Στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον, οι οργανισμοί βασίζουν τη λειτουργία τους σε πολλαπλά και άκρως απαιτητικά projects. Η υπέρβαση ενός έργου σε κόστος και χρόνο είναι απαγορευτική, με την ανάγκη για ενσωμάτωση πιστοποιημένων project managers στο ανθρώπινο δυναμικό μίας εταιρείας να αποτελεί εκείνη την επιλογή που εξασφαλίζει την αποτελεσματική διαχείριση και την επιτυχημένη υλοποίηση των έργων.
Οι οργανισμοί σήμερα καλούνται να επιδείξουν καινοτομία, άμεση ανταπόκριση στις νέες ανάγκες των αγορών και ευελιξία ώστε να εξασφαλίσουν όχι μόνο την παραμονή τους σε αναπτυξιακή τροχιά αλλά σε πολλές περιπτώσεις ακόμη και τη βιωσιμότητά τους. Η διαμόρφωση ενός νέου στρατηγικού πλάνου, η δημιουργία και προώθηση μίας νέας υπηρεσίας ή προϊόντος στην αγορά ή ακόμη και ο σχεδιασμός / εφαρμογή διαρθρωτικών αλλαγών στο εσωτερικό τους, αποτελούν μόνο μερικές από τις πρακτικές που εμφανίζονται με μεγάλη συχνότητα στην ατζέντα των επιχειρήσεων, και που μπορούν να δημιουργήσουν άριστα το περιεχόμενο ενός νέου project.Εκτός από τον απαραίτητο σχεδιασμό και το πλαίσιο στο οποίο αυτό θα πραγματοποιηθεί το κάθε project ξεχωριστά, είναι σημαντικό να ολοκληρώνεται εντός χρονοδιαγράμματος, εντός προϋπολογισμού αναφορικά με το κόστος, και σίγουρα με το ανάλογο ποιοτικό αποτέλεσμα, διαφορετικά η «επιτυχία» του θα είναι αρκετά αμφίβολη.
Η δομημένη εξέλιξη ενός έργου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ορθή διαχείριση του, με την εκπαίδευση στις βασικές αρχές του project management να εξασφαλίζουν την υλοποίησή του. Σε μία εποχή, λοιπόν, που χαρακτηρίζεται από μειωμένα budgets και περιορισμένους διαθέσιμους πόρους, αρκετές επιχειρήσεις επιλέγουν να ενσωματώσουν τα στελέχη εκείνα που θα δεσμευθούν απέναντι στην εταιρεία για την επιτυχία του έργου και που διαθέτουν εκείνα τα χαρακτηριστικά και τις δεξιότητες που είναι απαραίτητα για αυτό.
Έργο σε… πράξεις
Μία ενδεχόμενη αποτυχία ενός project, μπορεί να στοιχίσει σημαντικά σε μία επιχείρηση, όχι μόνο σε χρήματα, αλλά να επιφέρει ντόμινο αλλαγών ακόμη και στο εσωτερικό της. Χρονική καθυστέρηση στην παράδοση του έργου, υπέρβαση του προβλεπόμενου κόστους, μη ποιοτικά αποτελέσματα είναι μόνο μερικοί από τους λόγους που οδηγούν ένα έργο σε αποτυχία. Σημαντική θέση καθ’ όλη τη διαδικασία υλοποίησης ενός έργου κατέχει ο project manager, ο οποίος επιβαρύνεται με την ευθύνη της διοίκησης και διαχείρισης του έργου συνολικά. Με πολλαπλούς και εναλλασσόμενους ρόλους καλείται να λάβει αποφάσεις σχετικά με την άριστη αξιοποίηση των πόρων που μπορεί να χρησιμοποιήσει, την εντός χρονοδιαγράμματος βαθμιαία πρόοδο του έργου, τη διαχείριση των ανθρώπινων σχέσεων που αναπτύσσονται από τα μέλη της ομάδας που το έχουν αναλάβει, την επικοινωνία και την επίλυση τεχνικών προβλημάτων που ενδεχομένως προκύψουν.
Συχνά καλείται να είναι σε θέση να διαχειριστεί απρόσμενες αλλαγές και να μεταβάλει τους βασικούς όρους του σχεδίου, ώστε να επιφέρει τα αποτελέσματα για τα οποία έχει δεσμευθεί βάσει όμως του κόστους και χρόνου που έχουν ορισθεί αρχικά. Σε κάθε περίπτωση, οι πιθανότητες επιτυχίας ενός έργου αυξάνονται σημαντικά με την εμπλοκή ενός «ειδικού», με σημαντικά οφέλη ως προς το χρόνο υλοποίησης του και αντίστοιχη μείωση των κινδύνων, καθώς καλείται να ακολουθήσει μία συγκεκριμένη διαδικασία και στάδια ως προς την εκπλήρωση του.
- Πράξη #1
Μετά τη σύλληψη της ιδέας που θα αποτελέσει το περιεχόμενο του επόμενου project για μία επιχείρηση, και το οποίο μπορεί να αφορά στην παραγωγή ενός νέου προϊόντος για παράδειγμα, καλείται ο project manager, ο οποίος γίνεται κοινωνός της ιδέας αυτής. Λαμβάνει δηλαδή όλη αυτή την αρχική πληροφόρηση και πραγματοποιείται μία εισαγωγή στη βασική ιδέα ή στόχο του έργου που θα κληθεί να υλοποιήσει με το βέλτιστο δυνατό τρόπο. - Πράξη #2
Στο επόμενο στάδιο ο project manager είναι αυτός που αναλαμβάνει ουσιαστικό ρόλο πλέον. Ο ίδιος καλείται να σχεδιάσει όλες τις φάσεις υλοποίησης του έργου, πραγματοποιώντας και την αντίστοιχη ανάλυση σε επίπεδο κόστους, χρόνου, διαδικασιών και στελεχών που θα χρειαστεί στην ομάδα του, και φυσικά όλα αυτά θα πρέπει να παρουσιαστούν από τον ίδιο ώστε να λάβουν και την απαραίτητη έγκριση της εταιρείας. - Πράξη #3
Έχοντας λάβει το «πράσινο φως» από την εταιρεία σε αυτό το στάδιο ο project manager μετατρέπει ουσιαστικά την θεωρία σε πράξη. Η επιλογή των στελεχών που θα δημιουργήσουν την ομάδα, οι διαδικασίες που θα υιοθετηθούν, και ο τρόπος λειτουργίας που θα ακολουθηθεί περιλαμβάνονται σε αυτήν την «πράξη» του έργου. Βέβαια, είναι σημαντικό να τονιστεί ότι εδώ δημιουργείται και το «εργασιακό περιβάλλον» που θα επικρατήσει στην ομάδα του έργου. - Πράξη #4
Έχοντας καταρτίσει τον «προϋπολογισμό» του έργου σε κόστος και χρόνο, και έχοντας επιλέξει τα στελέχη της ομάδας, τις διαδικασίες και τη ροή που θα ακολουθηθεί, το επόμενο στάδιο -και πιο κρίσιμο- είναι αυτό της υλοποίησης. Ο project manager θέτει το σχέδιο σε εφαρμογή και καλείται να αντιμετωπίσει οποιαδήποτε δυσκολία ή δυσλειτουργία προκύπτει λαμβάνοντας συνεχώς αποφάσεις με γνώμονα την επιτυχή έκβαση του έργου που έχει κληθεί να υλοποιήσει. Προβλήματα, παραλείψεις, κακές εκτιμήσεις μπορεί να κάνουν την εμφάνιση τους, με τον ρόλο του manager να αποκτά ιδιαίτερη σημασία ως προς την αντιμετώπιση τους. - Πράξη #5
Για την ολοκλήρωση του έργου ως τελευταίο στάδιο λογίζεται η παράδοση του στην εταιρεία. Σε αυτό το σημείο, το project κρίνεται εφ’ολης της ύλης και διαπιστώνεται αν έχουν τηρηθεί οι δεσμεύσεις που είχε αναλάβει και αν φυσικά το αποτέλεσμα είναι ικανοποιητικό και έχει υλοποιηθεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
hrpro.gr
