Σε νηπιακό στάδιο βρίσκεται ακόμη η υιοθέτηση της ψηφιακής τεχνολογίας από τον τομέα της διαχείρισης εγγράφων στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη. Όσον αφορά τις υπηρεσίες διαχείρισης εκτυπώσεων (MPS), η πλειονότητα των επιχειρήσεων της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης δεν διαθέτει σύμβαση για υπηρεσίες MPS. Μόλις το 5% απάντησε θετικά σε αυτήν την ερώτηση, έναντι του 32% για τις χώρες της Μέσης Ανατολής. Πολλές επιχειρήσεις, ωστόσο, εξετάζουν το ενδεχόμενο των υπηρεσιών MPS, με το 38% να δηλώνουν ότι είναι μια πιθανότητα. Ως αποτέλεσμα, για πολλές επιχειρήσεις στην περιοχή, εξακολουθεί να υπάρχει τεράστιο περιθώριο ανάπτυξης, δεδομένου ότι το 32% εξακολουθεί να μην αυτοματοποιεί καμία διαδικασία επεξεργασίας εγγράφων, αν και το 25% υποστηρίζει ότι μια λύση ασφάλειας για την εκτύπωση θα ήταν ιδιαίτερα πολύτιμη.
Την παραπάνω εικόνα περιγράφει η έκθεση Office Insights 2017 της Canon. Σε γενικές γραμμές, η έκθεση αποκαλύπτει ότι στην Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη υπάρχει αυξανόμενη τάση για την ανάπτυξη υπηρεσιών MPS και cloud, παρά τους περιοριστικούς προϋπολογισμούς και τις εγγενείς ανησυχίες για την ασφάλεια. Μέχρι σήμερα, παρά το γεγονός ότι τα πλεονεκτήματα της ψηφιακής τεχνολογίας χαίρουν ιδιαίτερης εκτίμησης από τις επιχειρήσεις της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης, η διαδικασία υιοθέτησης αυτών των συστημάτων βρίσκεται στις απαρχές της.
Η έκθεση της Canon διαπιστώνει, επίσης, ότι η υιοθέτηση των υπηρεσιών ασφαλείας εγγράφων αυξάνεται, επίσης, αν και οι επιχειρήσεις της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης έχουν την τάση να μην ενημερώνουν τα μέτρα ασφάλειας τόσο συχνά. Το 35% των εταιρειών της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης αναφέρει ότι είναι πλήρως ενήμερες για όλες τις τρέχουσες ευθύνες, που αφορούν ζητήματα νομικής φύσης και συμμόρφωσης. Ωστόσο, μόνο το 20% των εταιρειών πρόκειται να ενισχύσει σίγουρα την ασφάλεια των εγγράφων τα επόμενα 1-2 χρόνια.
Αυτό το χαμηλό ποσοστό, σύμφωνα με τους αναλυτές, θα μπορούσε να σχετίζεται με το κόστος: αποδεικνύεται ότι το κόστος αποτελεί εμπόδιο για το 17% των επιχειρήσεων, όταν εξετάζουν λύσεις στο cloud (και το 25% ανησυχούν για την ασφάλεια).
Αυτό θα μπορούσε να εξηγήσει γιατί το 31% των επιχειρήσεων της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης αναφέρει ότι μπορεί να ανταπεξέλθει χωρίς να χρησιμοποιήσει το cloud για τη διαχείριση εγγράφων. Θα μπορούσε, επίσης, να απαντήσει στο ερώτημα γιατί το 78% θεωρεί ιδιαίτερα σημαντική τη μεγαλύτερη ασφάλεια εγγράφων. Στο μεταξύ, μόνο το 15% των ερωτηθέντων γνωρίζουν το ακριβές κόστος εκτύπωσης μιας έγχρωμης σελίδας.
Για τις ανάγκες της έρευνας Canon Office Insights 2017, πραγματοποιήθηκε σειρά συνεντεύξεων με 2.550 υπαλλήλους γραφείου, μεταξύ των οποίων υπεύθυνοι για τη λήψη αποφάσεων, διευθυντικά στελέχη και τελικοί χρήστες, σε 24 χώρες της Ευρώπης, μεταξύ των οποίων συμπεριλαμβάνεται και η Ελλάδα, της Ευρασίας, της Αφρικής και της Μέσης Ανατολής.