Συναντήσεις, meetings, τηλεφωνήματα. Πόσες φορές αισθάνεσαι ότι χάνεις τον καιρό σου με όλα αυτά και ότι δεν σου προσφέρουν απολύτως τίποτα; Κι όμως μπορείς να κάνεις τα meetings σου αποτελεσματικά. Αρκεί να ακολουθήσεις το παράδειγμα μιας εκ των πιο πετυχημένων γυναικών του πλανήτη. Ο λόγος για την Oprah Winfrey που ξεκινάει κάθε της συνάντηση με 3 ερωτήσεις:
1.Ποιος είναι ο σκοπός αυτού του meeting;
2.Ποιο είναι το πιο σημαντικό σημείο που πρέπει να προσέξουμε;
3.Τι άλλο πρέπει να έχουμε στο μυαλό μας;
Πρόσφατη έρευνα αποδυκνείει ότι η στρατηγικής της Oprah έχει πράγματι αποτελέσματα.
Τι προτείνει η έρευνα
Η έρευνα που δημοσιεύτηκε στο επιστημονικό περιοδικό Current Directions αποκαλύπτει τη σωστή συνταγή ενός meeting και σε συμβουλεύει τι πρέπει να κάνεις πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από αυτό. Οι ερευνητές υποστηρίζουν ότι για να είναι μία συνάντηση αποτελεσματική πρέπει τόσο εσύ όσο και οι συνομιλητές σου να ξεκαθαρίζετε από την αρχή τον σκοπό αυτής της συνάντησης και να εστιάζετε μόνο στα σημαντικά σημεία.
Ο Joseph A. Allen, ψυχολόγος του University of Nebraska και ένας από τους επικεφαλής της έρευνας υποστηρίζει ότι το μεγαλύτερο πρόβλημα με τα meetings είναι ότι δεν αρέσουν σε κανέναν. Ούτε στους εργαζομένους, ούτε και στους ανωτέρους τους. Τα καλά νέα όμως είναι ότι μπορούν να βελτιωθούν με πολύ απλούς τρόπους: για παράδειγμα να ξεκινούν στην ώρα τους και οι συμμετέχοντες να είναι οργανωμένοι και κατάλληλα προετοιμασμένοι.
Για να είναι μία συνάντηση αποτελεσματική πρέπει τόσο εσύ όσο και οι συνομιλητές σου να ξεκαθαρίζετε από την αρχή τον σκοπό αυτής της συνάντησης και να εστιάζετε μόνο στα σημαντικά σημεία.
Επειδή λοιπόν είτε σου αρέσουν είτε όχι, τα meetings είναι μέρος της δουλειάς σου ο Allen και οι συνεργάτες του σου προτείνουν τις παρακάτω στρατηγικές προκειμένου οι συναντήσεις σου να είναι τόσο αποτελεσματικές, όσο της Oprah:
Πριν το meeting
1.Συνειδητοποίησε τον στόχο σου
Θυμήσου ότι τα meetings γίνονται για να επιλύουν προβλήματα που προκύπτουν και όχι για να ανταλλάσσονται ανούσιες πληροφορίες.
2.Στείλε agenda
Με αυτόν τον τρόπο όλες οι προτεραιότητες γίνονται αντιληπτές σε όλους και όλοι μπορούν να είναι κατάλληλα προετοιμασμένοι από πριν.
3.Προσκάλεσε τα σωστά άτομα
Αν εσύ σχεδιάζεις ένα meeting, θα πρέπει να προσκαλέσεις τα άτομα εκείνα η εμπειρία και οι γνώσεις των οποίων θα βοηθήσει την ομάδα να πετύχει τους στόχους της. Ο Τζεφ Μπέζος ακολουθεί τον κανόνα με τις 2 πίτσες στα meeting του. Εσύ;
Κατά τη διάρκεια του meeting
1.Παράμεινε συγκεντρωμένος
Ο στόχος σας είναι ο εξής: να ακολουθείτε την agenda που έχετε ετοιμάσει και να επιτύχετε τους στόχους σας.
2.Θυμήσου να πεις κάτι αστείο
Το χιούμορ όχι μόνο σπάει τον πάγο, αλλά ενθαρρύνει τη συμμετοχή και λύνει τυχόν προβλήματα, κάτι που αυξάνει μακροπρόθεσμα την απόδοση της ομάδας.
3.Προσπάθησε να προλάβεις τα παράπονα
Τα παράπονα και η έντονη δυσαρέσκεια κάποιες φορές μπορεί να τινάξουν ένα meeting στον αέρα κι οι συμμετέχοντες να καταλήξουν σε διαπληκτισμό. Σίγουρα δεν θέλεις κάτι τέτοιο. Γι΄αυτό αν κάποιος αρχίσει να διαμαρτύρεται, προσπάθησε να κάνεις τον «πυροσβέστη» και να μην αφήσεις να ταραχθεί η ηρεμία της ομάδας.
Μετά το meeting
1.Στείλε email με όσα συζητήσατε
Σε όλους αρέσει να έχουν και να βλέπουν γραπτώς όσα συζήτησαν. Για παράδειγμα τι αποφάσεις ελήφθησαν, ποια είναι τα επόμενα βήματα και τι πρέπει να κάνει ο καθένας.
2.Ζήτησε feedback
Το feedback θα βοηθήσει τόσο εσένα όσο και τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας να βελτιώνετε στο μέλλον τα meetings σας είτε ως προς τη δομή, είτε προς τη διάρκειά τους.
Πηγή: thriveglobal.gr