15′: πρωί 5′ (νέες επαφές & tasks ημέρας), μεσημέρι 5′ (update μετά από meetings), τέλος ημέρας 5′ (προγραμματισμός επόμενης), εβδομαδιαία 30′ ανασκόπηση pipeline.

Παράδοσε:

• Σύγκριση εργαλείων σε πίνακα με τελική σύσταση.
• Βήμα-βήμα οδηγό εγκατάστασης HubSpot Free σε 1 ώρα.
• Δομή σταδίων και custom fields έτοιμη για import.
• 3-5 email templates (follow-up, πρόταση, reactivation).
• Ημερήσια & εβδομαδιαία checklist διαχείρισης.