Ι. ΟΡΙΣΜΟΣ ΑΡΧΕΙΟΥ ΚΑΙ ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ.

Ι.ι. Σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (1), του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων, αρχείο είναι “το σύνολο των τεκμηρίων, ανεξάρτητα από το είδος ή το υπόστρωμά τους, τα οποία παράχθηκαν οργανικά και/ή συσσωρεύτηκαν και χρησιμοποιήθηκαν από ένα συγκεκριμένο φυσικό πρόσωπο, μια οικογένεια ή ένα νομικό πρόσωπο/φορέα στη διάρκεια των δραστηριοτήτων και λειτουργιών τους”.

Ι.ιι. Ο Νόμος 1946 ΦΕΚ Α΄. αρ. 69/1991, άρθρο 1 παρ. 1 ‘’Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) και άλλες διατάξεις’’, ορίζει ως αρχείο “το σύνολο των μαρτυριών και των εγγράφων, αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης, που σχετίζονται με τη δραστηριότητα του Κράτους, Δημόσιων ή Ιδιωτικών Οργανισμών ή Νομικών ή Φυσικών Προσώπων ή Ομάδων Φυσικών Προσώπων”.

Αρχεία επίσης θεωρούνται και οι χώροι όπου φυλάσσονται τα ως άνω τεκμήρια ή/και το ίδρυμα που τα διαχειρίζεται για επιστημονικούς, επιχειρησιακούς ή άλλους σκοπούς και ετυμολογικά η λέξη ‘’αρχείο’’ είναι παράγωγο της λέξης ‘’αρχή’’, που σημαίνει το σημείο όπου ξεκινάει κάτι – η έναρξη – η αναγκαία προϋπόθεση.

Ι.ιιι.  Κατηγοριοποίηση αρχείων.

Τα αρχεία, σύμφωνα με τον ως άνω Νόμο, κατηγοριοποιούνται σε :

Ι.ιιι.ι. Δημόσια Αρχεία : Είναι τα αρχεία που βρίσκονται στην κατοχή Δημοσίων Υπηρεσιών, Δικαστικών Αρχών, Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου, Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου που εμπίπτουν στο Δημόσιο Τομέα, Οργανισμών και Επιχειρήσεων Κοινής Ωφέλειας, Ληξιαρχείων, Συμβολαιογραφείων, Υποθηκοφυλακείων, Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων, Ιδρυμάτων του Αποδήμου Ελληνισμού και λοιπών Υπηρεσιών κατά την έννοια του άρθρου 51 του Νόμου 1892/1990 (ΦΕΚ 101 Α΄.) όπως συμπληρώθηκε με το άρθρο 4 παρ. 6 του Νόμου 1943/1991 (ΦΕΚ 50 Α΄.) και αυτά διακρίνονται σε :

Ανενεργά αρχεία : Είναι τα αρχεία, τα οποία περιλαμβάνουν τεκμήρια, που δεν έχουν πλέον καμιά υπηρεσιακή χρησιμότητα, έχουν υποστεί τη διαδικασία εκκαθάρισης, είναι δηλαδή κλεισμένες υποθέσεις και κατά συνέπεια οριστικά αρχεία.

Ημιενεργά ή ενδιάμεσα αρχεία : Πρόκειται για τα αρχεία, που περιλαμβάνουν τεκμήρια των οποίων έχει λήξει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας και στα οποία πρέπει να γίνει εκκαθάριση.

Ενεργά ή τρέχοντα αρχεία : Είναι τα αρχεία, τα τεκμήρια των οποίων  χρειάζονται σε καθημερινή βάση  και

Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας αρχεία : Είναι τα αρχεία, που παρά την παλαιότητά τους εξακολουθούν να έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα και περιλαμβάνουν πάσης φύσεως τεκμήρια ιδιαίτερης σημασίας, όπως : τίτλοι ιδιοκτησίας, καταστατικό, φάκελοι προσωπικού, φάκελοι με νομικές και οικονομικές υποθέσεις, φάκελοι με αρχεία επιθεωρήσεων, υπηρεσιακές εγκύκλιοι, ιστορικά αρχεία, φάκελοι με στοιχεία συγχωνεύσεων, φάκελοι με σημαντικά τοπικά γεγονότα, φάκελοι με Πρακτικά Διοικητικών Συμβουλίων και πάσης φύσεως άλλων Συμβουλίων και Επιτροπών, φάκελοι Γενικών Συνελεύσεων Μετόχων, αρχεία μετόχων και μετοχών, γενικές, ειδικές ή κλαδικές μελέτες, αρχεία έκτακτων καταστάσεων   κ.ά.

Ι.ιιι.ιι. Ιδιωτικά Αρχεία : Είναι αρχεία :

Προσώπων, που άσκησαν ανώτατα λειτουργήματα της πολιτείας και της εκκλησίας και προσώπων που διακρίθηκαν στις επιστήμες, τα γράμματα, τις τέχνες, την εποποιία, την εθνική ή οποιαδήποτε άλλη δράση καθώς και τα αρχεία άλλων φυσικών προσώπων, που το περιεχόμενό τους παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον.

Πολιτικών Κομμάτων και Συνδικαλιστικών Οργανώσεων.

Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου, όπως Συλλόγων, Συνεταιρισμών, Ιδρυμάτων εν γένει και Ομάδων Φυσικών Προσώπων.

Εμπορικών Οίκων, Επιχειρήσεων, Τραπεζών κ.τ.λ.

Ι.ιιι.ιιι. Εκκλησιαστικά Αρχεία. Οπτικοακουστικά Αρχεία. Αρχεία Χαρτών και Σχεδίων.

ΙΙ. ΟΡΙΣΜΟΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ.

Ο Ν. 3979 ΦΕΚ Α΄αρ.138/16.06.2011 ’’Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις’’, στο άρθρο 3 θεωρεί ως ηλεκτρονικό έγγραφο ’’κάθε μέσο, το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό/πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων, που δεν μπορούν να αναγνωστούν άμεσα, όπως και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή/και άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία δεδομένων, εικόνων, συμβόλων, ήχων αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα,που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες’’.

ΙΙΙ. ΕΘΝΙΚΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΤΗΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΑΙ ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ.

ΙΙΙ.ι. Π.Δ. 25 ΦΕΚ Α’. 44/25.2.2014  ‘’Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση Εγγράφων’’.

Άρθρο 1. Ορισμοί. Παράγραφοι 2 έως και 7.

Πρωτότυπο Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο: Κάθε Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο, το οποίο φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του οργάνου έκδοσης του εγγράφου. Ηλεκτρονικός Φάκελος: Σύνολο εγγράφων και δεδομένων, που έχουν συγκροτηθεί οργανικά, είτε από τους χρήστες του ηλεκτρονικού αρχείου για την εποπτεία ή τη διαχείριση μίας υπόθεσης, είτε με έλλογη ομαδοποίηση κατά την ταξινόμηση. Μεταδεδομένα: Σύνολα δομημένης πληροφορίας, που περιγράφουν και χαρακτηρίζουν ηλεκτρονικά έγγραφα, ηλεκτρονικούς φακέλους και ηλεκτρονικά αρχεία και επιτρέπουν την ταύτιση, διαχείριση, αναζήτηση, ανάκτηση, πρόσβαση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα. Κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων: Οι κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων αφορούν : α) στον τρόπο οργάνωσης και ευρετηρίασης ενός αρχείου, β) στον τρόπο ταξινόμησης των εγγράφων σε ένα αρχείο, γ) στις ενέργειες που εκτελούνται στα αντικείμενα ενός ηλεκτρονικού αρχείου, όπως έγγραφα, φάκελοι και δεδομένα καθώς και  δ) στον καθορισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης και ενεργειών των χρηστών στα αντικείμενα του ηλεκτρονικού αρχείου.

Χρήστης: όποιος έχει δικαίωμα πρόσβασης, στο πλαίσιο της άσκησης των καθηκόντων του, στο σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης, καλύπτοντας τις ελάχιστες απαιτήσεις αυθεντικοποίησης. Ταξινόμηση: Η συστηματική ταύτιση και τοποθέτηση των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων σε κατηγορίες, σύμφωνα με λογικά δομημένες συμβάσεις, μεθόδους και κανόνες, που ορίζονται από τις λειτουργίες και αρμοδιότητες που εκτελούνται από τους φορείς.

Όπως προαναφέραμε στα άρθρα των Κεφαλαίων Α΄. και Β΄. του εν λόγω νόμου, εμπεριέχεται το πλαίσιο των βημάτων της αρχιτεκτονικής του συστήματος ηλεκτρονικών αρχείων, ήτοι :

Κεφάλαιο Α΄. ‘’Δημιουργία και Τήρηση Ηλεκτρονικών Αρχείων’’ :

(Άρθρο 2). Πεδίο εφαρμογής.  (Άρθρο 3). Βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων. (Άρθρο 4). Συγκρότηση ηλεκτρονικού αρχείου. (Άρθρο 5). Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων. (Άρθρο 6). Επεξεργασία και διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων. (Άρθρο 7). Αποθήκευση ηλεκτρονικών αρχείων.  (Άρθρο 8). Ευρετηρίαση ηλεκτρονικών αρχείων. (Άρθρο 9). Αναζήτηση και Προβολή αποτελεσμάτων.

Κεφάλαιο Β΄. ‘’Ψηφιοποίηση Εγγράφων’’ :

(Άρθρο 10).  Διαδικασία Ψηφιοποίησης Εντύπων Εγγράφων.  (Άρθρο 11). Εκκαθάριση και Καταστροφή Εντύπων και Ηλεκτρονικών Εγγράφων.  (Άρθρο 12). Εφαρμογή Διατάξεων.  (Άρθρο 13). Έναρξη Ισχύος. (2)

ΙΙΙ.ιι. Π.Δ. 150 ΦΕΚ 125 Α΄/25.6.2001 ‘’Προσαρμογή στην Οδηγία 1999/93/ΕΚ  του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και Συμβουλίου σχετικά με το Κοινοτικό Πλαίσιο για Ηλεκτρονικές Υπογραφές’’.

Με τον Κανονισμό αρ. 910/2014 ΕΕ θα καταργηθεί από 01.07.2016 (βλ κατωτέρω V).

ΙΙΙ.ιιι. ΑΡΘΡΑ ΚΩΔΙΚΑ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΔΙΚΟΝΟΜΙΑΣ.

Άρθρο 444 του ΚΠολΔ, ‘’Επαγγελματικά Βιβλία και Μηχανικές Απεικονίσεις’’ :

1. Ιδιωτικά έγγραφα θεωρούνται και α)……. β)….. γ) φωτογραφικές ή κινηματογραφικές αναπαραστάσεις, φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση.

2. Μηχανική απεικόνιση, κατά την έννοια της παραγράφου 1, είναι και κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστή ή περιφερειακή μνήμη υπολογιστή, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων, που δεν μπορούν να διαβαστούν άμεσα, όπως επίσης και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον τα μέσα και τα υλικά αυτά προορίζονται ή είναι πρόσφορα να αποδείξουν γεγονότα που έχουν έννομη σημασία (το άρθρο 444 ΚΠολΔ, όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 40 παρ.1 του Ν.3994/2011)’’.

Άρθρο 448 του ΚΠολΔ ‘’Αποδεικτική Δύναμη των Επαγγελματικών Βιβλίων και Μηχανικών Απεικονίσεων’’ :

1…. 2. Τα έγγραφα που αναφέρονται στην περίπτωση γ΄ της παραγράφου 1 του άρθρου 444 αποτελούν πλήρη απόδειξη για τα γεγονότα ή πράγματα που αναγράφουν, επιτρέπεται όμως ανταπόδειξη.

3. Οι απεικονίσεις της παραγράφου 2 του άρθρου 444 αποτελούν πλήρη απόδειξη με την επιφύλαξη του άρθρου 445 (το άρθρο 448 ΚΠολΔ, όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 41 παρ.2 του Ν.3994/2011).

ΙV. ΔΙΕΘΝΗ ΠΡΟΤΥΠΑ ΓΙΑ ΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ.

Με γνώμονα ότι τα πρότυπα για το ηλεκτρονικό αρχείο αποτελούν προεξάρχουσα μορφή για τη δημιουργία και τήρησή του καθώς και τη ψηφιοποίηση εγγράφων, αναφέρουμε τα πλέον χαρακτηριστικά, ήτοι :  International Standard ISO 15489-1/2001 ‘’Records Management ’’. (3). ΙSO 23081-1/2006 Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles. (4). Functional Requirements for Electronic Records Management Systems: Metadata Standard (The  National Archives – UK, 2002). (5). Model Requirements for the Management of Electronic Records – MoReq2 -. (6).

V.ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ (ΕΕ) ΑΡΙΘΜΟΣ 910/2014 ΤΗΣ 23ης ΙΟΥΛΙΟΥ 2014, ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΤΑΥΤΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΗΛ/ΚΕΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΗΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΑΓΟΡΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΚΑΤΑΡΓΗΣΗ ΤΗΣ ΟΔΗΓΙΑΣ 1999/93/ΕΚ.

Ο εν λόγω Κανονισμός καταργεί την Οδηγία 1999/93/ΕΚ (Π.Δ. 150/2001), θα τεθεί σε ισχύ από 01.07.2016  και καθορίζει τα εξής στα άρθρα του Κεφαλαίου Ι. Γενικές Διατάξεις και του Κεφαλαίου VI. Τελικές Διατάξεις.

Κεφαλαίου Ι. Γενικές Διατάξεις.

Άρθρο 1 Αντικείμενο.

Με σκοπό τη διασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας της εσωτερικής αγοράς, παράλληλα με την επίτευξη ενός επαρκούς επιπέδου ασφάλειας στα μέσα ηλεκτρονικής ταυτοποίησης και στις υπηρεσίες εμπιστοσύνης, ο παρών κανονισμός :

Άρθρο 2 Πεδίο εφαρμογής.

Άρθρο 3 Ορισμοί.

Για τους σκοπούς του παρόντος Κανονισμού, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί  (η ομαδοποίηση των παραγράφων 1 έως και 41 του εν λόγω άρθρου έγινε από τον γράφοντα).

• «Ηλεκτρονική Ταυτοποίηση»: η διαδικασία χρήσης δεδομένων ταυτοποίησης προσώπου σε ηλεκτρονική μορφή, που αντιπροσωπεύουν κατά τρόπο μοναδικό ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή ένα φυσικό πρόσωπο που εκπροσωπεί ένα νομικό πρόσωπο. «Μέσο Ηλεκτρονικής Ταυτοποίησης»: υλική και/ή άυλη μονάδα, η οποία περιέχει δεδομένα ταυτοποίησης προσώπου και χρησιμοποιείται για την επαλήθευση ταυτότητας σε επιγραμμικές υπηρεσίες. «Δεδομένα Ταυτοποίησης Προσώπου»: δέσμη δεδομένων, που επιτρέπει την εξακρίβωση της ταυτότητας φυσικού ή νομικού προσώπου ή φυσικού προσώπου που εκπροσωπεί νομικό πρόσωπο. «Σύστημα Ηλεκτρονικής Ταυτοποίησης»: σύστημα ηλεκτρονικής ταυτοποίησης στο πλαίσιο του οποίου εκδίδονται μέσα ηλεκτρονικής ταυτοποίησης σε φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή σε φυσικά πρόσωπα, που εκπροσωπούν νομικά πρόσωπα. «Επαλήθευση Ταυτότητας»: ηλεκτρονική διαδικασία, που επιτρέπει να επιβεβαιωθεί η ηλεκτρονική ταυτοποίηση φυσικού ή νομικού προσώπου ή της προέλευσης και της ακεραιότητας δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή. «Βασιζόμενο Μέρος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο βασίζεται σε ηλεκτρονική ταυτοποίηση ή σε υπηρεσία εμπιστοσύνης.
• «Φορέας του Δημόσιου Τομέα»: οι κρατικές, περιφερειακές και τοπικές αρχές, οι οργανισμοί δημοσίου δικαίου ή οι ενώσεις ενός ή περισσότερων τέτοιων αρχών ή ενός ή περισσότερων φορέων δημοσίου δικαίου ή ιδιωτική οντότητα, που έχει εξουσιοδοτηθεί από τουλάχιστον μία από τις εν λόγω αρχές, φορείς ή ενώσεις να παρέχει δημόσιες υπηρεσίες, όταν ενεργεί υπό αυτή την ιδιότητα·
• «Οργανισμός Δημοσίου Δικαίου»: όπως ορίζεται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 σημείο 4 της οδηγίας 2014/24/ΕΕ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου.
• «Υπογράφων»: φυσικό πρόσωπο, που δημιουργεί ηλεκτρονική υπογραφή. «Ηλεκτρονική Υπογραφή»: δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή και τα οποία χρησιμοποιούνται από τον υπογράφοντα για να υπογράφει. «Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή»: ηλεκτρονική υπογραφή, που ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του άρθρου 26, ήτοι : α. συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα, β. είναι ικανή να

«Εγκεκριμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή»: προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, που

δημιουργείται από εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής και η οποία

βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής. «Δεδομένα Δημιουργίας

Ηλεκτρονικής Υπογραφής»: μοναδικά δεδομένα ,που χρησιμοποιούνται από τον

υπογράφοντα για τη δημιουργία ηλεκτρονικής υπογραφής. «Πιστοποιητικό Ηλεκτρονικής

Υπογραφής»: ηλεκτρονική βεβαίωση, που συνδέει τα δεδομένα επικύρωσης ηλεκτρονικής

υπογραφής με φυσικό πρόσωπο και επιβεβαιώνει τουλάχιστον το όνομα ή το ψευδώνυμο

του εν λόγω προσώπου. «Εγκεκριμένο Πιστοποιητικό Ηλεκτρονικής Υπογραφής»:

πιστοποιητικό ηλεκτρονικών υπογραφών, που εκδίδεται από εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών

εμπιστοσύνης και πληροί τις οριζόμενες στο παράρτημα I απαιτήσεις.

• «Υπηρεσία Εμπιστοσύνης»: ηλεκτρονική υπηρεσία, συνήθως παρεχόμενη έναντι αμοιβής, η οποία συνίσταται : α. στη δημιουργία, εξακρίβωση και επικύρωση ηλεκτρονικών υπογραφών,

«Εγκεκριμένη Υπηρεσία Εμπιστοσύνης»: υπηρεσία εμπιστοσύνης, η οποία πληροί τις εφαρμοστέες απαιτήσεις, που ορίζονται στον παρόντα κανονισμό. «Οργανισμός Αξιολόγησης της Συμμόρφωσης»: οργανισμός, όπως ορίζεται στο άρθρο 2 σημείο 13 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 765/2008, ο οποίος έχει διαπιστευθεί σύμφωνα με τον εν λόγω κανονισμό ως ικανός να αξιολογεί τη συμμόρφωση εγκεκριμένων παρόχων υπηρεσιών εμπιστοσύνης και των εγκεκριμένων υπηρεσιών εμπιστοσύνης που παρέχουν. «Πάροχος Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, που παρέχει μία ή περισσότερες υπηρεσίες εμπιστοσύνης, είτε ως εγκεκριμένος, είτε ως μη εγκεκριμένος πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης. «Εγκεκριμένος Πάροχος Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης»: ο πάροχος υπηρεσιών εμπιστοσύνης, ο οποίος παρέχει μία ή περισσότερες εγκεκριμένες υπηρεσίες εμπιστοσύνης και έχει αναγνωριστεί ως τέτοιος από τον εποπτικό φορέα. «Προϊόν»: το υλικό ή το λογισμικό ή τα συναφή συστατικά στοιχεία υλικού ή λογισμικού, τα οποία προορίζονται να χρησιμοποιηθούν για την παροχή υπηρεσιών εμπιστοσύνης·

• «Διάταξη Δημιουργίας Ηλεκτρονικής Υπογραφής»: διατεταγμένο υλικό ή λογισμικό, που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ηλεκτρονικής υπογραφής. «Εγκεκριμένη Διάταξη Δημιουργίας Ηλεκτρονικής Υπογραφής»: διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής, που πληροί τις απαιτήσεις του Παραρτήματος II.
• «Δημιουργός Σφραγίδας»: νομικό πρόσωπο, που δημιουργεί ηλεκτρονική σφραγίδα. «Ηλεκτρονική Σφραγίδα»: δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, με σκοπό τη διασφάλιση της προέλευσης και της ακεραιότητάς τους. «Προηγμένη Ηλεκτρονική Σφραγίδα»: ηλεκτρονική σφραγίδα, που ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του άρθρου 36, ήτοι : α. συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα, β. είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα, δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής, τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης, να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, δ. συνδέεται με τα δεδομένα, που έχουν υπογραφεί σε σχέση με αυτήν, κατά τρόπο ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε επακόλουθη τροποποίηση των εν λόγω δεδομένων. «Εγκεκριμένη Ηλεκτρονική Σφραγίδα»: προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα, που δημιουργείται από εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής σφραγίδας και η οποία βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής σφραγίδας. «Δεδομένα Δημιουργίας Ηλεκτρονικής Σφραγίδας»: μοναδικά δεδομένα, που χρησιμοποιούνται από τον δημιουργό της ηλεκτρονικής σφραγίδας για τη δημιουργία ηλεκτρονικής σφραγίδας.  «Πιστοποιητικό Ηλεκτρονικής Σφραγίδας»: ηλεκτρονική βεβαίωση, που συνδέει τα δεδομένα επικύρωσης ηλεκτρονικής σφραγίδας με νομικό πρόσωπο και επιβεβαιώνει το όνομα του εν λόγω προσώπου. «Εγκεκριμένο Πιστοποιητικό Ηλεκτρονικής Σφραγίδας»: πιστοποιητικό ηλεκτρονικής σφραγίδας, που εκδίδεται από εγκεκριμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης και πληροί τις οριζόμενες στο παράρτημα III απαιτήσεις. «Διάταξη Δημιουργίας Ηλεκτρονικής Σφραγίδας»: διατεταγμένο υλικό ή λογισμικό, που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ηλεκτρονικής σφραγίδας. «Εγκεκριμένη Διάταξη Δημιουργίας Ηλεκτρονικής Σφραγίδας»: διάταξη δημιουργίας ηλεκτρονικής σφραγίδας, που πληροί κατ’ αναλογία τις οριζόμενες στο Παράρτημα II απαιτήσεις·
• «Ηλεκτρονική Χρονοσφραγίδα»: δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία συνδέουν άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή με ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο, τεκμηριώνοντας ότι τα εν λόγω δεδομένα υπήρχαν κατά το χρονικό σημείο εκείνο. «Εγκεκριμένη Ηλεκτρονική Χρονοσφραγίδα»: ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα, που πληροί τις οριζόμενες στο άρθρο 42 απαιτήσεις, ήτοι : α. συνδέει την ημερομηνία και την ώρα με τα δεδομένα κατά τέτοιον τρόπο, ώστε να αποκλείεται ευλόγως η δυνατότητα μη ανίχνευσης τροποποίησης των δεδομένων,  β. βασίζεται σε χρονική πηγή ακριβείας συνδεδεμένη με την Συντονισμένη Παγκόσμια Ώρα, γ. φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του εγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης ή έχει υπογραφεί με κάποια άλλη ανάλογη μέθοδο.
• «Ηλεκτρονικό Έγγραφο»: οποιοδήποτε περιεχόμενο έχει αποθηκευτεί σε ηλεκτρονική μορφή και ειδικότερα ως κείμενο ή με ηχητική, οπτική ή οπτικοακουστική εγγραφή.
• «Ηλεκτρονική Υπηρεσία Συστημένης Παράδοσης»: υπηρεσία, η οποία καθιστά δυνατή τη διαβίβαση δεδομένων μεταξύ τρίτων μερών με ηλεκτρονικά μέσα και παρέχει τεκμήρια σχετικά με τον χειρισμό των διαβιβαζόμενων δεδομένων, περιλαμβανομένης απόδειξης της αποστολής και της παραλαβής των δεδομένων και η οποία προστατεύει τα διαβιβαζόμενα δεδομένα από τον κίνδυνο απώλειας, κλοπής, βλάβης ή τροποποίησης τους χωρίς άδεια. «Εγκεκριμένη Ηλεκτρονική Υπηρεσία Συστημένης Παράδοσης»: ηλεκτρονική υπηρεσία συστημένης παράδοσης, που πληροί τις οριζόμενες στο άρθρο 44 απαιτήσεις, ήτοι : α. παρέχονται από έναν ή περισσότερους εγκεκριμένους παρόχους υπηρεσιών εμπιστοσύνης, β. εξασφαλίζουν, με υψηλό επίπεδο εμπιστοσύνης, την ταυτότητα του αποστολέα, γ. εξασφαλίζουν την ταυτοποίηση του αποδέκτη, πριν από την παράδοση των δεδομένων, δ. η αποστολή και η λήψη των δεδομένων διασφαλίζονται με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα εγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης, κατά τρόπο που να αποκλείει τη δυνατότητα μη ανιχνεύσιμης τροποποίησης των δεδομένων, ε. οποιαδήποτε τροποποίηση των δεδομένων, που απαιτούνται για τους σκοπούς της αποστολής ή λήψης των δεδομένων δηλώνεται σαφώς στον αποστολέα και στον αποδέκτη των δεδομένων, στ. η ημερομηνία και ο χρόνος αποστολής, παραλαβής και οποιαδήποτε αλλαγή των στοιχείων αναφέρεται με εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.
• «Πιστοποιητικό Γνησιότητας Ιστότοπου»: βεβαίωση, η οποία επιτρέπει την επαλήθευση της γνησιότητας ενός ιστότοπου και συνδέει τον ιστότοπο με το φυσικό ή νομικό πρόσωπο στο οποίο έχει εκδοθεί το πιστοποιητικό. «Εγκεκριμένο Πιστοποιητικό για την Επαλήθευση της Γνησιότητας Ιστότοπου»: πιστοποιητικό για την επαλήθευση της γνησιότητας ιστότοπου, που εκδίδεται από αναγνωρισμένο πάροχο υπηρεσιών εμπιστοσύνης και πληροί τις οριζόμενες στο Παράρτημα IV απαιτήσεις.
• «Δεδομένα Επικύρωσης»: δεδομένα, που χρησιμοποιούνται για την επικύρωση ηλεκτρονικής υπογραφής ή ηλεκτρονικής σφραγίδας.  «Επικύρωση»: η διαδικασία ελέγχου και επιβεβαίωσης ότι μια ηλεκτρονική υπογραφή ή σφραγίδα είναι έγκυρη.

Κεφαλαίου VI. Τελικές Διατάξεις.

Άρθρο 49. Επανεξέταση.

Άρθρο 50. Κατάργηση.

1.   Η οδηγία 1999/93/ΕΚ καταργείται από την 1η Ιουλίου 2016.

2.   Οι παραπομπές στην καταργούμενη οδηγία θεωρούνται παραπομπές στον παρόντα κανονισμό.

Άρθρο 51. Μεταβατικά Μέτρα.

Άρθρο 52. Έναρξη ισχύος.

1.   Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

2.   Ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται από την 1η Ιουλίου 2016. (7)

Ολοκληρώνοντας ευελπιστούμε ότι η επιτομή αυτή θα συμβάλει θετικά στους διαχειριστές ηλεκτρονικών αρχείων καθώς και στην γνώση τους σχετικά με τον ως άνω Κανονισμό, που θα εφαρμοστεί από 01.07.2016.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΩΝ ΕΝΔΕΙΞΕΩΝ

(1) General International Standard Archival Description ISAD (G), Second Edition Copyright για την

ελληνική έκδοση: Ελληνική Αρχειακή Εταιρεία, Απρίλιος 2002. Ελληνική μετάφραση:

Χριστίνα Βάρδα – Αμαλία Παππά – Ζήσιμος Χ. Συνοδινός. Βλ. πλήρες κείμενο στο διαδίκτυο.

(2) Νομοθεσία που λήφθηκε υπόψη στο Π.Δ. 25/2014 :

Άρθρα 14 παρ. 4 και 15 παρ. 4 και 5 του Ν. 3979/2011 (Α΄ 138). Ν. 2472/1997 (Α΄ 50). Άρθρο 5 του Ν. 2690/1999 (Α΄ 45). Ν. 2846/2000 (Α΄ 229). Άρθρο 1 Π.Δ. 63/2005 (Α΄ 98). Ν. 3448/2006 (Α΄ 57). Ν. 3861/2010 (Α΄ 112). Άρθρο 22, παρ. 3 του Ν. 2362/1995 (Α΄ 247). Ν. 3882/2010 (Α΄ 166). ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 (Β΄ 1301). Άρθρα 3 και 4 της υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031 (Β΄ 1317). Απόφαση 2011/292/ΕΕ της 31.03. 2011. Αριθμός. 347/2013 γνωμοδότηση του Ε΄ Τμήματος του Συμβουλίου της Επικρατείας.

(3, 4, 5) βλ. αναλυτικό κείμενο προτύπων στο διαδίκτυο και Νίκος Σταυράκης, Κατερίνα Τοράκη :

‘’Συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων: Παρουσίαση και συγκριτική αξιολόγηση τριών

μοντέλων μεταδεδομένων’’.

(6) βλ. αναλυτικό κείμενο προτύπου στο διαδίκτυο.

(7) βλ. αναλυτικό κείμενο Κανονισμού (ΕΕ) αρ. 910/2014  στο διαδίκτυο (έχει δημοσιευτεί 28.08.2014 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης  L 257/73 ).

** Πρώτη δημοσίευση: Δελτίο Διοικήσεως Επιχειρήσεων, Τεύχος 420 Σεπτέμβριος – Οκτώβριος 2016