Ο χρόνος, όπως όλοι γνωρίζουμε, είναι το πιο πολύτιμο αγαθό. Είναι περιορισμένος, δεν μπορούμε να τον δημιουργήσουμε και συνεχώς εξαντλείται για όλους μας. Γιατί λοιπόν τον αφήνουμε τόσο εύκολα να πηγαίνει χαμένος? Η Regus, ο παγκόσμιος ηγέτης στην παροχή έτοιμων λύσεων εργασίας, αποκαλύπτει πέντε από τους σημαντικότερους λόγους που οι επιχειρήσεις σπαταλάνε άσκοπα τον πολύτιμο χρόνο τους, καθώς και μερικά ανεξάρτητα στοιχεία που αποδεικνύουν πόσο κοστίζει αυτή η σπατάλη χρόνου.
1. Εκτελώντας χρέη γραμματείας
Ο μέσος όρος των ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων περνάει πολύ χρόνο εκτελώντας χρέη γραμματέως ενώ θα έπρεπε να εστιάζει στη μεγαλύτερη εικόνα.
Στο Ηνωμένο Βασίλειο, σχεδόν οι μισές από τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις σπαταλούν πάνω από 3 εβδομάδες κάθε χρόνο προσπαθώντας να λύσουν μόνοι τους τα τεχνικά τους ζητήματα, παρά να πληρώσουν για επαγγελματική υποστήριξη. Οι έξυπνες επιχειρήσεις, από την άλλη, δεν σπαταλούν τον πολύτιμο χρόνο για να εξοικονομήσουν μερικά ευρώ, και γι’ αυτό πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις έχουν μεταβεί σε μια έτοιμη λύση εργασίας η οποία είναι πλήρως εξοπλισμένη, και τους απελευθερώνει περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούν στον πυρήνα της επιχείρησής τους.
2. Περιττές Συναντήσεις
Όλοι το έχουμε ζήσει: μια περιττή συνάντηση με πολλούς συμμετέχοντες για να συζητήσουμε ένα θέμα που δεν χρίζει τόσο μεγάλης σημασίας. Σε πόσες τέτοιες άσκοπες συναντήσεις έχουμε συμμετέχει; Σύμφωνα με την έρευνα, οι περισσότεροι εργαζόμενοι συμμετέχουν σε περισσότερες από 60 συναντήσεις κάθε μήνα, και το 50% από αυτές θεωρούνται χάσιμο χρόνου. Αν υποθέσουμε ότι κάθε συνάντηση διαρκεί μια ώρα, αυτό σημαίνει περισσότερες από 30 ώρες- ή σχεδόν μια πλήρης εργάσιμη εβδομάδα – σπαταλημένου χρόνου το μήνα. Στις ΗΠΑ εκτιμάται ότι το κόστος από περιττές συναντήσεις κοστίζει στις εταιρείες 37 δις δολάρια.
Σχεδόν οι μισοί από τους υπαλλήλους (47%) αναφέρουν ότι οι συναντήσεις είναι η μεγαλύτερη σπατάλη του χρόνου τους στο γραφείο, ενώ το 39% παραδέχεται ότι κοιμάται, το 73% κάνει άλλη εργασία και το 91% περνάει το χρόνο ονειροπολώντας κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων.
3. Ε-mails
Είμαστε όλοι υπέρ της ψηφιακής επικοινωνίας. Αλλά όταν μια ατέλειωτη εισροή ασήμαντων μηνυμάτων αρχίζουν να επηρεάζουν την παραγωγικότητά μας, θα πρέπει να γνωρίζουμε που θα τραβήξουμε τη γραμμή. Σύμφωνα με την Αυστραλιανή εταιρεία λογισμικού Atlassian, οι εργαζόμενοι λαμβάνουν κατά μέσο όρο περισσότερα από 300 ηλεκτρονικά μηνύματα την εβδομάδα – ενώ ο μέσος εργαζόμενος ελέγχει το ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο 36 φορές την ώρα!
Δυστυχώς, το πρόβλημα είναι βαθύτερο από την αντιμετώπιση ενός μεγάλου όγκου μηνυμάτων. Έχει εκτιμηθεί ότι οι εργαζόμενοι χρειάζονται περίπου 16 λεπτά για να ανακτήσουν την προσοχή τους στην εργασία μετά από την διαχείριση των ηλεκτρονικών τους μηνυμάτων.
4. Παιχνίδι στο Διαδίκτυο
Μάλλον θα λέγατε ψέματα αν υποστηρίζατε ότι δεν διακόπτετε ποτέ την εργασία σας για να τσεκάρετε τις σελίδες κοινωνικής δικτύωσης. Αλλά μεταξύ των video που γίνονται viral, τις φωτογραφίες και τις λίστες με τα top 5, υπάρχει πολύ δελεαστικό υλικό στην οθόνη για να αντισταθεί ο μέσος εργαζόμενος.
Μεταξύ των κορυφαίων δραστών, σύμφωνα με την έρευνα του Salary.com, είναι η Google (24%), το Facebook (23%) και το LinkedIn (14%) οι οποίοι μας κάνουν να αποκλίνουμε από μια πλήρως επαγγελματική ηθική εργασίας.
Φυσικά υπάρχει μια πολύ απλή μέθοδος για να μειωθούν οι ψηφιακοί «χασομέρηδες» στην εργασία, αλλά δεν είναι πάντα αποτελεσματική και σπανίως είναι δημοφιλής. Ενώ το 27% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι οι εργοδότες τους είχαν μπλοκάρουν τις ιστοσελίδες που δεν σχετίζονται με την εργασία, το 56% δήλωσε ότι θα στραφεί στις προσωπικές του συσκευές για να τσεκάρει τις σελίδες που επιθυμεί, το 8% είπε ότι θα σκεφτόταν να αποχωρήσει από την εργασία αν υπήρχε αυτή η πολιτική και το 14% δήλωσε ότι το μπλοκάρισμα των σελίδων πιθανόν να τους απέτρεπε να δεχθούν τη συγκεκριμένη προσφορά εργασίας.
5. Απόσπαση προσοχής
Ο μέσος εργαζόμενος πρέπει να αντιμετωπίσει 56 διακοπές τη μέρα – και 80% των διακοπών αυτών θεωρούνται ασήμαντες. Πρόκειται για σημαντική απόσπαση προσοχής.
Ακόμα χειρότερα, έχει ειπωθεί ότι κάθε σκεπτόμενη εργασία που οδηγεί σε πραγματική πρόοδο απαιτεί 30 λεπτά ενώ χρειάζονται 15 λεπτά για τον εργαζόμενο να επιστρέψει στην παραγωγική κατάσταση αφού τον έχουν διακόψει. Σύμφωνα με το Harvard Business Review, “όταν συναντήσεις και άλλες πραγματικότητες στον χώρο εργασίας (όπως ανταλλαγή ηλεκτρονικών μηνυμάτων, συζητήσεις στον διάδρομο, τηλεφωνικές κλήσεις, χρήση τουαλέτας και διαλείμματα καφέ, κλπ) συνυπολογίζονται, ένα διάστημα δύο ωρών ισοδυναμεί ρεαλιστικά σε μια ώρα παραγωγικής εργασίας».
Μπορεί να είναι μια ζοφερή πραγματικότητα, αλλά ο χρόνος δεν είναι πάντα με το μέρος μας. Επομένως αν θέλουμε να αξιοποιήσουμε το επάγγελμά μας στο έπακρο, πρέπει να βρούμε τους τρόπους να μειώσουμε τις περιττές ασχολίες που επηρεάζουν αρνητικά την παραγωγικότητά μας.