Ι. ΓΕΝΙΚΕΣ ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕΙΣ ΚΑΙ ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΕΙΣ.

Με γνώμονα την ενδελεχή μελέτη των αποτελεσμάτων της έρευνας για τη «Χαρτογράφηση των Επιχειρηματικών Αναγκών των Ελληνικών Υφιστάμενων & Υπό Σύσταση Start-up Επιχειρήσεων», της Διεύθυνσης Στήριξης Μικρομεσαίων Επιχειρήσεων StartUpGreece, της Γενικής Γραμματείας Βιομηχανίας, του Δεκεμβρίου 2016, διαπιστώνεται ότι η καταγραφή χρήσης προτύπων δεν δηλώνεται εμφανώς σε αυτή, εκτός και αν εμπεριέχεται σε δομές υποστήριξης της επιχειρηματικότητας, όπως θερμοκοιτίδες, εκκολαπτήρια, μονάδα καινοτομίας κ.ά.

Πέραν όμως και έξω από αυτό οι επιχειρηματίες των εν λόγω επιχειρήσεων, οφείλουν να στραφούν στη χρήση καινοτομικών προτύπων, προκειμένου αυτές να οργανωθούν ή/και αναδιοργανωθούν με χαμηλό κόστος και να χρησιμοποιήσουν όλα τα σχετικά εθνικά, ευρωπαϊκά και διεθνή μέσα (*) που τους παρέχονται για να καλύψουν τις επιχειρηματικές τους ανάγκες, να αναπτυχθούν, να γίνουν εξωστρεφείς και ανταγωνιστικές και να δραστηριοποιηθούν δυναμικά στο περιβάλλον της ψηφιακής οικονομίας.

(*) Για παράδειγμα θα μπορούσαν να αξιοποιήσουν :

α.  Τα πορίσματα της  ‘’Παγκόσμιας Ημέρας Προτύπων’’ 14^ης Οκτωβρίου 2016, που οι οργανισμοί ISO, IEC & ITU γιόρτασαν,  με την παρουσίαση  «Τα Διεθνή Πρότυπα Οικοδομούν Αξιοπιστία και Εμπιστοσύνη”.

β. Τα συμπεράσματα της συνδιοργάνωσης – εκδήλωσης ΤΕΕ‐ΕΣΥΠ-ΕΛΟΤ της 7ης Νοεμβρίου 2016, με θέμα «Ορθή Νομοθέτηση με Αναφορά σε Πρότυπα», η οποία είχε ως ορόσημο την 14^η Οκτωβρίου 2016 καθώς και τις ειδικές για το θέμα παρουσιάσεις – μελέτες των στελεχών του ΕΣΥΠ-ΕΛΟΤ (1).

γ. Τα δεδομένα του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1291/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 11ης Δεκεμβρίου 2013, για τη θέσπιση του προγράμματος – πλαισίου ‘’Ορίζων 2020’’, που αναφέρεται διεξοδικά  σε εδάφιά του στη στήριξη και συμμετοχή μικρομεσαίων και μικρών επιχειρήσεων (1.1).

δ. Τα περιλαμβανόμενα στην Ανακοίνωση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής προς το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, την Ευρωπαϊκή Οικονομική και Κοινωνική Επιτροπή και την Επιτροπή Περιφερειών, με θέμα  ‘’Αναβάθμιση της Ενιαίας Αγοράς : Περισσότερες Ευκαιρίες για τους Πολίτες και τις Επιχειρήσεις’’ και ειδικότερα στο Κεφάλαιο 3 ‘’Ενθάρρυνση του Εκσυγχρονισμού και της Καινοτομίας’’, Παράγραφος 3.1. ‘’Εκσυγχρονισμός του Συστήματος Προτύπων’’ σελ. 15 και 16, που παρουσιάστηκε στις Βρυξέλλες στις 28.10.2015.

ε. Το κείμενο του ΕΛΟΤ, CEN. CENELEC, ETSI -European Standards Organization- με θέμα ‘’Στρατηγικοί Στόχοι για το Ευρωπαϊκό Σύστημα Τυποποίησης  μέχρι το 2020’’.

Με όλα αυτά τα δεδομένα και έχοντας εδώ και δεκαπέντε χρόνια εμπειρία, στην οργάνωση/αναδιοργάνωση επιχειρήσεων καθώς και στην εκπαίδευση των στελεχών τους διαπιστώσαμε διαχρονικά, μεταξύ άλλων, ότι αφενός από ελλιπή ενημέρωση της ύπαρξης νέων καινοτομικών ελληνικών προτύπων του ΕΛΟΤ ή ευρωπαϊκών ή αυτών της Διεθνούς Οργάνωσης Τυποποίησης ISO και αφετέρου από έλλειψη ενθάρρυνσης γενικότερα της χρήσης τους, προέκυπτε, και ενδεχομένως συνεχίζει να προκύπτει, ένας αριθμός προβλημάτων στην εν γένει λειτουργία τους.

Με τη διαπίστωση αυτή και σε συνάρτηση με τα αποτελέσματα της ως άνω έρευνας για τη χαρτογράφηση των επιχειρηματικών αναγκών των ελληνικών start-up επιχειρήσεων, θα επιχειρήσουμε την ανάδειξη μιας σειράς καινοτομικών προτύπων χαμηλού κόστους, με εστίαση στην ενθάρρυνση της χρήσης τους, πιστεύοντας ότι αυτά μπορούν να επιδράσουν  καθοριστικά σε βασικούς τομείς λειτουργιών των ως άνω επιχειρήσεων και να καλύψουν επιχειρηματικές τους ανάγκες (*).

(*)Οδηγίες ενθάρρυνσης για τη χρήση προτύπων δίδονται στον Κανονισμό  (ΕΕ) αρ. 1025/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, με θέμα  ‘’Σχετικά με την Ευρωπαϊκή Τυποποίηση κ.ά’’.

ΙΙ. ΔΟΜΗΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗΣ/ΠΡΟΤΑΣΗΣ.

Σε ότι αφορά τη δομή της εν λόγω παρουσίασης/πρότασης θεωρούμε σκόπιμο :

ΙΙ.ι. Πρωτίστως να δώσουμε τον ορισμό της έννοιας του προτύπου, δεδομένου ότι είναι ο πυρήνας της εν λόγω παρουσίασης/πρότασης, όπως αυτός εμπεριέχεται στον  Οδηγό 30 CEN-CENELEC ‘’Ευρωπαϊκός Οδηγός για Πρότυπα και Νομοθεσία. Καλή Νομοθέτηση μέσω της Αξιοποίησης Προτύπων. Οδηγίες για Αρμοδίους Θέσπισης Δημοσίων Πολιτικών’’. Έκδοση 1^η,  2015 – 06, στη σελ. 7.

«Τα πρότυπα είναι στην ουσία, ένας συμφωνημένος τρόπος επίτευξης καθορισμένου στόχου. Τα πρότυπα δύναται να είναι διαφόρων τύπων, συμπεριλαμβάνοντας προδιαγραφές για προϊόντα, συστήματα και υπηρεσίες, μεθόδους δοκιμών, ορολογία και ορισμούς εννοιών, απαιτήσεις πληροφόρησης, διεπαφές και διεργασίες» (*).

(*) Επίσης ο όρος «πρότυπο» ορίζεται στο ΕΝ 45020:2006 ‘’Τυποποίηση και Συναφείς Δραστηριότητες – Γενικό Λεξιλόγιο’’ (ISO/IEC Οδηγός 2 2004) ως «Έγγραφο που έχει καθιερωθεί με συναίνεση και έχει εγκριθεί από έναν αναγνωρισμένο φορέα, το οποίο παρέχει, για κοινή και επαναλαμβανόμενη χρήση, κανόνες, κατευθυντήριες οδηγίες ή χαρακτηριστικά, για δραστηριότητες ή τα αποτελέσματά τους και το οποίο αποσκοπεί στην επίτευξη του βέλτιστου βαθμού τάξης σε ένα δεδομένο πλαίσιο εφαρμογής».

ΙΙ.ιι.  Επόμενο βήμα είναι να αναδείξουμε τα πιο χαρακτηριστικά από τα καινοτομικά και εξειδικευμένα εκείνα πρότυπα, που η ενθάρρυνση χρήσης τους – ως απόφαση στρατηγικής – καλύπτει επιχειρηματικές ανάγκες και συνδράμει ουσιαστικά στην ανάπτυξη ή/και ανάταξη βασικών τομέων επιχειρηματικών λειτουργιών και να τα συνδέσουμε με τους τομείς αυτούς και ειδικότερα :

ΙΙ.ιι.ι. Ελληνικό Πρότυπο ΕΛΟΤ 1437/2011 ‘’Γραμματεία Διοίκησης – Καθήκοντα, Επαγγελματική Επάρκεια, Οργάνωση Γραφείου και Υποστηρικτικά Εργαλεία’’ (2), για τον τομέα γραμματειακής – διοικητικής υποστήριξης της Διοίκησης,  των λοιπών τομέων των start-up επιχειρήσεων καθώς και των πελατών/συνεργατών/προμηθευτών τους και αυτών με άλλες επιχειρήσεις.

Είναι ένα καινοτομικό αμιγώς ελληνικό πρότυπο, που δεν υφίσταται ανάλογό του στην Ευρώπη, το οποίο εμπεριέχει για τον τομέα Γραμματείας Διοίκησης τα προαπαιτούμενα ανάλυσης των εσωτερικών και εξωτερικών συνθηκών για τη δημιουργία του, τις υπευθυνότητες, τις αρμοδιότητες και τα καθήκοντά του, το σχεδιασμό, την κατάρτιση σχεδίων και προγραμμάτων δράσης και το πλαίσιο της εν γένει  οργάνωσης αυτού, την περιγραφή και τις προδιαγραφές που απαιτούνται για τη θέση Γραμματέα Βοηθού Διοίκησης ή τον όποιο ασκεί τη λειτουργία. Στο πρότυπο αναλύονται και τα πληροφοριακά συστήματα M.I.S., D.S.S., B.I.S.,  που επικουρούν την όλη διαδικασία υποστήριξης.

ΙΙ.ιι.ιι. Πρότυπο ISO 15489-1/2016 ‘’Records Management System’’ (3), για τον τομέα οργάνωσης, διαχείρισης και ελέγχων των χαρτώων και των ηλεκτρονικών αρχείων.

Στο πρότυπο αυτό αναλύεται η διαδικασία σχεδιασμού και εφαρμογής αρχειακών συστημάτων επιχειρήσεων, σε οκτώ βήματα, που εμπεριέχουν :

Προκαταρκτική έρευνα συλλογής πληροφοριών, με στόχο το νομικό, ρυθμιστικό και επιχειρηματικό πλαίσιο που κινείται η επιχείρηση. Ανάλυση της επιχειρηματικής δραστηριότητας, με σκοπό την τεκμηρίωση κάθε επιχειρηματικής λειτουργίας, δραστηριότητας και συναλλαγής και στόχο τη δημιουργία ενός μοντέλου με το τι κάνει, γιατί το κάνει και πως λειτουργεί η επιχείρηση καθώς και με ποιόν τρόπο οι πολυποίκιλες επιχειρηματικές δραστηριότητες σχετίζονται με την παραγωγή αρχείων. Αναγνώριση απαιτήσεων για τα αρχεία. Αξιολόγηση των συστημάτων αρχείων που υφίστανται και το κατά πόσο πληρούν αυτά τις προδιαγραφές του προτύπου. Εντοπισμό στρατηγικών για την ικανοποίηση των αρχειακών απαιτήσεων. Σχεδιασμό και εφαρμογή του αρχειακού συστήματος. Ανασκόπηση μετά την εφαρμογή (*).

(*) Σημαντικό ρόλο σχετικά με τα ως άνω, για την όλη διαδικασία αρχειοθέτησης, έχει και το  Π.Δ. 25/Α/Αρ.Φυλ.44/25.02.2014 ‘’Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση Εγγράφων’’.

ΙΙ.ιι.ιιι. Ελληνικό Πρότυπο ΕΛΟΤ 1435/2009 ‘’Υπηρεσίες Επικοινωνίας – Απαιτήσεις για Παρόχους’’, για τον τομέα εν γένει της διαχείρισης της επικοινωνίας.

Σύμφωνα με την εισαγωγή και τα περιεχόμενα του εν λόγω προτύπου, η ανάπτυξη του προέκυψε από την ανάγκη καθορισμού των προϋποθέσεων και όρων ανάθεσης υπηρεσιών επικοινωνίας συμπεριλαμβανομένων των διαφημιστικών υπηρεσιών, σε ιδιωτικές ή δημόσιες επιχειρήσεις, από τις αναθέτουσες Αρχές και περιέχει τα κριτήρια για την πιστοποίηση των επιχειρήσεων ‘’παροχής υπηρεσιών επικοινωνίας’’, όπως είναι οι δραστηριότητες οργάνωσης, προπαρασκευής και η καθ’ οποιοδήποτε τρόπο ή μέσο ανακοίνωση προς το κοινό των αγαθών ή των υπηρεσιών επικοινωνίας που παρέχουν οι φορείς καθώς και η προβολή των εν γένει δραστηριοτήτων τους.

ΙΙ.ιι.ιv. Πρότυπο ΕΛΟΤ ISO 31000/2014 ‘’Διαχείριση της διακινδύνευσης – Αρχές και Κατευθυντήριες Oδηγίες’’ (4), για τον τομέα διαχείρισης της διακινδύνευσης των επιχειρήσεων, ως εργαλείο εντοπισμού, ανάλυσης και κάλυψης κινδύνων λειτουργικής και στρατηγικής φύσης, το οποίο είναι συνδεδεμένο με τον δομικό οργανωτικό ιστό και τις εν γένει πρακτικές και νοοτροπίες της επιχείρησης (*).

(*) Βλέπε και σχετική η μελέτη στο διαδίκτυο, υπό την αιγίδα του ΕΣΥΠ-ΕΛΟΤ, με θέμα  ‘’Διαχείριση Διακινδύνευσης και Επικοινωνία’’, Παράγραφοι 3 και 4.1. του Ιωάννη Χ. Σαριδάκη, Χημικού Μηχανικού, υπευθύνου του τομέα Τυποποίησης του ΕΛΟΤ.

ΙΙ.ιι.v. Πρότυπο ΕΛΟΤ ISO/IEC 27001 Ε2/2013 ‘’Τεχνολογία Πληροφοριών – Τεχνικές Ασφάλειας – Συστήματα Διαχείρισης της Ασφάλειας Πληροφοριών – Απαιτήσεις’’.

Το πρότυπο αυτό διασφαλίζει ότι η επιχείρηση  υιοθετεί και εφαρμόζει μέτρα, πρακτικές και ελέγχους, ώστε να προστατεύονται οι πληροφορίες και τα δεδομένα, που αφορούν όλους τους τομείς της, τους εσωτερικούς ή εξωτερικούς πελάτες της, τους προμηθευτές της,  τους συνεργάτες της, άλλες επιχειρήσεις και δίνει έμφαση στην εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και τη διαθεσιμότητα των πληροφοριών (5).

ΙΙ.ιι.vι. Πρότυπο ΕΛΟΤ EN ISO 9001 Ε4/2015  ‘’Συστήματα Διαχείρισης της Ποιότητας – Απαιτήσεις’’, για όλους τους τομείς των επιχειρηματικών λειτουργιών.

Το νέο αυτό πρότυπο περιέχει σημαντικές αλλαγές, σε σχέση με το πρότυπο ISO 9001:2008, οι οποίες και αφορούν θέματα : Διαχείρισης Διακινδυνεύσεων. Επιχειρησιακού Περιβάλλοντος. Διαχείρισης Αλλαγών. Στόχων Ποιότητας. Διαχείρισης Τεχνογνωσίας. Προμηθειών  και Αξιολόγησης Υπεργολάβων. Ηγεσίας (6).

ΙΙΙ. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ.

Ολοκληρώνοντας τη ρηξικέλευθη αυτή παρουσίαση/πρόταση  θέλουμε να πιστεύουμε, ότι ο στόχος αφενός της ενθάρρυνσης χρήσης καινοτομικών προτύπων χαμηλού κόστους από start-up επιχειρήσεις, οι οποίες  είχαν ελλιπή ενημέρωση για κάποια από αυτά ή τα θεωρούσαν πολύ εξειδικευμένα και αφετέρου της γνώσης πολλαπλών πηγών σχετικά με το θέμα, θα καρποφορήσει, δεδομένου ότι τα οφέλη που θα αποκομίσουν αυτές, από την αξιοποίηση των ως άνω, είναι σημαντικά και αυτό γιατί «Ενώ τα πρότυπα είναι προαιρετικά, με την έννοια ότι δεν υπάρχει καμία υποχρέωση να συμμορφώνεται κανείς με αυτά, να τα υιοθετεί ή να συμμετέχει στην εκπόνησή τους, συμβάλλουν όμως με την ορθή πρακτική τυποποίησης στη δομική λειτουργία  των επιχειρήσεων σε ότι αφορά : Την άσκηση management ανοιχτού τύπου εξωστρεφούς  οπτικής. Την κάλυψη των επιχειρηματικών αναγκών και την επίτευξη καλύτερων επιχειρηματικών επιδόσεων. Τη δραστηριοποίηση σε περιβάλλον ψηφιακής οικονομίας. Τη διευκόλυνση των δικτυώσεων και συνεργασιών. Την εφαρμογή καινοτομίας και ανάπτυξης τεχνολογίας σταθερής και διαλειτουργικής τεχνολογικής βάσης. Την πρόσβαση σε νέα ή/και συμπληρωματική γνώση και την ορθολογική διαχείρισή της. Τη χρήση κοινής γλώσσας για νέες έννοιες/συστήματα μετρήσεων/συγκρίσεων και δοκιμών. Τη μείωση του επιχειρηματικού κόστους. Τη διευκόλυνση του διεθνούς εμπορίου με μείωση των τεχνικών εμποδίων. Την υποστήριξη του ανοίγματος σε αναδυόμενες αγορές. Τη διασφάλιση της ποιότητας καινοτόμων προϊόντων και υπηρεσιών. Την ενίσχυση της προστασίας και εμπιστοσύνης των καταναλωτών. Την επίτευξη της συμβατότητας μεταξύ προϊόντων ή/και συστατικών μερών και της διαλειτουργικότητας. Τον καθορισμό των συμβατικών απαιτήσεων και  απαιτήσεων των δημόσιων προμηθειών. Την προστασία του περιβάλλοντος, και τη συμμόρφωση με την εθνική νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένων και των ευρωπαϊκών οδηγιών καθώς και των κυβερνητικών πολιτικών’’ (βλέπε σχετικά και σελίδα 9 του προαναφερόμενου ΟΔΗΓΟΥ 30 CEN-CENELEC).

ΙV. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΩΝ ΕΝΔΕΙΞΕΩΝ.

(1)’’Πρότυπα Συστήματα Διαχείρισης και Αξιοποίησής τους από Επιχειρήσεις και Δημόσιο Τομέα’’, παρουσίαση στο ΕΒΕΑ 14.10.2015, υπό την αιγίδα ΕΣΥΠ-ΕΛΟΤ, του Dr. Φραγκούλη Κρόκου, Διευθυντή Τυποποίησης ΕΣΥΠ-ΕΛΟΤ και ‘’Έρευνα, Καινοτομία και Πρότυπα’’, παρουσίαση στο Εθνικό Ίδρυμα Ερευνών, υπό την αιγίδα ΕΣΥΠ-ΕΛΟΤ, του ως άνω στελέχους του.

(1.1)Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1291/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Δεκεμβρίου 2013 για τη θέσπιση του προγράμματος-πλαισίου «Ορίζων 2020) για την έρευνα και την καινοτομία (2014-2020), που δημοσιεύτηκε στις 20.12.2013 (EL) Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης L 347/105 και L 347/115, Παράγραφος 11 και Τ μ η μ α I I  Ε ι δ ι κ ά  π ε δ ί α  δ ρ ά σ η ς, Άρθρο 22.

(2) Βλέπε και Δελτίον Διοικήσεως Επιχειρήσεων, Τεύχος 406 Μάιος – Ιούνιος 2014,  σ. 100 – 102 και άρθρο 15.05.2014 του γράφοντα στον ιστότοπο startup ‘’Ένα Καινοτομικό Εργαλείο για Νεοφυείς Επιχειρήσεις.  Ελληνικό Πρότυπο ΕΛΟΤ 1437 ‘’Γραμματεία Διοίκησης…. ‘’.

(3) Βλέπε και Δελτίον Διοικήσεως Επιχειρήσεων, Τεύχος 420 Σεπτέμβριος – Οκτώβριος 2016,  σ. 14 – 20.

(4) Βλέπε και A Risk Management Standard.  June 22 2007 Version. Greek Translation of English Equivalent by: Mr. John Kyriazoglou,  Dr. Christos Kyriazoglou, Dr. Irene Sygkouna, Copyright : IRM, AIRMIC, ALARM. The Institute of Risk Management. Translated into Greek: 6/2007.

(5) Συνάρτηση με το Πρότυπο αυτό έχει και ο Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 910/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Ιουλίου 2014 σχετικά ‘’Με την Ηλεκτρονική Ταυτοποίηση και τις Υπηρεσίες Εμπιστοσύνης  για τις Ηλεκτρονικές Συναλλαγές στην Εσωτερική Αγορά και την κατάργηση της οδηγίας 1999/93/ΕΚ’’, που δημοσιεύτηκε 28.8.2014 EL Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης L 257/73.