Η υποστήριξη και συντήρηση των «πάγιων στοιχείων» μιας επιχείρησης αποτελεί τη δεύτερη μεγαλύτερη δαπάνη μετά τη μισθοδοσία. Η ορθή διαχείριση και εξασφάλιση της εύρυθμης λειτουργίας έγκειται στους τομείς υποστήριξης του facility management, ενώ σύμφωνα με τις σύγχρονες τάσεις που επικρατούν στο χώρο φαίνεται να συμβάλλουν πλέον ενεργά όχι μόνο στη μείωση του λειτουργικού κόστους, αλλά ταυτόχρονα και στη βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών καθώς και στη μεγιστοποίηση της απόδοσης των οργανισμών.
Για την παραγωγική διαδικασία ενός οργανισμού οι δύο βασικοί συντελεστές πραγματοποίησής της είναι το ανθρώπινο δυναμικό και τα περιουσιακά του στοιχεία, γνωστά και ως «πάγια». Τόσο οι άνθρωποι όσο και τα κτίρια, οι εγκαταστάσεις και ο εξοπλισμός μίας επιχείρησης είναι σημαντικά για την επίτευξη του στρατηγικού στόχου, ενώ αξίζει να σημειωθεί ότι οι μεγαλύτερες δαπάνες προέρχονται από τη μισθοδοσία και την υποστήριξη/συντήρηση των πάγιων στοιχείων της. Μπορεί η διαχείριση των ανθρώπων μίας εταιρείας να θεωρείται μείζονος σημασίας, και στοχευμένες πρακτικές και ενέργειες να πραγματοποιούνται συνεχώς ως προς τη διακράτηση, εξέλιξη τους και ως προς την επίτευξη υψηλών αποδόσεων, όμως η σωστή διαχείριση και των πάγιων στοιχείων δεν πρέπει να θεωρείται ήσσονος σημασίας.
Αρκεί μόνο να αναλογιστούμε πόσο θα επηρέαζε την απόδοση στελεχών αν για παράδειγμα το εργασιακό τους περιβάλλον δεν μπορούσε να ανταποκριθεί στις ανάγκες τους για την απρόσκοπτη πραγματοποίηση της εργασίας τους. Αποτελεί, λοιπόν, κοινό τόπο ότι η σωστή εφαρμογή του facility management είναι μία βασική παράμετρος για όλες τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μεγέθους και δραστηριότητας, κι αυτό σε μία περίοδο που η ανάγκη μείωσης των λειτουργικών εξόδων θεωρείται επιτακτική. Ποια είναι ουσιαστικά η σημασία του facility management για μία εταιρεία; «Μια αντίστοιχη ερώτηση θα μπορούσε να ήταν, ποια είναι η σημασία μιας ισορροπημένης διατροφής σε συνδυασμό με συνεχή και σωστή εκγύμναση για το ανθρώπινο σώμα» εξηγεί ο Διονύσης Αμμολοχίτης, Managing Director της Manifest και συνεχίζει: «Η συγκεκριμένη απάντηση μπορεί φαινομενικά να μοιάζει άσχετη, αλλά όταν την απαντήσει ένας λογικός άνθρωπος θα δώσει την ίδια απάντηση που θα έδινε και για τη σημασία του Facility Management σε μια εταιρεία» καταλήγει ο ίδιος.
Βασική προτεραιότητα της Διαχείρισης Εγκαταστάσεων/Μέσων είναι η διασφάλιση της λειτουργικότητας ενός δομημένου εργασιακού περιβάλλοντος μέσα από τον απαραίτητο συντονισμό των κτιρίων/εγκαταστάσεων/εξοπλισμού, της τεχνολογίας, των ανθρώπων και των διαδικασιών, συμβάλλοντας ενεργά με αυτόν τον τρόπο στην αύξηση της παραγωγικότητας και στη συνολική εύρυθμη λειτουργία. Η διαχείριση υποστηρικτικών υπηρεσιών της εταιρείας όπως υπηρεσίες εγκατάστασης, διαχείριση κατασκευών, καθαρισμός χώρων, διαχείριση ενοικίασης και επενδύσεις σε ακίνητα καθώς επίσης και λειτουργίες εσωτερικού κλίματος είναι μερικοί τομείς στους οποίους εμπλέκεται.
Έτσι, μέσα από τις πρακτικές που επιλέγονται και εφαρμόζονται στο πλαίσιο του Facility Management, οι οργανισμοί επιχειρούν να διαμορφώσουν και να συντηρήσουν το κατάλληλο περιβάλλον για τους ανθρώπους τους αλλά και για τους επισκέπτες τους. Το ευρύ φάσμα των υπηρεσιών που περιλαμβάνονται στον όρο Facility Management μπορούν να κατηγοριοποιηθούν εν μέρει στους ακόλουθους τομείς διαχείρισης:
Η ενίσχυση της Διαχείρισης Εγκαταστάσεων/Μέσων μέσα σε έναν οργανισμό μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε με την ενσωμάτωση στο ανθρώπινο δυναμικό ενός facility manager είτε με την ανάθεση της διαχείρισης σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη, κάτι που αποφασίζεται ανάλογα με τις ανάγκες του κάθε οργανισμού. Στην περίπτωση της δημιουργίας αντίστοιχης θέσης ή τμήματος στο οργανόγραμμα μιας εταιρείας το στέλεχος που θα αναλάβει τις σχετικές εργασίες οφείλει να διαθέτει όχι μόνο τις γνώσεις που απαιτούνται αλλά και τις αντίστοιχες δεξιότητες. Εκτός από την ενασχόλησή του με τις κτιριακές εγκαταστάσεις, τον εξοπλισμό, τις υπηρεσίες καθαριότητας και φύλαξης ο ίδιος φέρει σημαντική ευθύνη και για ένα πλήθος άλλων πολυπλοκότερων εργασιών.
Ο ρόλος του facility manager εξελίσσεται συνεχώς τα τελευταία χρόνια, ενώ πολλές φορές καλείται να λάβει αποφάσεις όχι μόνο σε λειτουργικό επίπεδο αλλά και σε στρατηγικό. Πιο συγκεκριμένα, η εσωτερική ενημέρωση αναφορικά με τις επιπτώσεις των εταιρικών αποφάσεων που λαμβάνονται για το χώρο, τον εξοπλισμό, τα κτίρια και τις υπηρεσίες επηρεάζει σημαντικά το στρατηγικό σχεδιασμό, όπως επίσης και ο καθορισμός μακροπρόθεσμων στόχων του facility management, ο σχεδιασμός της υλοποίησης αυτών και η παρακολούθηση των σχετικών διαδικασιών αποτελεί ένα ακόμη παράδειγμα της εμπλοκής του manager σε στρατηγικό επίπεδο.
Στο πλαίσιο αυτό, ο facility manager καλείται να διαθέτει ή να αναπτύξει πολύ καλές οργανωτικές ικανότητες, καθώς επίσης και ικανότητες διαχείρισης πολύπλοκων projects. Η επικοινωνία και η διαπραγμάτευση, είτε με άλλα τμήματα της εταιρείας (IT, HR κ.ά.) είτε με προμηθευτές και εξωτερικούς συνεργάτες, θεωρείται εξίσου σημαντική, με τις σχετικές δεξιότητες να είναι κρίσιμης σημασίας για την υλοποίηση του έργου που έχει αναλάβει. Τέλος, όπως και σε κάθε project έτσι και εδώ η άμεση επίλυση προβλημάτων και η ταυτόχρονη λήψη σχετικών αποφάσεων είναι ένα ακόμη χαρακτηριστικό γνώρισμα του υπεύθυνου διαχείρισης. Με στόχο λοιπόν, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας, τη μείωση των λειτουργικών εξόδων/κόστους και την ταυτόχρονη αύξηση της παραγωγικότητας, ο ίδιος καλείται να λάβει ουσιαστικό ρόλο μέσα σε μία επιχείρηση ακόμη κι αν απασχολείται ως εξωτερικός συνεργάτης.