Ο νόμος για τα emails δεν θα αποκαταστήσει την ισορροπία μεταξύ προσωπικής και εργασιακής ζωής

Πρόσφατα στον διεθνή τύπο και στις ιστοσελίδες, συμπεριλαμβανομένης και της δικής μας «www.penna.gr/» υπήρξαν αναφορές σε νόμο της γαλλικής κυβέρνησης, που αφορά τους εργαζόμενους και το δικαίωμά τους να «αποσυνδέονται» από την εργασία τους εκτός ωραρίου. Ο νόμος αυτός είναι πλέον σε ισχύ από την 1^η Ιανουαρίου του 2017 και υποχρεώνει τις επιχειρήσεις με περισσότερους από 50 εργαζόμενους να καθιερώσουν ώρες κατά τις οποίες το προσωπικό δεν θα πρέπει να στέλνει -ή να απαντά- μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε συνέντευξή του στο BBC, ο γάλλος νομοθέτης Benoit Hamon χαρακτήρισε το νόμο αυτό ως ανταπόκριση στα δεινά των εργαζομένων που «φεύγουν από το γραφείο, αλλά δεν αφήνουν την εργασία τους. Παραμένουν συνδεδεμένοι με ένα είδος ηλεκτρονικού ιμάντα – σαν σκυλιά»!

Διαισθητικά, όλοι αντιλαμβανόμαστε ότι είμαστε περισσότερο από ποτέ συνδεδεμένοι με το χώρο εργασίας μας. Ο Michael C. Mankins* της Bain & Company εξηγεί πως η εταιρεία του μελέτησε πρόσφατα την ηλεκτρονική επικοινωνία και άλλες μορφές συνεργασίας 12 μεγάλων παγκόσμιων εταιρειών, καταλήγοντας στο συμπέρασμα ότι ο χρόνος που αφιερώνεται σε email, Instant Messaging, crowdsourcing, και άλλες μορφές online επικοινωνίας είναι εκτεταμένος και, δυστυχώς, παρουσιάζει αυξητική τάση . Χρησιμοποίησαν Microsoft Workforce Analytics και άλλα εργαλεία εξαγωγής δεδομένων για να καταλάβουν ακριβώς πόσος χρόνος αφιερώνεται στην επεξεργασία των ηλεκτρονικών επικοινωνιών – δηλαδή, την αποστολή, ανάγνωση, και ανταπόκριση  σε e-mail, IM και άλλα μηνύματα. Αυτό που διαπίστωσαν επιβεβαίωσε αυτό που πολλοί υποψιάζονται εδώ και καιρό.

Συγκεκριμένα, τα ανώτερα στελέχη λαμβάνουν 200 ή και περισσότερα emails την ημέρα. Το μέσο στέλεχος πρώτης γραμμής αφιερώνει περίπου οκτώ ώρες κάθε εβδομάδα – μια πλήρη εργάσιμη ημέρα – για αποστολή, ανάγνωση και απάντηση της ηλεκτρονικής του επικοινωνίας. Το επίπεδο της ηλεκτρονικής επικοινωνίας αυξάνεται κάθε χρόνο από το 2008 (το έτος που η Bain & Company ξεκίνησε την μελέτη αυτών των δεδομένων), ενώ μεγάλο μέρος του εκτείνεται πλέον σε μη εργάσιμες ώρες και σε Σαββατοκύριακα.

Οι μάνατζερ αφιερώνουν στην ηλεκτρονική επικοινωνία κάθε εβδομάδα οκτώ ώρες, ενώ το 25% αυτού του χρόνου διατίθεται  για την ανάγνωση emails που δεν θα έπρεπε να έχουν σταλεί στο συγκεκριμένο μάνατζερ και ένα 25% επίσης δαπανάται για την ανταπόκριση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έπρεπε να απαντήσει ο ίδιος. Ακόμα, το μέσο στέλεχος πρώτης γραμμής αφιερώνει σχεδόν μισή ημέρα κάθε εβδομάδα για την επεξεργασία περιττής ηλεκτρονικής επικοινωνίας.

Δυστυχώς δεν μπορεί ένας μεμονωμένος εργαζόμενος να κάνει κάτι για να αποτρέψει αυτή την εισβολή. Αν παραμελήσει κάποιος πολλά emails ή IMs, υπάρχει ο κίνδυνος να ενοχληθούν οι συνεργάτες του ή, ακόμα χειρότερα, το αφεντικό του. Και αν η αποστολή ατελείωτων αλυσίδων email είναι ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί ένας οργανισμός, τότε δεν υπάρχει άλλη επιλογή παρά να υιοθετήσει κάθε εργαζόμενος τον τρόπο αυτό. Με λίγα λόγια, η υπερβολική ηλεκτρονική επικοινωνία είναι ένα οργανωτικό πρόβλημα. Και απαιτεί αντίστοιχες λύσεις.

Ενώ η πρόθεση του νέου γαλλικού νόμου είναι αξιέπαινη, κανόνες όπως αυτός συγχέουν το αποτέλεσμα με την αιτία, και ως εκ τούτου, κατά πάσα πιθανότητα, δεν θα επιβραδύνουν το ρεύμα ηλεκτρονικής επικοινωνίας. Στην καλύτερη περίπτωση, το μέτρο αυτό θα μετατοπίσει απλώς το χρονοδιάγραμμα της επικοινωνίας από τις μη εργάσιμες ώρες στις ώρες εργασίας σπρώχνοντας άλλες δουλειές για τα βράδια και τα Σαββατοκύριακα. Εν ολίγοις, μπορεί οι κυβερνήσεις να υποχρεώσουν τους εργοδότες να μην αναμένουν την ανταπόκριση των εργαζομένων στην ηλεκτρονική επικοινωνία εκτός των ωρών εργασίας, αλλά αν υπάρχει ανάγκη ανταπόκρισης σε πολλά email, IM, crowdsourcing, κλπ που απευθύνονται σε κάποιον, καμία κυβερνητική εντολή δεν θα έχει μεγάλη επίδραση στο συνολικό χρόνο που αφιερώνεται για την ηλεκτρονική-επικοινωνία από τους εργαζόμενους και τα στελέχη. Έτσι, οι Γάλλοι μπορεί να ανακαλύψουν σύντομα ότι οι πιο παραγωγικοί εργαζόμενοι θα «παραβαίνουν» τον νόμο παραμένοντας συνδεδεμένοι εκτός ωρών εργασίας, προκειμένου να μειώσουν την ανάγκη να χρησιμοποιούν το χρόνο που θα είχαν με την οικογένεια και τους φίλους τους, για να ολοκληρώσουν άλλες δουλειές που σχετίζονται με την εργασία τους.

Ο μόνος τρόπος για να μειωθεί ο συνολικός χρόνος που αφιερώνεται στην e-επικοινωνία είναι να ενθαρρύνονται τα στελέχη και οι εργαζόμενοι στη διαχείριση του φορτίου που διατίθεται στον οργανισμό μέσω email, IM κλπ. Εργαζόμενοι με τους πελάτες μας, λέει ο Michael Mankins, έχουμε φτάσει να πιστεύουμε ότι ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να παρέχουμε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο στους ηγέτες σχετικά με το οργανωτικό φορτίο, που ορίζεται ως το σύνολο των ωρών που διατίθενται για την ανάγνωση και την απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από κάθε στέλεχος. Η ηγετική ομάδα στη Seagate, για παράδειγμα, διαπίστωσε ότι η απλή παροχή πληροφοριών σχετικά με το συνολικό φορτίο που δημιουργούσε κάθε μάνατζερ κάθε εβδομάδα σε σύγκριση με τα ομότιμα στελέχη της εταιρείας, βοήθησε να μειωθεί η περιττή ηλεκτρονική επικοινωνία. Ο εσωτερικός ανταγωνισμός ενθαρρύνει τους ηγέτες να μειώσουν τον αριθμό των εργαζομένων που κοινοποιούσαν σε κάθε email, καθώς και τις απαντήσεις που αποστέλλουν σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν απαιτούν απάντηση. Συνδυαστικά, οι ενέργειες αυτές μείωσαν το χρόνο που αφιερώνεται για την επεξεργασία της ηλεκτρονικής επικοινωνίας, χωρίς την ανάγκη σχετικών εντολών. Οι πληροφορίες από μόνες τους  τροποποίησαν την συμπεριφορά της διοίκησης.

Ένας άλλος απλός αλλά ισχυρός τρόπος μείωσης του χρόνου που χρησιμοποιείται για την διαχείριση των emails είναι η εξάλειψη της «απάντησης σε όλους» – μεταφορικά ή κυριολεκτικά. Δεδομένου ότι χρειάζεται χρόνος για να διαβαστούν τα μηνύματα, ακόμη και εκείνα που είναι περιττά ή δεν προορίζονται για αυτόν που τα παρέλαβε, η «απάντηση σε όλους» μπορεί να είναι πραγματική σπατάλη χρόνου. Στον έλεγχο του οργανωτικού χρόνου που προέβη η Bain & Company, διαπιστώθηκε ότι η εύκολη «απάντηση σε όλους» κοστίζει στο μέσο στέλεχος πρώτης γραμμής περισσότερο από 30 λεπτά την εβδομάδα. Χαμένος χρόνος δηλαδή…

*Ο Michael Mankins είναι  partner στην Bain & Company στο San Francisco και ένας από τους συγγραφείς του Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team’s Productive Power (HBR Press,March 2017).