Πηγή: www.orbi.gr
Οι συναντήσεις με συναδέλφους και πελάτες είναι βασικό κομμάτι επικοινωνίας και ενημέρωσης στην καθημερινότητά σου. Είτε λοιπόν συνεργάζεσαι με κάποια ομάδα, είτε οργανώνεις συναντήσεις με πελάτες, λάβε υπόψη σου τις παρακάτω συμβουλές που μπορούν να σε βοηθήσουν στην αποτελεσματικότερη οργάνωση των συναντήσεων σου, έχοντας πάντα το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.
1. Προετοιμασία: Για κάθε συνάντηση που κανονίζεις, θα πρέπει να ετοιμάζεις την ατζέντα των θεμάτων που θέλεις να συζητήσεις. Μπορείς να κρατήσεις σημειώσεις για τα θέματα που σε απασχολούν ή ακόμα και για εκκρεμότητες που πιθανώς δεν έχουν διευθετηθεί. Έτσι, θα γλιτώσεις χρόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης και σίγουρα θα έχεις πιο στοχευμένο αποτέλεσμα. Κάποιες απ’ τις ερωτήσεις που θα σε βοηθήσουν να οργανώσεις καλύτερα την σκέψη σου είναι τι θέλεις να επιτύχεις μέσα απ’ αυτή τη συζήτηση, πόσο χρόνο θα αφιερώσεις σ’ αυτά τα θέματα ή με ποιον τρόπο θα πρέπει να επικοινωνήσεις με τους συνεργάτες ή πελάτες σου κλπ.
2. Προσκεκλημένοι – Μέρος συνάντησης: Στην ίδια λογική με το παραπάνω, θα πρέπει να σκεφτείς ποιοι εκπροσωπούνκαλύτερα το θέμα της συζήτησης. Επιπλέον, θα πρέπει να σκεφτείς και το μέρος που θα ήθελες να βρεθείτε. Ανάλογα με το θέμα της συζήτησης ή τα άτομα που θέλεις να καλέσεις, θα πρέπει να προσαρμόσεις και τον τόπο που θα συναντηθείτε. Θα χρειαστείτε οθόνη ή και προτζέκτορα; Χρειάζεστε άλλο εξοπλισμό; Αυτά είναι κάποια βασικά πράγματα που θα πρέπει να σκεφτείς. Ένα ακόμα σημαντικό σημείο είναι οι αποστάσεις. Αν τα άτομα που θέλεις να συναντήσεις βρίσκονται μακριά σου, καλό θα ήταν να τους διευκολύνεις όλους, προτείνοντας τη «χρυσή τομή». Εναλλακτικά, μπορείς να οργανώσεις τις συναντήσεις σας και μέσω κάποιου ηλεκτρονικού προγράμματος, όπως είναι το Skype ή το Google hangout. Τα συγκεκριμένα προγράμματα μπορούν να είναι σωτήρια, καθώς σου δίνουν ίδιο αποτέλεσμα με τις διαπροσωπικές συναντήσεις, ενώ γλιτώνεις τον χρόνο των μετακινήσεων (που σε περιπτώσεις μεγάλων αποστάσεων, οι διαδικτυακές συναντήσεις μπορεί να είναι μονόδρομος). Περισσότερες συμβουλές σχετικά με τις διαδικτυακές συναντήσεις, μπορείς να δεις εδώ.