Πηγή: www.orbi.gr
Το πρόβλημα: Επαγγελματικές κάρτες, κάποιες επαφές στο κινητό, κάποιες επαφές στο τετράδιο, email. Πώς θα μπορούσες να οργανώσεις όλες αυτές τις κάρτες, post-it και χαρτιά που σου προκαλούν πανικό;
Εδώ έχουμε καταγράψει 4 απλούς τρόπους που θα σε βοηθήσουν να οργανώσεις όλες τις χρήσιμες επαφές σου, κερδίζοντας έτσι χρόνο και ενέργεια και κάνοντας την καθημερινότητά σου πιο αποδοτική.
Ξεκινώντας θα πρέπει να επιλέξεις τον τρόπο οργάνωσης που σου ταιριάζει καλύτερα. Για μεγαλύτερη διευκόλυνση, καθώς θα συγκεντρώνεις τις επαφές σου θα πρέπει να προσθέσεις και οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία έχεις (π.χ. φωτογραφίες, λογότυπα, διευθύνσεις, δεύτερο email κλπ). Προσθέτοντας την κατάλληλη περιγραφή σε κάθε επαφή θα μπορείς εύκολα να τις ταξινομήσεις (πχ. ταξινόμηση επαφών ανά εταιρεία), αλλά και να τις αναζητήσεις.
Αν έχεις πολλά emails και χάνεσαι σ’ αυτά, μπορείς εύκολα να δημιουργήσεις φακέλους. Αυτό σε βοηθά στην οργάνωση όχι μόνο των επαφών σου, αλλά και των πληροφοριών που σχετίζονται μ’ αυτές. Για να μην βρεθείς προ εκπλήξεων, καλό θα ήταν να μην διαγράφεις μηνύματα. Μ’ αυτόν τον τρόπο θα κρατάς όλες τις πληροφορίες που αφορούν στις επαφές σου, χρονολογημένες και αρχειοθετημένες. Παράλληλα, μην ξεχνάς ότι μπορείς πάντα να χρησιμοποιήσεις τις επιπλέον δυνατότητες που σου δίνει το email σου. Οι περισσότερες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διευκολύνουν τους χρήστες στην οργάνωση των πληροφοριών τους τόσο για τις επαφές, όσο και για τα μηνύματα. Για παράδειγμα, όπως προαναφέρθηκε, μπορείς να ταξινομήσεις τα emails σε φακέλους, ανά χρώμα ή να τα οργανώσεις ανά θέμα συζήτησης. Έτσι, θα γνωρίζεις ακριβώς το περιεχόμενο των συζητήσεων και την θεματική συνοχή των μηνυμάτων «με μια ματιά», βάζοντας απλώς λεκτικές ή οπτικές ετικέτες.
Τέλος, η «Αναζήτηση» που σου προσφέρουν σχεδόν όλες οι εταιρείες email, μπορεί να σου γλιτώσει χρόνο και κόπο, αφού μπορείς να ψάξεις ονόματα ή και λέξεις-κλειδιά. Αν θέλεις να βελτιστοποιήσεις τη χρήση των λογαριασμών email, μπορείς να συμβουλευτείς αυτό το άρθρο που αναλύει 5 απλούς τρόπους οργάνωσής τους, αποφεύγοντας τα ανεπιθύμητα μηνύματα (spams).