Υπάρχουν κανόνες στο emailing; Κι όμως! Και τι καλύτερο από να τους αναλύει ο εκτελεστικός πρόεδρος της Google, Έρικ Σμιτ. Στο βιβλίο «How Google works», το οποίο υπογράφει ο ίδιος αναλύονται όλοι οι κανόνες για την αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου. Η ιστοσελίδα του περιοδικού Time ξεφύλλισε το βιβλίο και παρουσιάζει τους πέντε χρυσούς κανόνες του σωστού emailing.
Ακολουθούν οι πέντε «χρυσοί» κανόνες:
1. Απαντήστε γρήγορα
Υπάρχουν οι άνθρωποι στους οποίους μπορείς να βασίζεσαι για μια έγκαιρη απάντηση. Υπάρχουν όμως και οι άλλοι που δε μπορείς να βασιστείς επάνω τους. «Φροντίστε να ανήκετε στην πρώτη κατηγορία» επισημαίνουν στο βιβλίο τους τα «κεφάλια» της Google. Όταν απαντάει κανείς έγκαιρα δημιουργεί θετική επικοινωνιακή ανατροφοδότηση, με αποτέλεσμα την επόμενη φορά που κάποιος θα χρειαστεί να πάρει μια σοβαρή απόφαση να σας έχει στα υπόψη του.
2. Όταν γράφετε ένα email κάθε λέξη μετράει
Να είστε όσο πιο σύντομοι και περιεκτικοί μπορείτε. Αν περιγράφετε κάποιο πρόβλημα που αντιμετωπίζετε, να προσπαθείτε να το περιγράφετε αναλυτικά. Ωστόσο, αυτό δε σημαίνει ότι χρειάζεται και να το «γεμίσετε» με άχρηστες πληροφορίες. Αποφύγετε όσες πληροφορίες δεν είναι σχετικές και χρήσιμες. Να είστε όσο πιο σύντομοι και περιεκτικοί μπορείτε.
3. «Καθαρίζετε» τακτικά το φάκελο εισερχομένων
Φροντίστε να «καθαρίζετε» τακτικά τον φάκελο των εισερχόμενων μηνυμάτων σας, απαντώντας έγκαιρα σε όσα χρειάζεται και μην αφήνετε «μισές δουλειές». Διαφορετικά, το email σας θα καταλήξει να είναι μια ατελείωτη «to-do» λίστα υποχρεώσεων.
4. Μην ξεχνάτε να μεταβιβάζετε κι αλλού τις πληροφορίες
Κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα, που θα μπορούσε να ενδιαφέρει κι άλλους, φροντίστε να το μεταβιβάζετε και σε εκείνους.
5. Αναρωτηθείτε πόσο συχνά χρησιμοποιείτε την υπηρεσία bcc (blind copy)
Όταν κανείς προσπαθεί να κρύψει κάτι, καταλήγει αντιπαραγωγικός και σε τελική ανάλυση, επηρεάζει την κουλτούρα διαφάνειας (που είναι το ιδανικό σε κάθε σχέση).
