Είτε προέκυψε ένα meeting τελευταία στιγμή, είτε απλά το ξέχασες, το να είσαι απροετοίμαστος είναι ένα τρομακτικό συναίσθημα. O Nίκος Χαρόπουλος, life & executive coah και σύμβουλος προσωπικής ανάπτυξης θα σε βοηθήσει να διαχειριστείς την δύσκολη αυτή κατάσταση. Ακολούθησε τις παρακάτω συμβουλές του.
Σκέψου αυτές τις 3 ερωτήσεις, νωρίτερα
Υπάρχουν 3 ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσεις πριν μπεις στο meeting, οι οποίες θα σε βοηθήσουν να μην φανείς εντελώς απροετοίμαστος
1.Ποιος είναι ο ρόλος μου;
Δεν είναι λίγες οι φορές που θα κληθείς σε ένα meeting την τελευταία στιγμή. Ενδεχομένως, ξέχασαν να σε ενημερώσουν έγκαιρα. Ίσως δεν ήταν στον αρχικό σχεδιασμό να παρίστασαι αλλά ένας συνάδερφός σου το έκρινε σκόπιμο για να τοποθετηθείς σε ένα θέμα που άπτεται και των αρμοδιοτήτων σου. Ίσως πάλι, γιατί υπάρχει μια χαλαρή διάθεση από την πλευρά της διοίκησης, που απλά δεν σέβεται τον υπάλληλο/στέλεχος και εκφράζεται στο: “ας είναι και ο Χ στη συνάντηση, μπορεί και να χρειαστεί”. Όπως και να έχει, ένα είναι σίγουρο, εσύ πρέπει να δείξεις ικανότητα προσαρμογής και σε αυτό το δύσκολο απρόοπτο. Μάθε λοιπόν αμέσως από το αρμόδιο τμήμα για ποιον λόγο έχεις κληθεί να παραστείς. Θα σε βοηθήσει να μπεις απο νωρίς στην ψυχολογία του ρόλου. Όσο ανεπτυγμένο ένστικτο κι αν έχεις, όσο έμφυτο ταλέντο διαθέτεις, δεν αρκούν.
2.Τι χρειάζεται να έχω μαζί μου; Τι θα προσφέρω;
Έχεις συνειδητοποιήσει τον ρόλο σου στο meeting, έλα τώρα να προετοιμαστείς κατάλληλα γι αυτόν. Εδώ η μαγική λέξη είναι ευελιξία και σε συνδυασμό με ορισμένες έξυπνες κινήσεις, μπορεί να σε βγάλουν από την δύσκολη θέση. Στην ερώτηση “τι έχεις” θα ήταν λάθος να απαντήσεις, τίποτα. Δεν σε ρωτάνε αν είσαι καλά, τι έχεις ετοιμάσει για το meeting σε ρωτάνε. Ερώτηση παγίδα; Ναι, ίσως αλλά ας μην την κρίνουμε, καλύτερα να έχεις μια απάντηση του στυλ “για τη συνάντηση που μόλις πριν λίγο ενημερώθηκα, έχω…”. Έστω και την τελευταία στιγμή (πριν μπεις στην σύσκεψη) πρέπει να ρωτάς τι χρειάζεται να έχεις μαζί σου, κάποια έρευνα, ένα ημερολόγιο ενεργειών ανα πελάτη, προκοστολογήσεις ανα project που τρέχεις αυτό το διάστημα. Θα μου πεις, μα πώς είναι δυνατόν να έχω διαθεσιμότητα για κάθε πιθανή ανάγκη; Εντάξει σε καταλαβαίνω, έχε όμως οργανωμένα και με εύκολη πρόσβαση στον υπολογιστή σου ή στο cloud σου, πιθανά στοιχεία που θα χρειασθεί να ανατρέξεις. Η οργάνωση θα σε αναδείξει σε χρήσιμο και ικανό στέλεχος και η προσφορά σου θα εκτιμηθεί δεόντως.
3.Τι θα αποκομίσω;
Τι θα κερδίσεις εσύ απο ένα meeting της τελευταίας στιγμής; Μπορεί πριν ξεκινήσει, να μην γνωρίζεις καν το θέμα, ενδεχομένως να αισθάνεσαι απροετοίμαστος και αρκετά αγχωμένος. Ένα είναι σίγουρο, πως μετά απο κάθε συνάντηση εργασίας με συναδέρφους του ιδίου ή και άλλων τμημάτων, εσύ θα πρέπει να βγεις ωφελημένος. Πώς θα το καταφέρεις; Με τηνσωστή διαχείριση αυτών που θα αναπτυχθούν στην συνάντηση. Κατάγραψε ορισμένες ερωτήσεις που πιθανά θα ήθελες να θέσεις ή ακόμα και μερικές πληροφορίες που θα ήθελες να μοιραστείς μαζι τους, σίγουρα θα σε βάλουν σε θέση “χρήσιμου” στελέχους με σημαντικό ρόλο. Άρα στην ερώτηση, τι θα αποκομίσω, η απάντηση είναι συνάρτηση της δικής σου ευφυούς στάσης με συγκεκριμένες σαφείς και ξεκάθαρες τοποθετήσεις, πρεριεκτικά σχόλια και μετρήσιμα στοιχεία χωρίς υπερβολές και ανέφικτες υποσχέσεις.
Ας δούμε τώρα μερικά βήματα μεθοδικής οργάνωσης…
Μάθε ποιον θα συναντήσεις
Δεν υπάρχει καμία δικαιολογία να μην γνωρίζεις τους ανθρώπους που θα συναντήσεις. Είτε πρόκειται για 1 άτομο, είτε για 10, θα πρέπει να έχεις κάποια ιδέα. Πάρε μία λίστα των παρευρισκομένων και αν διαπιστώσεις πως είναι άτομα που δεν γνωρίζεις (για παράδειγμα, κάποιοι εξωτερικοί συνεργάτες) κάνε μία γρήγορη αναζήτηση στο google. Τσέκαρε το προφίλ τους στο LinkedIn, ίσως και στο Facebook για να καταλάβεις ποιοι είναι και τι θα προσφέρουν στη συζήτηση. Επομένως, όταν θα τους συναντήσεις, δεν θα χρειαστεί να χάσεις χρόνο με γνωριμίες ενώ σε περίπτωση διαφωνίας, θα ξέρεις πώς να συμπεριφερθείς.
Δράσε προληπτικά
Προετοιμάσου για οτιδήποτε θα μπορούσε να συμβεί κατά τη διάρκεια του meeting. Σίγουρα δεν θέλεις να φανείς σαν ένα άτομο που δεν λαμβάνει στα σοβαρά τη δουλειά του. Προετοιμάσου και μίλησε (μόνο) για ό,τι γνωρίζεις.
Τα meetings αποτελούν μια μεγάλη επένδυση χρόνου αλλά και κόστους σε μια σύγχρονη εταιρία. Όταν η διαχείριση αυτών γίνει με σωστό σχεδιασμό και κατάλληλη προετοιμασία, έχουμε εκπληκτικά αποτελέσματα. Αυτή είναι η θεωρία, στην πράξη όμως, οι συζητήσεις εύκολα ξεφεύγουν του αρχικού θέματος, η ατζέντα χάνεται στη διαδρομή και οι χρόνοι έναρξης και κυρίως λήξης σπάνια τηρούνται.
Μέσα σε αυτό το περιβάλλον, εσύ βοήθησε όσο μπορείς, εκεί που είναι εφικτό. Ρίξε μια τελευταία ματιά στην ατζέντα και υπενθύμισε στον εαυτό σου γιατί συμμετέχεις σε αυτή την σύσκεψη. Όταν έχεις τον λόγο να είσαι σαφής και περιεκτικός. Επικεντρώσου αυστηρά στα θέματα της συνάντησης και με πειθαρχία ανάδειξε το επικοινωνιακό σου ταλέντο.
Μάθε περισσότερα για τον Νίκο Χαρόπουλο στο facelife.gr
Πάρε μέρος στον διαγωνισμό
Κάνε την επανάσταση στον ύπνο σου! Το νέο βιβλίο της Arianna Huffington θα σε βοηθήσει να μεταμορφώσεις τη ζωή σου νύχτα με τη νύχτα. Κέρδισέ το πατώντας εδώ
Πηγή: thriveglobal.gr
