γράφει η Βίκυ Ντάλλας
Δεν έχει σημασία που στέλνουμε το e-mail. Για να μας γίνει συνήθεια ο επαγγελματισμός πρέπει να μας γίνει βίωμα. Άρα… είτε σε φίλους, είτε σε γνωστούς είτε σε οποιονδήποτε, πρέπει πάντα να είμαστε προσεκτικοί κ επαγγελματίες.
Το παρακάτω άρθρο προσφέρει μερικές συμβουλές/προτάσεις τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να στέλνετε επαγγελματικά e-mail σε πελάτες, συναδέλφους αλλά και γνωστούς σας.
H δικαιολογία: «το e-mail το στέλνω σε –γνωστό- γι’ αυτό και δεν ακολουθώ κάποια δομή, ή γιαυτό δεν είμαι προσεκτικός/ή» είναι ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΙΑ!!!!!
Δεν έχει σημασία που στέλνουμε το e-mail. Για να μας γίνει συνήθεια ο επαγγελματισμός πρέπει να μας γίνει βίωμα. Άρα… είτε σε φίλους, είτε σε γνωστούς είτε σε οποιονδήποτε, πρέπει πάντα να είμαστε προσεκτικοί κ επαγγελματίες.
Οι ανάγκες του παραλήπτη πρέπει να έρχονται πρώτες, ειδικά εάν το e-mail που θα στείλετε απαιτεί ανταπόκριση σε σύντομο χρονικό διάσημα ή την ιδιαίτερη προσοχή του αναγνώστη για συγκεκριμένο θέμα.
Οι περισσότεροι από εμάς λαμβάνουμε χιλιάδες e-mail καθημερινά. Για να μπορέσετε επομένως να ενημερώσετε τους αναγνώστες σας για το τι χρειάζεστε και να σας απαντήσουν εγκαίρως μπορείτε να ακολουθήσετε όποιες από τις παρακάτω συμβουλές πιστεύετε πως θα έχουν αποτελέσματα:
1. Γράψτε ένα σύντομο και κατανοητό τίτλο:
Κάθε παραλήπτης κοιτάει πρώτα απ’ όλα τον Τίτλο ενός e-mail ούτως ώστε να αποφασίσει εάν θα ανοίξει,διαβιβάσει, αρχειοθετήσει ή σβήσει τελείως ένα e-mail. Θυμηθείτε ότι το e-mail σας δεν είναι το μοναδικό που θα λάβει κάποιος. Πριν λοιπόν πατήσετε “send”, θυσιάστε ένα λεπτό από το χρόνο σας για να γράψετε ένα ξεκάθαρο Τίτλο ο οποίος θα περιγράφει περιληπτικά το περιεχόμενο του e-mail σας.
Μην αφήνετε κενό το κομμάτι του τίτλου. (όχι μόνο γιατί ο παραλήπτης δε θα μπορεί να καταλάβει άμεσα κ εύκολα περί τίνος πρόκειται το συγκεκριμένο e-mail, αλλά ακόμα σημαντικότερο, όταν ο συγκεκριμένος παραλήπτης αρχειοθετήσει – συγυρίσει το e-mail σας, θα δυσκολευτεί πολύ να το ξαναβρεί εάν ποτέ το χρειαστεί). Εξίσου σημαντικό είναι επίσης να μην χρησιμοποιείτε έντονες γραμματοσειρές ή λέξεις όπως «Επείγον» ή «Πολύ Σημαντικό» όταν αυτές δεν είναι απόλυτα απαραίτητες. Μην ξεχνάτε πώς κάτι που εσείς θεωρείτε σημαντικό για τον παραλήπτη μπορεί να μην είναι! Φροντίστε επίσης ο τίτλος να μην είναι πολύ γενικός όπως για παράδειγμα «Το αρχείο που ζητήσατε». Μην ξεχνάτε ότι πολλά spam μηνύματα χρησιμοποιούν ακριβώς τέτοιους γενικούς τίτλους. Επίσης μετά από 1-2 χρόνια, ένα E-mail με τίτλο «Το αρχείο που ζητήσατε» δε θα σημαίνει τίποτα για τον παραλήπτη!
2. Γράψτε το μήνυμά σας χωρίς να ξεφεύγετε από το θέμα.
Συχνά ο παραλήπτης ενός μηνύματος διαβάζει μόνο το μισό e-mail και απαντά σε οτιδήποτε θεωρεί ότι μπορεί να συνεισφέρει. Ξεχνά όμως ότι δεν έχει διαβάσει ολόκληρο το μήνυμα. Αυτό συμβαίνει ειδικά όταν ο κορμός ενός e-mail είναι πολύ μεγάλος ή όταν στο κείμενο υπάρχουν πολλά ερωτήματα. Για να αποφύγετε λοιπόν κάτι τέτοιο, εάν έχετε πολλά ερωτήματα ή θέματα προς συζήτηση καλό θα ήταν να τα έχετε αριθμημένα ή με bullets.
Κρατήστε το κείμενό σας ευανάγνωστο:
3. Αποφεύγετε τα attachments (επισυναπτόμενα αρχεία).
Είναι προτιμότερο να εισάγετε ένα κείμενο με copy και paste στον κορμό του e-mail. Με αυτόν τον τρόπο ο παραλήπτης θα χρειαστεί να κάνει λιγότερα βήματα για να διαβάσει αυτό που θέλετε.
Εάν είστε σίγουροι ότι ο παραλήπτης χρειάζεται ολόκληρο το αρχείο, τότε φυσικά και θα πρέπει να στείλετε το αρχείο σαν attachment.
4. Προσδιορίστε ξεκάθαρα την ταυτότητά σας.
Όταν επικοινωνείτε με κάποιον που δεν γνωρίζετε καλά, σιγουρευτείτε ότι στο κείμενο συμπεριλαμβάνετε πάντοτε το όνομα, το επάγγελμα ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο θεωρείτε σημαντικό. Με αυτόν τον τρόπο μπορεί ο παραλήπτης να καταλάβει από την αρχή με ποιόν έχει να κάνει χωρίς να χρειάζεται να διαβάσει ολόκληρο το e-mail για να καταλάβει ποιος είστε.
5. Μη χάνετε την ψυχραιμία σας
Εάν κάποια στιγμή συνειδητοποιήσετε ότι έχετε ξεκινήσει να γράφετε ένα e-mail με πολύ θυμό ή αγανάκτηση, φυλάξτε το σαν πρόχειρο, αφήστε να περάσουν 10 λεπτά και σκεφτείτε πως θα αντιμετωπίζατε ένα τέτοιο μήνυμα εάν την επόμενη μέρα το πρωί βρίσκατε ένα παρόμοιο μήνυμα στα εισερχόμενά σας. Προτού λοιπόν γράψετε ένα θυμωμένο μήνυμα σκεφτείτε τις συνέπειες. Θα χρειαστεί να συνεργαστείτε με αυτό το άτομο και άλλες φορές? Που μπορεί να καταλήξει ένα τέτοιο αντίγραφο του e-mail σας? Μην ρίχνετε λάδι στη φωτιά. Κρατήστε την ψυχραιμία σας και επικεντρωθείτε στο να βρεθεί μία λύση, αντί να δημιουργείτε περισσότερα προβλήματα.
6. Μη θεωρείτε εμπιστευτικό το περιεχόμενο ενός e-mail.
Τα E-mail δεν είναι εμπιστευτικά. Μπορεί να βρεθούν στα χέρια ενός συναδέλφου ή ενός ανωτέρου σας. Σε πολλές μεγάλες εταιρείες ο e-mail administrator έχει την δυνατότητα να διαβάζει όλα τα e-mail που στέλνονται στην εταιρεία. Προσέχετε λοιπόν πώς μιλάτε και τι λέτε στο περιεχόμενο των e-mails σας
7. Απαντάτε σύντομα στα e-mail.
Εάν θέλετε να θεωρείστε σωστός επαγγελματίας καλό θα ήταν να απαντάτε σύντομα στα e-mail που λαμβάνετε. Ακόμη και εάν δεν έχετε χρόνο, θα πρέπει να ενημερώνετε με τον ανάλογο τρόπο εκείνον που σας έστειλε e-mail. Ακόμη και ένα απλό «Λυπάμαι, αλλά αυτή την στιγμή με βρίσκετε απασχολημένο. Θα επικοινωνήσω μαζί σας με την πρώτη ευκαιρία» είναι πολύ καλύτερο από το να μην απαντάτε καθόλου σε ένα μήνυμα!
Οι παραπάνω είναι κάποιες από τις προτάσεις που συγκεντρώσαμε μετά από μια μικρή έρευνα! Το κείμενο αυτό θα εμπλουτίζεται και όλες οι προτάσεις, σχόλια, προσθήκες από εσάς είναι όπως πάντα ευπρόσδεκτες!