Βάζοντας προτεραιότητες

Φτιάξε κάθε μέρα τη λίστα των εργασιών που έχεις να κάνεις, με πάνω-πάνω τις 3-4 σημαντικότερες. Δεσμεύσου πως  ότι και να γίνει, σήμερα θα τις ολοκληρώσεις. Οργάνωσε το χρόνο σου έτσι ώστε να πετύχεις το στόχο σου και έχε πρόχειρα ότι υλικά/στοιχεία/πληροφορίες θα σου χρειαστούν. Ένας αριθμός τηλεφώνου που λείπει απ΄το φάκελο ή  ένα παραστατικό που παράπεσε είναι αρκετά για να σταματήσουν την όλη διαδικασία. Γι΄αυτό είναι καλύτερο να ετοιμάζεις την todo list απ΄την προηγούμενη μέρα. Ξεκίνα όσο πιο νωρίς μπορείς ώστε να έχεις όλη τη μέρα μπροστά σου, ή αντίθετα δούλεψε μετά το απόγευμα εάν οι επαφές που έχεις να κάνεις αποδίδουν καλύτερα αυτές τις ώρες. Τις περισσότερες φορές τα γραφεία είναι πιο ήσυχα το απόγευμα όπου οι περισσότεροι εργαζόμενοι έχουν φύγει και άρα οι περισπασμοί θα είναι λιγότεροι. Βρες και καθόρισε  το χρόνο που χρειάζεσαι για κάθε task, ούτε λιγότερο ούτε περισσότερο απ΄τον απαιτούμενο.

Μην αφήνεις τις λιγότερο σημαντικές εργασίες που δεν έχουν γίνει να σε  επηρεάσουν και μην μπεις στον κόπο να τις ανακατέψεις με τις σημαντικές και να τα βάλεις όλα στο τραπέζι. Το μόνο που θα πετύχεις είναι να αποδιοργανωθείς και να χάσεις χρόνο. Μείνε στη λίστα.

Και τι γίνεται με όλους αυτούς που σε διακόπτουν ενώ εργάζεσαι;

Πάντα υπάρχει κάποιος που θέλει να ρωτήσει κάτι, ένα τηλέφωνο ή ένα email που πρέπει να απαντηθεί ή απλά το χαλαρό κουτσομπολιό του γραφείου;

Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να βάλεις ένα stop.

Κατ΄αρχήν οργάνωσε το χώρο εργασίας σου έτσι ώστε να έχεις την απομόνωση που χρειάζεσαι. Οι πόρτες υπάρχουν για να κλείνουν όταν είναι απαραίτητο. Αν εργάζεσαι σε ίδιο χώρο με άλλους, βρες ένα χώρο να είσαι μόνος όσο αυτό είναι δυνατό. Χρησιμοποίησε τα ακουστικά του τηλεφώνου σου για να δηλώσεις στους άλλους ότι είσαι απασχολημένος. Έρευνες δείχνουν ότι οι άλλοι διστάζουν να σε πλησιάσουν όταν βλέπουν με τα hands free . Μπορείς ακόμα και να ακούς την αγαπημένη σου μουσική από αυτά ενώ εργάζεσαι, πολλοί άνθρωποι συγκεντρώνονται καλύτερα με τη βοήθεια της μουσικής.

Μην απαντάς τηλέφωνα και emails όσο κάνεις κάτι σημαντικό και παραγωγικό. Όχι μόνο για το χρόνο που θα αφιερώσεις, αλλά και γιατί δεν ξέρεις πού θα σε «πάει» αυτό το τηλέφωνο ή μήνυμα εκείνη τη στιγμή. Εάν μπορείς να δουλέψεις με την πλάτη στην πόρτα, αυτό δίνει ένα καθαρό σήμα στους άλλους ότι δεν είσαι διαθέσιμος.

Εάν κάποιος άλλος σου δίνει την todo list, κάνε μια εκτίμηση του χρόνου που θα χρειαστείς για τις εργασίες που σου αναθέτουν και επιβεβαίωσε ότι θα χρειαστείς τις παραπάνω συνθήκες για να είσαι αποτελεσματικός και παραγωγικός.

Δεν έχει νόημα να υπόσχεσαι πράγματα που εκ των πραγμάτων δεν θα μπορέσεις να πραγματοποιήσεις (πχ να υποσχεθείς ότι θα ολοκληρώσεις μια εργασία 3 ωρών σε μισή ωρίτσα).Το μόνο που θα πετύχεις είναι να φανείς αναξιόπιστος και αναποτελεσματικός.