Ο δρόμος για την επαγγελματική επιτυχία είναι στρωμένος με αμέτρητα mail. Αλλά είναι και ένας δρόμος γεμάτος λακκούβες. Πρόσεξε μην πέσεις.
Θα πατήσεις το create, το reply και το send button αμέτρητες φορές. Η αποστολή mail κατά μέσο όρο καταλαμβάνει το ¼ των ωρών που δουλεύεις. Οπότε γιατί δίνουμε τόσο μικρή προσοχή σε αυτό; Συγκεντρώσαμε, όχι ένα, όχι δύο αλλά 10 κανόνες που πρέπει να ξέρεις για να μην πέσεις σε ολισθήματα σε αυτό τον δρόμο από mail που έχεις να διανύσεις.
Έχει το mail σου κεντρικό θέμα; Γράψ’ το στον τίτλο. Έτσι βοηθάς τον παραλήπτη να βρει το mail σου αργότερα ή ακόμα και μετά από μήνες στη λίστα με τα mail. Και κάτι που μπορείς να αποφύγεις: μη βάζεις ονόματα από site στο πεδίο του τίτλου, γιατί μπορεί να καταχωριστεί το mail ως spam ή διαφημιστικό. Π.χ. μη βάλεις: «Ερώτηση για το kariera.gr».
2. Χρησιμοποίησε μια αξιοπρεπή διεύθυνση mail.
Αν το στέλνεις εκπροσωπώντας την εταιρεία σου, στείλ’ το από τον εταιρικό σου λογαριασμό εφόσον έχεις τέτοιον. Αν δεν έχεις ή το στέλνεις ως ιδιώτης, φτιάξε μια σοβαρή προσωπική διεύθυνση με το ονοματεπώνυμό σου. Το koutsounaki25@gmail.com ή aekaraforever@yahoo.gr δεν νομίζω να κερδίσουν τις σωστές εντυπώσεις.
3. Με εκτίμηση, ποιος;
Στη ίδια φιλοσοφία με το από πάνω tip, φτιάξε υπογραφή. Μην υπογράφεις μόνο με το ονοματεπώνυμό σου, βάλε και την ιδιότητά σου, το επάγγελμά σου, ή αν δεν εργάζεσαι ακόμα βάλε τις σπουδές σου, μαζί με στοιχεία επικοινωνίας (το τηλέφωνό σου δεν είναι κακή ιδέα). Μην το παρακάνεις βάζοντας πολλά λογότυπα και εικονίδια.
4. Πρώτα βάλε την επισύναψη, μετά γράψε το κείμενο του mail, και στο τέλος βάλε τον παραλήπτη.
Με αυτή τη σειρά! Στο λέμε μετά από αμέτρητα mail που έχουμε στείλει λειψά ή χωρίς επισύναψη. Μπορεί να πατήσεις το send κατά λάθος χωρίς να έχεις τελειώσει τις επισυνάψεις ή το κείμενο. Οπότε αν βάλεις στο τέλος τον παραλήπτη, γλιτώνεις αυτό το στραβοπάτημα.
5. Με την καλή έννοια.
Μερικές φορές ο γραπτός λόγος μπορεί να παρεξηγηθεί, αφού δεν έχουμε μπροστά μας τον συνομιλητή μας να βλέπουμε συναισθήματα και διαθέσεις. Οπότε πρέπει να είμαστε έξτρα προσεκτικοί στο τι γράφουμε. Για να αποφύγεις αυτή τη λακκούβα, προτείνω: α) μην κάνεις πλάκα στο mail αν δεν γνωρίζεις καλά τον παραλήπτη, β) απόφυγε λέξεις που είναι πολύ αόριστες ή έχουν διπλή σημασία, γ) να είσαι όσο πιο σαφής γίνεται, δ) χρησιμοποίησε θετικές λέξεις όπως «ιδέα», «παρακαλώ», «βελτίωση», «ευχαρίστως» κλπ.
6. Διάβασέ το, το διαολεμένο.
Αφιέρωσε λίγα δευτερολεπτάκια για να το διαβάσεις πριν το στείλεις. Τι είναι λίγα δευτερόλεπτα μπροστά στην αιωνιότητα; Κάποιο γραμματικό λάθος θα βρεις, κάποιο συντακτικό, μια λέξη που επαναλαμβάνεται, κάτι που δεν βγάζει νόημα. Ένα διορθωμένο mail σου δίνει πιο πολλά credits στον επαγγελματισμό απ’ όσα νομίζεις.
7. Πότε πατάμε reply to all, και πότε σκέτο reply;
Πολύ σημαντικό και αυτό. Μερικές φορές λαμβάνουμε ένα mail που έχει όχι μόνο εμάς στους παραλήπτες, αλλά και άλλους, ως κοινοποίηση ή όχι. Ο χρυσός κανόνας για να μη σε ζαλίζουμε με περιττές λεπτομέρειες είναι: αν απαντάς κάτι που πρέπει να το έχουν όλοι, πάτα reply to all. Αν απαντάς κάτι που δεν αφορά τους άλλους, ή (sos, sos, sos) αν επισημαίνεις ένα λάθος στον αποστολέα, reply μόνο σε αυτόν! Δεν είναι καθόλου κομψό να διορθώνεις κάποιον ή να του λες κάτι προσωπικό, και να το διαβάζουν και άλλοι.
8. Λίγη φειδώ με τα σημεία στίξης και τα φατσάκια
Ξέρω ότι έχουν πλάκα τα φατσάκια (emoticons) και σου αρέσει να βάζεις 5 θαυμαστικά για να δείξεις πόσο φοβερό είναι αυτό που γράφεις, αλλά don’t. Ένα θαυμαστικό φτάνει. Και επίσης ένα-δυο φατσάκια φτάνουν και μόνο αν δεν είναι επίσημο το mail σου.
9. Γιατί φωνάζεις;
Τις λέξεις με κεφαλαία είναι προτιμότερο να τις αποφεύγεις. Ξέρουμε ότι τα βάζεις για να δώσεις έμφαση, αλλά την έμφαση μπορείς να τη δώσεις και με ένα underline ή bold. Άσε που πολλοί αντιλαμβάνονται τα κεφαλαία ως «φωνή», ότι φωνάζεις δηλαδή. Θες να νομίζουν ότι τους φωνάζεις; Εξαίρεση: στον τίτλο του mail μερικές φορές μπορείς να τα χρησιμοποιήσεις.
10. Όχι άλλη «Ορθή επανάληψη»
Αν διαπιστώσεις ότι το mail που έστειλες έχει κάποιο λάθος (λάθος πληροφορίες, λάθος ημερομηνίες ενός event κλπ), μπορείς να στείλεις ένα διορθωτικό mail αρχίζοντας τον τίτλο με τη φράση «Ορθή επανάληψη». Αν όμως το κάνεις συνέχεια, κάτι δεν πάει καλά. Το «Ορθή επανάληψη» είναι για έκτακτες περιπτώσεις, όχι για χόρταση.