Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα μία από τις πρώτες λειτουργίες των οργανισμών που επιλέγεται να ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες είναι η διαδικασία της μισθοδοσίας. Μέσω του payroll outsourcing οι επιχειρήσεις φαίνεται να διασφαλίζουν την επιτυχημένη διαχείριση της πιο ορατής τους διαδικασίας, μειώνοντας στο ελάχιστο τους ενδεχόμενους κινδύνους που μπορούν να επηρεάσουν ακόμη και τη φήμη τους.
«Στα Κινέζικα, η λέξη “κρίση” γράφεται με δύο γράμματα. Το ένα σημαίνει κίνδυνος και το άλλο σημαίνει ευκαιρία» ανέφερε χαρακτηριστικά ο John Fitzgerald Kennedy στις αρχές της δεκαετίας του ’60. Η συγκεκριμένη αντίληψη φαίνεται να έχει υιοθετηθεί ευρέως από τον επιχειρηματικό κόσμο σήμερα όμως εμπεριέχει και μία σημαντική προϋπόθεση, την αποκλειστική ενασχόληση με το επονομαζόμενο core business. Η απελευθέρωση χρόνου και πόρων από διαδικασίες που δεν σχετίζονται ή δεν επηρεάζουν με άμεσο τρόπο την κύρια δραστηριότητα των επιχειρήσεων και, μπορούν αντιθέτως να μειώσουν σημαντικά την ενασχόληση του ανθρώπινου δυναμικού με περισσότερο στρατηγικά θέματα, αποτελεί επιτακτική ανάγκη για την εξασφάλιση της βιώσιμης παρουσίας και ανάπτυξης των οργανισμών.
Η στροφή, λοιπόν, των εταιρειών στη λύση του outsourcing δεν είναι καινούργια και φαίνεται να βρίσκεται ολοένα και πιο συχνά στην κορυφή των διαθέσιμων πρακτικών που τελικά αυτές εμπιστεύονται. Πιο συγκεκριμένα, επιλέγουν την ανάθεση διαδικασιών και λειτουργιών σε εξωτερικούς συνεργάτες συμβάλλοντας με αυτόν τον τρόπο στο να προαχθεί η καινοτομία, η δημιουργικότητα και οι υψηλές αποδόσεις που σχετίζονται άμεσα με τα τελικά αποτελέσματα της εταιρείας και την κερδοφορία της. Τέτοιες λειτουργίες μπορεί να αφορούν το facility των εταιρειών, τις χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, τις νομικές υπηρεσίες και πλήθος άλλων.
Στις πρώτες θέσεις συναντάται και η διαδικασία της μισθοδοσίας που οι επιχειρήσεις αναθέτουν εξωτερικά, ενώ δεν είναι καθόλου τυχαίο το γεγονός ότι το payroll outsourcing έχει χαρακτηριστεί από το Harvard Business Review ως μία από τις σημαντικότερες ιδέες των τελευταίων 80 χρόνων στο χώρο του management. Τα οφέλη που μπορούν να προκύψουν από την επιλογή αυτή είναι πολλαπλά εφόσον όμως πραγματοποιηθούν βάσει σχεδίου και ικανοποιούν συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού. Δεν αποτέλει απλά, τη βέλτιστη επιλογή, αλλά μία επιλογή ευθύνης!
Σήμερα οι επιχειρήσεις καλούνται να επιδείξουν άμεση ανταπόκριση στις νέες ανάγκες των αγορών αλλά ταυτόχρονα και άμεση «αντίδραση» στις όποιες αλλαγές καλούνται να αντιμετωπίσουν είτε από το εσωτερικό είτε από το εξωτερικό τους περιβάλλον. Συχνά καταφεύγουν στη βελτίωση/διεύρυνση των προϊόντων ή υπηρεσιών που προσφέρουν στην αγορά ή ακόμη πραγματοποιούν εσωτερικές αναδιαρθρώσεις για να αντεπεξέλθουν αποτελεσματικά στις σύγχρονες προκλήσεις. Για την ακρίβεια, με σύμμαχο το ενεργό ανθρώπινο δυναμικό, με υψηλό αίσθημα δέσμευσης, ευθυγραμμίζουν όλες τις διαδικασίες με το στρατηγικό τους σκοπό και ανταποκρίνονται άμεσα στις όποιες ευκαιρίες εντοπίζονται αλλά και στους αντίστοιχους περιορισμούς. Για να καταστεί κάτι τέτοιο εφικτό όμως «επιβάλλεται» οι οργανισμοί να διοχετεύουν όλη τους την ενέργεια σε διαδικασίες σχετικές με τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές τους.
Αναφορικά με τις εργασιακές σχέσεις και τις συνεχείς μεταβολές που επέρχονται σε αυτόν τον τομέα, είτε μέσω νομοθετικών αλλαγών είτε ακόμη και με αλλαγές στο διαδικαστικό κομμάτι, η ουσία παραμένει η ίδια. Οι οργανισμοί οφείλουν να ευθυγραμμίζονται άμεσα με αυτές και να μην παρεκκλίνουν στο ελάχιστο. Η αυστηροποίηση της διαδικασίας ελέγχων, η επιβολή υψηλών προστίμων για παραβάσεις της εργατικής νομοθεσίας και ο «εκσυγχρονισμός» του Δημοσίου είναι μερικά από τα στοιχεία που διαμορφώνουν το νέο πλαίσιο όπου καλούνται να προσαρμοσθούν και να λειτουργήσουν. Το πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας «Εργάνη» που ξεκίνησε να λειτουργεί την 1η Μαρτίου 2013, αποτελεί το νέο εργαλείο συλλογής στατιστικών δεδομένων και, παράλληλα, έναν κομβικό μηχανισμό για την ποιοτική αναβάθμιση των πολιτικών του υπουργείου.
Το σύστημα αυτό δημιουργήθηκε για την αποτελεσματική καταπολέμηση της αδήλωτης και ανασφάλιστης εργασίας και για τη σημαντική μείωση του γραφειοκρατικού και διοικητικού βάρους για τις επιχειρήσεις. Όμως για κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου, είναι υποχρεωτική πλέον η ηλεκτρονική υποβολή της αναγγελίας πρόσληψης, του πίνακα προσωπικού, της αναγγελίας οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού, της καταγγελίας σύμβασης αορίστου χρόνου, της σύμβασης Μερικής Απασχόλησης και Εκ Περιτροπής Εργασίας και Επιχειρησιακής Συλλογικής Σύμβασης Εργασίας κ.ά. Ανακεφαλαιώνοντας λοιπόν, οι επιχειρήσεις οφείλουν με κάθε τρόπο να εξασφαλίσουν τη λειτουργία τους εντός αυτού του πλαισίου προς αποφυγή οποιουδήποτε προστίμου ή παρέκκλισης, όμως ταυτόχρονα θα πρέπει να επιδείξουν και συστηματική ενασχόληση με τον στρατηγικό τους στόχο.
Η μισθοδοσία αποτελεί ένα από τα σημαντικά έξοδα ενός οργανισμού και ταυτόχρονα την πιο ορατή και «ευαίσθητη» διαδικασία του. Κατά την πρόσληψη ενός στελέχους η εταιρεία δεσμεύεται για το εργασιακό περιβάλλον που θα του παρέχει, τις ευκαιρίες εξέλιξης που θα του προσφέρει, τα μέσα που θα του διαθέσει για την ανάληψη της θέσης, αλλά κυρίως δεσμεύεται για το μισθό που θα του καταβάλει, ο οποίος και συμφωνείται για την παροχή της αντίστοιχης εργασίας από το στέλεχος. Ο μισθός είναι κοινά αποδεκτός και από τις δύο συμβαλλόμενες πλευρές κατά την υπογραφή της αντίστοιχης σύμβασης εργασίας που ορίζει εγγράφως το γενικό πλαίσιο που αμφίπλευρα δεσμεύονται να τηρήσουν.
Η διαχείριση ωστόσο και η έκδοση της μισθοδοσίας σχετίζεται άμεσα με την αρχική δέσμευση που έχει αναλάβει ο οργανισμός σε πρώτο χρόνο, ενώ συχνά η εγκυρότητα και η εμπρόθεσμη καταβολή λαμβάνεται ως ένδειξη της συνολικής εικόνας και πορείας μίας εταιρείας, ενισχύοντας τη φήμη της όταν αυτή πραγματοποιείται εντός νομικού πλαισίου. Η πραγματοποίηση λαθών ή παραλείψεων κατά την υλοποίησή τους μπορεί να επιφέρει όχι μόνο την επιβολή προστίμων, αλλά ταυτόχρονα να επηρεάσει την απόδοση των στελεχών καθώς μειώνεται το employee engagement, η ικανοποίηση των στελεχών κ.ά.
Επιπρόσθετα, το ψυχολογικό συμβόλαιο κλονίζεται και οι εταιρείες έρχονται αντιμέτωπες με έναν πολλαπλασιαστικό αρνητικό αντίκτυπο μίας κακής διαχείρισης. Σκεφτείτε μόνο τι θα μπορούσε να επιφέρει μία εκπρόθεσμη πληρωμή ή ακόμη και λανθασμένη ως προς το ποσό του μισθού. «Άγνοια νόμου δεν αναγνωρίζεται», έτσι οι αλλαγές που πραγματοποιούνται στην εργατική νομοθεσία και η ανάγκη για άμεση ευθυγράμμιση με τα νέα δεδομένα που προκύπτουν, απαιτεί καθημερινή ενημέρωση ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις. Σε όλη αυτήν τη διαδικασία το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού κατέχει ενεργό ρόλο, με την επιλογή του τρόπου πραγματοποίησής της, να εμπίπτει στην σφαίρα των ευθυνών του. Η ανάληψη, λοιπόν, της οποιασδήποτε πρωτοβουλίας οφείλει να πραγματοποιηθεί με μοναδικό γνώμονα την καλύτερη διαχείριση του πλέον πολύτιμου «περιουσιακού» στοιχείου μιας εταιρείας, των ανθρώπων της.
Η διαχείριση και η έκδοση της μισθοδοσίας διακρίνεται για την «ευαισθησία» της καθώς οποιοδήποτε λάθος ή παράλειψη έχει άμεσο αντίκτυπο στο ανθρώπινο δυναμικό, ενώ περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα των στελεχών κάτι που επιβάλλει την ορθή διαχείριση της. Όταν ο οργανισμός και κυρίως το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού καλείται να αποφασίσει τον τρόπο που αυτή θα πραγματοποιηθεί μπορεί να επιλέξει ανάμεσα στις ακόλουθες εναλλακτικές: