ι. ‘’Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων – Electronic Document Management Systems (E.D.M.) και Υποστήριξης Διαδικασιών’’.

Είναι σύστημα, που υποστηρίζει τη διαχείριση εγγράφων, δεδομένων, εικόνας, ήχου και την εκτέλεση  ροών εργασίας (workflow), έχει δε τα ακόλουθα χαρακτηριστικά :

• Δυνατότητα ψηφιοποίησης πάσης φύσεως χαρτώων και ηλεκτρονικών εγγράφων (e-mail, fax, win fax) και εισαγωγής τους στο σύστημα.
• Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών τύπων εγγράφων/αρχείων.
• Υποστήριξη πολλαπλών εκδόσεων και διαχείριση των μεταβολών check-in, check-out, locking, publishing.
• Διαβαθμισμένη ασφάλεια στην πρόσβαση από τους χρήστες.
• Δυναμική σήμανση των αρχείων και δυνατότητα δρομολόγησής τους για διόρθωση, ανασκόπηση, έγκριση.
• Είναι αποδέκτης και λειτουργιών ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, μόνο υπό  την προϋπόθεση της ενσωμάτωσής του στο γενικότερο περιβάλλον του εργαλείου διαχείρισης εγγράφων.

Το σύστημα διαχείρισης ροών εργασίας (workflow) περιλαμβάνει τα εξής:

• Δυναμικό σχεδιασμό της ροής εργασίας, σειριακή και παράλληλη δρομολόγηση καθώς και εφαρμογή συγκεκριμένων κανόνων ανά βήμα, όπως π.χ. εγκρίσεις  από συγκεκριμένους χρήστες, χρονικά όρια αναμονής κ.λ.π.
• Παρακολούθηση και καταγραφή τρέχοντος σταδίου ολοκλήρωσης και επιμέρους παραμέτρων μιας ροής εργασίας (workflow tracking).
• Δυνατότητα αυτόματης ενημέρωσης χρηστών, σχετικά με την εξέλιξη μιας ροής εργασίας.

Οι παραπάνω ελάχιστες προϋποθέσεις/περιορισμοί για το σύστημα workflow δεν ισχύουν, στην περίπτωση που είναι ενσωματωμένο σε εργαλεία διαχείρισης εγγράφων, οπότε η επιλεξιμότητα κρίνεται από την ικανοποίηση των απαιτήσεων για το σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Ιδιαίτερα θετικά κρίνεται η περίπτωση, όπου το σύστημα διαχείρισης εγγράφων και το workflow συνδυάζονται/διασυνδέονται με εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας (messaging & collaboration).

ιι. ‘’Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων – Decision Support Systems (D.S.S.)’’.

Εξυπηρετεί το διοικητικό/γραμματειακό οργανωτικό επίπεδο, στοχεύει στην υποστήριξη λήψης απόφασης και αποτελεί  ένα συνδυασμό των δυνατοτήτων του ανθρώπου και του Η/Υ στα πλαίσια του οποίου, αυτός που λαμβάνει κάποια  απόφαση  χρησιμοποιεί μορφοποιημένες ή αμορφοποίητες μεθόδους, για να διερευνήσει κάποιο πρόβλημα χαμηλού βαθμού δόμησης και ενισχύοντας τη συλλογιστική του, καταλήγει στη λήψη απόφασης. Το σύστημα αυτό τροφοδοτείται από τις εξόδους των Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης (M.I.S.), όπου η πρόσβαση των χρηστών είναι δυνατή μέσω διαδικτύου (web environment – web browser interfaces), από εξωτερικά δεδομένα της επιχείρησης, από βάσεις δεδομένων και από εργαλεία/ τεχνικές υπό τη μορφή ‘’μοντέλου’’ και προσφέρει  υπηρεσίες υποστήριξης, συναλλαγών, αυτοματισμού γραφείου, ενημέρωσης, επίλυσης επιχειρηματικών προβλημάτων, στρατηγικής και προσέγγισης στον τελικό χρήστη.

ιιι. ‘’Σύστημα Επιχειρησιακής Ευφυΐας – Business Intelligence Systems (B.I.S.)’’.

Σύστημα, που υπερβαίνει την απλή διαχείριση της πληροφορίας, μέσω συστήματος M.I.S., και εισέρχεται στο πεδίο της διαχείρισης της γνώσης και της υποστήριξης στη λήψη αποφάσεων. Σε αυτό περιλαμβάνονται τεχνολογίες Knowledge Management, OLAP, Datawarehouse, Data mining, Artificial Intelligence, Smart Agents, D.S.S.

ιv. ‘’Τηλεδιάσκεψη’’.

Η τηλεδιάσκεψη επιτρέπει “τη συνάντηση απομακρυσμένων χώρων/ανθρώπων, μέσω ενός δικτύου επικοινωνίας, με σκοπό την ανταλλαγή εικόνας και ήχου μεταξύ των πλευρών και μάλιστα με δυνατότητα παρέμβασης από όλους τους συμμετέχοντες’’. Απαραίτητο συμπλήρωμα σε μια τηλεδιάσκεψη αποτελεί η δυνατότητα ταυτόχρονης χρήσης εφαρμογής (application sharing), μέσω της οποίας οποιοσδήποτε συμμετέχει έχει τη δυνατότητα να “μοιραστεί” με τους απομακρυσμένους χώρους/ανθρώπους υλικό σε ηλεκτρονική μορφή. Οι λειτουργίες που υποστηρίζονται είναι audio και video conferencing, δηλαδή οπτικοακουστική επικοινωνία μεταξύ των συμμετεχόντων (π.χ. συνομιλία, υποβολή ερωτήσεων) και data conferencing, δηλαδή διαμοιρασμός δεδομένων και εφαρμογών (π.χ. κοινή χρήση ενός εγγράφου του Word, χρήση whiteboard, μεταφορά αρχείων). Η επιλογή του τρόπου με τον οποίο θα οργανωθεί ένας κόμβος, έτοιμος για συμμετοχή σε τηλεδιάσκεψη, εξαρτάται από τις απαιτήσεις των σεναρίων, που πρόκειται να υλοποιηθούν με τη χρήση του. (Πηγή : Εθνικό Δίκτυο Δημοσίας Διοίκησης. Σύζευξις).

v. ‘’Τηλεργασία’’.

Είναι ”η εργασία που παρέχεται από απόσταση, εκτός του κυρίως χώρου εργασίας” και απαιτεί από πλευράς επιχειρηματία της επιχείρησης παροχή στον τηλεργαζόμενο εξοπλισμού σύγχρονης τηλεματικής τεχνολογίας, μεθοδολογία του τρόπου υλοποίησής της και καθορισμό εργασιών γραμματειακής υποστήριξης, που θα παρέχονται, σύμφωνα και με το υφιστάμενο νομικό πλαίσιο, ήτοι το άρθρο 5, του Ν. 3846/ΦΕΚ. 66/Α/11.5.2010.

vι. ‘’Τηλεφωνική Επικοινωνία’’.

Η τηλεφωνική επικοινωνία διενεργείται με όλα τα μέσα σταθερής και κινητής τηλεφωνίας (κινητό τηλέφωνο, tablet κ.ά.), προκειμένου να υποστηρίξει τηλεφωνικές κλήσεις, ραντεβού, μηνύματα, βίντεο και περιήγηση στο internet. Σχετικά με το θέμα βλέπε ”Οδηγό Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Επικοινωνιών” της ΕΕΤΤ.

2η ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΗ : Χρήση Προτύπων.

ι. Πρότυπο ISO 15489–1/2001 ‘’Records Management System’’.

Το ως άνω πρότυπο χρησιμοποιείται για τα αρχεία επιχειρήσεων και προαπαιτεί μια σειρά βημάτων πριν την εφαρμογή του, όπως :

1^ο Βήμα : Προκαταρκτική έρευνα για τις κατηγορίες των αρχείων, που απαιτείται να διατηρεί η επιχείρηση, σύμφωνα με το νόμο, σε χαρτώα ή ηλεκτρονική μορφή .

2^ο Βήμα : Ανάλυση της επιχειρηματικής δραστηριότητας της επιχείρησης.

3^ο Βήμα : Αναγνώριση των απαιτήσεων για αρχεία.

4^ο Βήμα : Αξιολόγηση των υπαρχόντων συστημάτων αρχείων.

5^ο Βήμα : Εντοπισμό στρατηγικών, για την ικανοποίηση των αρχειακών απαιτήσεων.

6^ο Βήμα : Σχεδιασμό του αρχειακού συστήματος της επιχείρησης.

7^ο Βήμα : Εφαρμογή του αρχειακού συστήματος της επιχείρησης.

8^ο Βήμα : Ανασκόπηση μετά την εφαρμογή.

Βλέπε ενημερωτικά και το ‘’Διεθνές Πρότυπο Περιγραφής Αρχείων’’ – International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings.  Ελληνική Αρχειακή Εταιρία. Διεθνές Συμβούλιο Αρχείων. 2014.

ιι. Ελληνικό Πρότυπο ΕΛΟΤ 1437/12.9.2011 ‘’Γραμματεία Διοίκησης – Καθήκοντα, Επαγγελματική Επάρκεια, Οργάνωση Γραφείου και Υποστηρικτικά Εργαλεία’’.

Η ιδιαιτερότητα του προτύπου αυτού έγκειται στο γεγονός, ότι αποτελεί ελληνική καινοτομία και δεν υφίσταται στην Ευρώπη, ούτε και διεθνώς ανάλογό του. Προέκυψε μετά από  πολύχρονη έρευνα στο πεδίο της γραμματειακής υποστήριξης και τριετή προετοιμασία, ως απαίτηση της αγοράς. Το γεγονός αυτό επιβεβαιώθηκε κατά το διάστημα της δημόσιας κρίσης του, αφενός από την υποδοχή που του επιφυλάχτηκε, με την κατάθεση των θετικών απόψεων πάσης φύσεως φορέων, ιδιωτικών επιχειρήσεων, επαγγελματιών γραμματέων και καθηγητών ΑΕΙ και αφετέρου από τη ζήτησή του. Βλέπε ενημερωτικά και άρθρο του συντάκτη με θέμα ‘’Συστημική οργάνωση γραμματειακής υποστήριξης νεοφυών επιχειρήσεων’’, που αναρτήθηκε στον ιστότοπο του start up, στις 20.10.2014.

3η ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΗ : Χρήση Τεχνολογιών & Εφαρμογών Διαδικτύου.

Η χρήση τεχνολογιών Web 2.0 στη σύγχρονη επιχείρηση υφίσταται, γιατί προσφέρει υπηρεσίες, εφαρμογές, εργαλεία και λειτουργίες, που είναι καινοτόμα και διευκολύνουν τους χρήστες στα κάτωθι :

α. Web 2.0 Marketing.

β. Ενίσχυση και προώθηση εμπορικών σημάτων.

γ. Ανάπτυξη νέου προϊόντος.

δ. Διαφήμιση.

ε. Φαινόμενο Long tail.

Επίσης για την ενδοεταιρική οργάνωση και λειτουργία της σύγχρονης επιχείρησης χρησιμοποιούνται διάφορες τεχνολογίες του Web 2.0, υπό τον όρο Enterprise 2.0, με πολλαπλά οφέλη και στις οποίες συμπεριλαμβάνονται χρήση ιστολογιών blogs, χρήση wikis, tagging, χρήση social networking ιστοσελίδων με ειδίκευση στα στελέχη επιχειρήσεων, όπως το linkedin, υιοθέτηση εφαρμογών αρχιτεκτονικής Web 2.0, podcasts κ.ά.

4η ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΗ : Συμμόρφωση με την Ελληνική Νομοθεσία.

ι. Π.Δ. 25/Α/ΦΕΚ.44/25.2.2014 ‘’Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση Εγγράφων’’.

Το εν λόγω Π.Δ. οριοθετεί στα άρθρα του – παραθέτουμε τους τίτλους των σημαντικότερων – για πρώτη φορά τα εξής :

Άρθρο 1 : Πρότυπο δημόσιο έγγραφο. Ηλεκτρονικός φάκελος. Μεταδεδομένα. Κανόνες διαχείρισης ηλεκτρονικών αρχείων. Χρήστης. Ταξινόμηση.

Άρθρο 3 : Βασικές αρχές ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης εγγράφων.

Άρθρο 5 : Τήρηση ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων.

Άρθρο 6 : Επεξεργασία και διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων.

Άρθρο 7 : Αποθήκευση ηλεκτρονικών αρχείων.

Άρθρο 8 : Ευρετηρίαση ηλεκτρονικών αρχείων.

Άρθρο 9 : Αναζήτηση και προβολή αποτελεσμάτων.

Η ανάλυση των εν λόγω άρθρων αποτελεί σημαντικό βοήθημα κατανόησης και χρήσης  των εννοιών του ηλεκτρονικού αρχείου και της ψηφιοποίησης εγγράφων.

ιι.Π.Δ. 150ΦΕΚ.125/Α/25.6.2001 ‘’Προσαρμογή στην οδηγία 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για τις Ηλεκτρονικές Υπογραφές’’.

Το ως άνω Π.Δ. καθορίζει στα άρθρα του την ευθύνη των παρόχων πιστοποίησης ηλεκτρονικής υπογραφής, την προστασία των δεδομένων υπογραφής, τη διασφάλιση αξιοπιστίας της δημιουργίας υπογραφής, τις συστάσεις για ασφαλή επαλήθευση της υπογραφής κ.ά. Το Π.Δ. αυτό θα πρέπει να λαμβάνεται σοβαρά υπόψη, λόγω των συνεπειών που εγκυμονεί η μη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, σε περίπτωση δικαστικής διένεξης με πελάτη. Σχετικά με τα ως άνω βλέπε α. το κείμενο της Εθνικής Επιτροπής Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (www.eett.gr) με θέμα ‘’Τι είναι η ψηφιακή υπογραφή’’ και β. άρθρο του συντάκτη, με θέμα ‘’Εννοιολογική προσέγγιση και προϋποθέσεις αποδεικτικής δυνατότητας και ασφαλούς διακίνησης ηλεκτρονικών εγγράφων’’, που αναρτήθηκε στον ιστότοπο του start up, στις 17.2.2014.

ιιι. Ν. 2672/1998/ ΦΕΚ 290 Α.

Ο νόμος αυτός, στο άρθρο 14, έθεσε τις βάσεις για τη ‘’Διακίνηση εγγράφων με μέσα ηλεκτρονικά (τηλεομοιοτυπία/ηλεκτρονικό ταχυδρομείο)’’ και επιτρέπει τη διακίνηση εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης ή μεταξύ αυτών και των ενδιαφερομένων Φυσικών Προσώπων, Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου και Ενώσεων Προσώπων, με τηλεομοιοτυπία και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Βλέπε ενημερωτικά και σχετικά κείμενα, που διατίθενται στο διαδίκτυο, όπως, ‘’Δικαίωμα επικοινωνίας και σύγχρονη τεχνολογία’’, ‘’Δίκτυα υπολογιστών και νομικό πλαίσιο’’, ‘’Ηλεκτρονική τιμολόγηση με ψηφιακή υπογραφή’’, ‘’Ασφάλεια στα δίκτυα ηλεκτρονικών υπολογιστών’’.

5η ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΗ : Χρήση Γλωσσικών Οδηγών για Επιχειρηματική Επικοινωνία και Βιβλίου για Εμπορική Αλληλογραφία.

α. ‘’Γλωσσικός οδηγός για ευρωπαϊκές επιχειρήσεις. Αποτελεσματική επικοινωνία στις διεθνείς εμπορικές συναλλαγές’’ (ec.europa.eu/languages/languages-mean-business) και

β. ‘’Οδηγός πώς να γράφετε με σαφήνεια’’ (ec.europa.eu/translation).

γ. ‘’Εμπορική Αλληλογραφία’’. Θ. Ε. Βρεττός και Α. Αγαλιανού – Βρεττού. Ίδρυμα Ευγενίδου (Χρυσό Μετάλλιο Ακαδημίας Αθηνών).

Πρόθεσή μας με το άρθρο αυτό είναι να παράσχουμε, στους επιχειρηματίες των νεοφυών επιχειρήσεων, μια χαρτογράφηση του δομικού ιστού των προϋποθέσεων οργάνωσης  ηλεκτρονικής γραμματείας, δεδομένου ότι αυτοί επιχειρούν κάτω από τις δυσμενείς συνθήκες του σήμερα και οφείλουν για να είναι ανταγωνιστικοί, και ειδικότερα στα θέματα γραμματειακής υποστήριξης, επικοινωνίας και  εικόνας, να έχουν γνώση και να χειρίζονται άρτια, τεχνολογικά και νομικά αυτά, για το σύνολο της πελατείας τους, εντός και εκτός της ελληνικής επικράτειας.

Ο Ηλίας Δ. Τζαννής είναι εμπειρογνώμονας – εισηγητής και συντονιστής στον ΕΛΟΤ της Ομάδας Έργου, που εκπόνησε το Ελληνικό Πρότυπο ΕΛΟΤ 1437 «Γραμματεία Διοίκησης», ακαδημαϊκός υπεύθυνος του προγράμματος εκπαιδευτών Γραμματέων, του Τεχνοβλαστού ACTA, του ΑΠΘ, Διοικητικός & Πολιτικός επ., Οικονομολόγος, Περιφερειολόγος (MSc). e-mail  : iliastzannis@gmail.com