Αν βαρέθηκες το θέμα πριν ξεκινήσεις να διαβάζεις το κείμενο, πιθανότατα κάτι πάει στραβά στα meetings που κάνεις με τους συνεργάτες σου. Και δεν γνωρίζουμε τι είναι αυτό. Γνωρίζουμε όμως τι περιλαμβάνει ένα πραγματικά πετυχημένο meeting.
Το αιώνιο πρόβλημα στα meetings, είναι πως δεν αρχίζουν ποτέ στην ώρα τους. Επανειλημμένα, υπάρχουν περιπτώσεις όπου 15 άτομα περιμένουν έναν άνθρωπο για να ξεκινήσει η συνάντηση. Και επειδή στις εταιρίες ο χρόνος είναι πράγματι χρήμα, όσο περισσότερο καθυστερεί το meeting, τόσο μένουν πίσω και οι υπόλοιπες δουλειές. Τι κάνεις λοιπόν; Ξεκινάς το meeting όπως και να έχει. Όχι μόνο κρατάς τους εργαζόμενους ευχαριστημένους που όλα κινούνται σύμφωνα με το πρόγραμμα, αλλά δημιουργείς και συναισθήματα ντροπής/ευθύνης σε όσους άργησαν. Να είσαι σίγουρος ότι δεν θα το κάνουν δεύτερη φορά.
Οι έρευνες έχουν αποδείξει ότι ο μέσος όρος προσήλωσης των εργαζομένων στα meetings -πριν ξεκινήσουν να σκέφτονται τι θα κάνουν το βράδυ- είναι περίπου 20 λεπτά. Τα meetings που διαρκούν πάνω από 90 λεπτά, προκαλούν έλλειψη προσοχής και αποδιοργάνωσης σε όσους συμμετέχουν. Το μυστικό είναι να είσαι ουσιώδης και σύντομος, χωρίς μακρυλογίες και μεγάλες εισαγωγές. Αν ένα θέμα στο meeting απαιτεί περισσότερη ώρα, υπάρχουν τρόποι να το κάνεις ανώδυνο και να μην είσαι το κακό παράδειγμα εργοδότη.
> Μην είσαι καθιστός. Όταν απευθύνεσαι σε κοινό ενώ είσαι όρθιος, τους βοηθάς να παραμείνουν συγκεντρωμένοι.
> Να κάνεις εναλλαγές στις παρουσιάσεις σου. Για παράδειγμα, τα πρώτα 15 λεπτά μοίρασε τους σημειώσεις. Στη συνέχεια χρησιμοποίησε το PowerPoint.
> Άφησε τους να είναι άνετοι και όχι καρφωμένοι σε καρέκλα. Κάποιοι προτιμούν να είναι όρθιοι, ενώ πολλοί κάθονται και στο πάτωμα.
Γιατί γίνεται meeting; Ποιος ο λόγος; Τι πρόκειται να βγει από αυτό; Αυτά είναι τα ερωτήματα που ο οργανωτής του meeting καλείται ν’ απαντήσει, πριν καλά-καλά αυτό ξεκινήσει. Όταν συμμετέχεις σε ένα πετυχημένο meeting, είναι επειδή ξέρεις τι πρόκειται να συζητηθεί και έχεις μαζέψει ήδη τα στοιχεία και τις πληροφορίες σου για το αντικείμενο της συζήτησης. Όσοι επρόκειτο να παρευρεθούν σε αυτό, έχουν ήδη εργαστεί από πριν -ο καθένας στον τομέα του- και δεν χρειάζεται περαιτέρω χρόνος για να ψάξει κανείς το οτιδήποτε. Γίνεται μόνο η παρουσίαση.