Του Πάνου Τσαγκαράκη
Είστε ιδιοκτήτης μιας μικρής ή ατομικής επιχείρησης; Τότε, θα χρειαστείτε βασικές οικονομικές γνώσεις και, αν δεν είστε από εκείνους που καταλαβαίνουν τα λογιστικά, θα χρειαστείτε κάποιον που να τα γνωρίζει καλά, διαφορετικά διακινδυνεύετε την ύπαρξη της επιχείρησης σας. Και, αυτό, θα συμβεί, όχι απαραίτητα επειδή διαθέτετε στην αγορά ένα κακό προϊόν ή υπηρεσία, αλλά επειδή δεν γνωρίζετε πώς να διαχειριστείτε σωστά τα χρήματα σας.
Ο ακρογωνιαίος λίθος κάθε οικονομικής διαδικασίας είναι ο προϋπολογισμός. Στην προσωπική σας ζωή, μπορεί να καταφέρνετε να τα βγάλετε πέρα χωρίς προϋπολογισμό, αλλά για την επιχείρησή σας είναι απολύτως απαραίτητος αν θέλετε να αποφύγετε την πτώχευση. Ακόμη και οι μικρότερες των επιχειρήσεων παρουσιάζουν πιο σύνθετη οικονομική εικόνα από τα άτομα. Η παρακολούθηση κάθε ευρώ που κερδίζετε ή ξοδεύετε σε σχέση με τον προϋπολογισμό σας είναι ο μόνος τρόπος για να γνωρίζετε αν χρεώνετε πολύ λίγα για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας, ή αν πληρώνετε πάρα πολλά χρήματα για τις προμήθειες ή τις εργασίες που χρειάζεστε, ή π.χ. αν έχετε χρήματα για να αναβαθμίσετε τον εξοπλισμό σας. Ας δούμε, λοιπόν, πως καταστρώνεται αυτός ο περίφημος «μπούσουλας» που λέγεται προϋπολογισμός, σύμφωνα με τους ειδικούς:
Για κάποιους μπορεί να φαίνεται απλό, αλλά είναι απαραίτητο να καθορίσουμε αυτό που πραγματικά κάνουμε. Οι προβλέψεις του προϋπολογισμού είναι η εκτίμηση των εσόδων και των δαπανών κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου. Για μια μικρή επιχείρηση η περίοδος αυτή είναι συνήθως ένα ημερολογιακό έτος, αλλά ορισμένες επιχειρήσεις, όπως εκείνες που λειτουργούν εποχιακά, μπορεί να επιλέξουν την περίοδο που διαρκεί γι’ αυτές ένα οικονομικό έτος.
Πριν δημιουργήσετε τον προϋπολογισμό σας, πρέπει να ορίσετε ποιες είναι οι πηγές εισοδήματος. Μπορεί να είναι από τις πωλήσεις, την είσπραξη λογαριασμών, τόκων, ή άλλες πηγές ειδικά του κλάδου σας. Εννοείται ότι όσο προσθέτετε εισροές εσόδων, τόσο ο προϋπολογισμός σας μπορεί να αλλάζει δραστικά.
Τα έξοδα λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο. Ορίστε κάθε πρόσωπο ή εταιρεία που λαμβάνει χρήματα από σας, καθώς και κάθε δαπάνη που σκοπεύετε να κάνετε σε αυτό το διάστημα για επενδύσεις κλπ. Μόλις ολοκληρώσετε τον προϋπολογισμό, στόχος είναι να τον ισορροπήσετε. Τα έξοδα πρέπει να είναι τουλάχιστον ίσα με τα έσοδα. Ένα από τα πιο ισχυρά πλεονεκτήματα ενός προϋπολογισμού είναι η ικανότητά του να σας διατηρεί ειλικρινή. Εάν ξοδεύετε περισσότερα από όσα κερδίζετε, θα πρέπει να μειώσετε τις δαπάνες ή/και να αυξήσετε τα έσοδα σας.
1. Κάνουμε Έρευνα-Αν ξεκινάτε τώρα την επιχείρησή σας ή αν δεν είχατε καλή πορεία των οικονομικών μεγεθών σας στο παρελθόν, θα πρέπει να ερευνήσετε τις τυπικές δαπάνες και τις τάσεις πωλήσεων των αντίστοιχων επιχειρήσεων στον τομέα σας. Αν έχετε ένα φίλο που έχει μια παρόμοια επιχείρηση, ξεκινήστε από αυτή.
2. Παραμένουμε απλοί-Ακριβώς όπως στην προσωπική σας ζωή, όσο πιο πολύπλοκος και χρονοβόρος είναι ο προϋπολογισμό σας, τόσο πιθανότερο είναι να παρεκκλίνετε από αυτόν. Οι δαπάνες για συνδετήρες ή γραφική ύλη δεν χρειάζονται τη δική τους υποκατηγορία, μπορούν να μπουν στη είδη γραφείου γενικά. Εάν η επιχείρησή σας είναι μικρή και κρατάτε λεπτομερή αρχεία για κάθε καταχώρηση, θα χρειαστείτε μόνο μια μικρή ομάδα κατηγοριών.
3. Ξεκινάμε με τo παρελθόν– Εάν χρησιμοποιήσετε κάποιο λογιστικό λογισμικό, μπορείτε να δημιουργήσετε τον προϋπολογισμό με βάση τα νούμερα του περασμένου έτους. Στη συνέχεια, προσαρμόστε τα όπως απαιτείται. Το παρελθόν αποτελεί πάντα έναν καλό δείκτη για το παρόν και το μέλλον, βέβαια, υπό την προϋπόθεση ότι δεν επίκεινται μεγάλες αλλαγές για την επιχείρησή σας ή για το γενικότερο οικονομικό περιβάλλον.
Έχετε, λοιπόν, τον κατάλογο των εισοδημάτων και των δαπανών, έχετε μια αρκετά καλή ιδέα για τις πωλήσεις που θα κάνετε το επόμενο έτος και έχετε στόχους. Οι στόχοι μπορεί να περιλαμβάνουν τη μείωση του ετήσιου κόστους μιας συγκεκριμένης πρώτης ύλης ή τη μείωση της χιλιομετρικής αποζημίωσης κάποιων συνεργατών σε κάποιο ποσοστό.
Στη συνέχεια, στοιχίστε κάθε ένα από τα έσοδα και τα έξοδά σας σε γενικές ή ειδικές κατηγορίες. Μπορείτε να έχετε όσο λεπτομερείς ή γενικές κατηγορίες θέλετε ανάλογα με τις λεπτομέρειες των εγγραφών σας.
Τέλος, συμπληρώστε τα νούμερα σε κάθε μία κατηγορία. Εξετάστε τα έσοδα του προηγούμενου έτους και χρησιμοποιήστε ως αφετηρία ένα παρόμοιο νούμερο. Κάνετε το ίδιο με τις δαπάνες.
Αφού ικανοποιηθείτε από την εικόνα που σας δίνει κάθε κατηγορία, συγκρίνετε τες. Εάν ξοδεύετε περισσότερα από όσα κερδίζετε, θα πρέπει να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές. Και αν θέλετε να είναι βιώσιμη η επιχείρησή σας θα πρέπει να έχετε κέρδη.
Παρά το γεγονός ότι ο προϋπολογισμός σας θα πρέπει να είναι ένα έγγραφο που παρέχει ειλικρινείς πληροφορίες σχετικά με την «υγεία» της επιχείρησής σας, κατά πάσα πιθανότητα θα υποστεί αλλαγές. Εάν φτάσετε στα μέσα του έτους και έχετε φέρει 20% περισσότερα έσοδα από όσα αναμενόταν, ίσως να είστε σε θέση να διαθέσετε μερικά από τα επιπλέον έσοδα σε μια από τις κατηγορίες που μειώσατε τις δαπάνες στις αρχές του έτους.
Αν υπήρχε μια απροσδόκητη αύξηση του κόστους που επηρεάζει κάποιο στοιχείο σε μια κατηγορία, ίσως χρειαστεί να περικόψετε από κάπου αλλού. Δεν θέλετε να αλλάζετε συνεχώς τον προϋπολογισμό σας, αλλά είναι καλό να κάνετε προσαρμογές ώστε να παραμένει ισορροπημένος.
Πάντως, ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό είναι μέσω ενός ειδικού λογισμικού. Πλέον, η χρήση χρηματοοικονομικών λογισμικών είναι απαραίτητη για τις επιχειρήσεις όσο μικρές και αν είναι. Πέρασαν οι ημέρες του μολυβιού και του χαρτιού, ακόμα και ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, δεν είναι ίσως το πιο αποτελεσματικό μέσο για να έχετε ολοκληρωμένη εικόνα και μάλιστα εγκαίρως.