Ανάγκες

«Ένα άρτιο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να αποτελέσει ένα ιδιαίτερα ισχυρό εργαλείο για κάθε επιχείρηση, επιτρέποντας αποτελεσματικότερη οργάνωση και λειτουργία του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού. Η υιοθέτηση ενός τέτοιου συστήματος μπορεί να απελευθερώσει τη δυναμική του τμήματος, συνδέοντας σε ένα ενιαίο σύστημα τη διαχείριση ποικίλων τομέων του HR, όπως η μισθοδοσία, η διαχείριση του ωραρίου, η προσέλκυση και επιλογή του κατάλληλου προσωπικού, η αξιολόγηση των εργαζομένων, καθώς και η ανάπτυξη αυτών μέσω διαδικασιών διαχείρισης ταλέντου» εξηγεί η Ζωή Δουζένη, Executive Vice President, Data Communication και συνεχίζει: «Για μια επιχείρηση αυτό συνεπάγεται ευκολότερη αντιμετώπιση καθημερινών ζητημάτων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, συστηματική παρακολούθηση χρήσιμων δεικτών μέτρησης για αποτελεσματικότερη λήψη αποφάσεων από τη Διοίκηση και κατά συνέπεια σημαντική εξοικονόμηση πόρων με ταυτόχρονη μεγιστοποίηση της αποδοτικότητας του τμήματος αλλά και της εταιρείας συνολικά».

«Κοινές απώτερες επιδιώξεις κατά τη διαδικασία επιλογής επιχειρησιακού συστήματος αποτελούν η ομογενοποίηση και η πλήρης αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών διαδικασιών, η δυναμική εναρμόνιση με τις διαρκώς μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς και η υποστήριξη των εμφανιζόμενων επιχειρησιακών απαιτήσεων ιδιαίτερα σε περιόδους ύφεσης και οικονομικής κρίσης μέσω της υιοθέτησης βέλτιστων επιχειρησιακών πρακτικών που αποσκοπούν στην απόλυτη ευθυγράμμιση των επιμέρους επιχειρησιακών στόχων με την εταιρική απόδοση και ενισχύουν το αίσθημα συμμετοχής των εργαζομένων στο σχεδιασμό των επιχειρησιακών στρατηγικών.

Όπως επίσης, η βελτίωση της αποτελεσματικότητας των επιχειρησιακών ροών, η ανάπτυξη άρτια ενημερωμένων και καταρτισμένων εργαζομένων, η ενεργή προσωποποιημένη συμμετοχή αυτών στις διαδικασίες, η υποστήριξη επιχειρησιακών μοντέλων που δίνουν έμφαση στην προσωπική ολοκλήρωση μέσω της ανάπτυξης και της εξέλιξης και ταυτόχρονα εμβαθύνουν στην ενίσχυση της συλλογικότητας και στην ανάπτυξη κοινωνικού δικτύου εντός της επιχείρησης» επισημαίνει η Κονδυλένια Γουρδουβέλη, Uni Systems HRMS Solutions Manager. Για τις ανάγκες που καλύπτονται από τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μιλάει και ο Στέφανος Σπυριούνης, Customer Solutions Manager – Public Services, της SAP Hellas, Cyprus, Malta: «Είναι οι Βασικές Διαδικασίες Διαχείρισης Ανθρωπίνου Δυναμικού (π.χ. Οργανικές δομές, Στοιχεία Εργαζομένων, Τοποθετήσεις, Διαχείριση αδειών, Διαχείριση Χρόνου, Εκπαίδευση, Ανάπτυξη, Παροχές κ.λπ.).

Αμέσως μετά ακολουθούν οι πιο σύγχρονες διαδικασίες, όπως Αξιολογήσεις διαφόρων τύπων, Σχεδιασμός Διαδοχής Θέσεων, Προσλήψεις με αυτοματοποίηση μέσω του site της επιχείρησης, OnBoarding για τη διευκόλυνση των νεοπροσληφθέντων, Ηλεκτρονική Εκπαίδευση και βεβαίως Διοικητική Πληροφόρηση όσον αφορά σε συνδυασμένα στοιχεία που προέρχονται όχι μόνο από το σύστημα ΔΑΔ, αλλά και από άλλα λειτουργικά συστήματα της εταιρείας». «Η διαχείριση της απόδοσης των εργαζομένων (Performance Management) είναι ψηλά στην ατζέντα καθώς ειδικά στη τρέχουσα δύσκολη οικονομική συγκυρία, οι επιχειρήσεις θέλουν να γνωρίζουν με ακρίβεια τα στοιχεία εκείνα που αφορούν την απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού που απασχολούν για ευνόητους λόγους» σύμφωνα με τον Κώστα Καδή, Διευθύνοντα Σύμβουλο της Talentia Software.

Ο ίδιος προσθέτει: «Επίσης, η κατάργηση της γραφειοκρατίας με την υλοποίηση συστήματος αυτοεξυπηρέτησης (Self Service) των εργαζομένων είναι ένα ακόμα ζητούμενο καθώς έχει άμεση επίπτωση στη βελτίωση του κόστους λειτουργίας τους». «Οι κυριότερες ανάγκες οι οποίες θα εξελιχθούν και σε πλεονεκτήματα κατά την επιλογή του κατάλληλου συστήματος είναι α) μείωση λειτουργικού κόστους, β) ελαχιστοποίηση γραφειοκρατίας, γ) ενοποίηση λειτουργιών HR. Βέβαια, το τελευταίο διάστημα γινόμαστε μάρτυρες της αγωνίας και του φόβου που επικρατεί στην αγορά σχετικά με παραβάσεις και πρόστιμα που συνδέονται με τη νομοθεσία και τη μισθοδοσία. Έτσι, γίνεται ακόμη πιο επιτακτική η ανάγκη για ασφάλεια στις αλλαγές της νομοθεσίας και για άρτια επιστημονική υποστήριξη και καθοδήγηση. Άρα, το εκάστοτε HRMS δεν καλύπτει από μόνο του αυτή την ανάγκη, η οποία απαιτεί την αρωγή του Ανθρωπίνου Κεφαλαίου του παρόχου του λογισμικού» τονίζει ο Βασίλης Πρασσάς, Εμπορικός Διευθυντής της Epsilon Net.

«Τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού έχουν σκοπό να υποστηρίξουν με ευελιξία και αποτελεσματικότητα τόσο “παραδοσιακές” διαδικασίες, όπως η Μισθοδοσία, ο Προγραμματισμός της εργασίας και των αδειών και η Ωρομέτρηση, όσο και διαδικασίες, όπως η Διαχείριση προσλήψεων, η Εκπαίδευση και Ανάπτυξη του προσωπικού, η Αξιολόγηση της απόδοσης και η Διαχείριση αμοιβών και παροχών, έτσι ώστε η επιχείρηση να μπορεί να ανταποκριθεί ικανοποιητικά στις προσδοκίες των εσωτερικών και εξωτερικών της πελατών (εργαζομένων, διοίκησης και εξωτερικών φορέων). Οι σύγχρονες ελληνικές επιχειρήσεις απαιτούν πλέον συστήματα που καλύπτουν το σύνολο των αναγκών τους με ένα τρόπο ολοκληρωμένο, αξιόπιστο και ευέλικτο και όχι αποσπασματικές εφαρμογές ή κατατμημένες διαδικασίες» αναφέρει ο Σωτήρης Κούκιας, Διευθυντής Πωλήσεων της SCAN.

Προϋποθέσεις

Ένα λογισμικό διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού βοηθά τους επαγγελματίες του HR να αναλάβουν τον έλεγχο των δεδομένων που αφορούν τους ανθρώπους. Με δεδομένο ότι διαχειρίζεται τόσο «κρίσιμες» για τον οργανισμό πληροφορίες θα πρέπει να πληροί κάποιες προϋποθέσεις αναφορικά με τους εξής τομείς:

• Ασφάλεια
  Όταν πρόκειται για προσωπικά δεδομένα των ανθρώπων σας, θα πρέπει να λάβετε κάθε δυνατή προφύλαξη για να τα προστατεύσετε. Χρειάζεται ένα σύστημα στο οποίο να μπορείτε να βασιστείτε, έτσι ώστε οι πληροφορίες που σας παρέχονται δεν θα αποτελούν προϊόν εσφαλμένου χειρισμού ή χρήσης. Στην πραγματικότητα, αυτό το αίσθημα της ασφάλειας είναι ένας από τους κύριους λόγους που μπορεί να επιλέξετε οποιοδήποτε λογισμικό από το e-mail μέχρι το online banking. Θα πρέπει να είστε σε θέση να έχετε εμπιστοσύνη ότι τα μηνύματα δεν θα πάνε σε λάθος ανθρώπους και ότι κάποιος άλλος δεν μπορεί να κλέψει χρήματα από τον τραπεζικό σας λογαριασμό. Όταν πρόκειται για την εμπιστοσύνη και την προστασία του, ένα HRMS δεν είναι κάτι διαφορετικό. Αν το HRMS που χρησιμοποιεί μια εταιρεία δεν διαθέτει ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας, θα πρέπει να συνεχίσει να το χρησιμοποιεί;
  Η καταγραφή των προσωπικών πληροφοριών για τους ανθρώπους στον οργανισμό σας αποτελεί έναν ευαίσθητο ρόλο και η αποθήκευσή τους χρειάζεται πολλαπλούς αμυντικούς μηχανισμούς, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης και ένα δυναμικό σύστημα ασφαλείας με βάση το ρόλο των χρηστών. Χρειάζεται ένα σύστημα που να βάζει το τμήμα HR σε ρόλο να ελέγχει τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, ώστε να μπορεί να προστατεύσει από την κλοπή ταυτότητας, να διασφαλίζει πληροφορίες που αφορούν benefits, να διατηρεί την εμπιστοσύνη και τη συμμόρφωση με τους νόμους. Ένα HRMS μπορεί να «τρέχει» στους servers ή μπορεί να παραδίδεται σε απευθείας σύνδεση μέσα από το cloud. Κάθε μέθοδος ανάπτυξης προσφέρει διαφορετικούς τύπους ασφάλειας και μπορεί να δίνει έμφαση διαφορετικούς τύπους πιθανών απειλών για την ασφάλεια. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε τη λειτουργία της ασφάλειας που προσφέρει η κάθε εφαρμογή HRMS και να την αξιολογήσετε.