Πηγή: www.hrpro.gr
Η υπέρβαση του προϋπολογισμού ενός project σε κόστος αλλά και χρόνο είναι απαγορευτική σε μία περίοδο όπου τα λάθη δεν συγχωρούνται εύκολα από την αγορά. Ποιες είναι όμως οι βασικές αρχές που διέπουν τη σωστή διαχείριση ενός έργου για την αποφυγή μίας αποτυχίας;
Ολόκληρος ο επιχειρηματικός κόσμος τα τελευταία χρόνια κάνει λόγο για μείωση λειτουργικών εξόδων, περιορισμένα budgets αλλά και ανάγκη για τη διαμόρφωση ενός νέου στρατηγικού πλάνου, νέων προϊόντων και υπηρεσιών αλλά και τη μετάβαση τους σε μία νέα «πραγματικότητα» μέσω διαρθρωτικών αλλαγών που σχεδιάζουν ή πραγματοποιούν. Η ανάγκη για υλοποίηση στόχων εντός χρόνου, κόστους αλλά και ποιότητας θεωρείται απαραίτητη προϋπόθεση για την εξέλιξη, αλλά κυρίως για τη βιωσιμότητα των εταιρειών με τον ανταγωνισμό να αυξάνεται καθημερινά. Σε αυτό το σημείο εισέρχεται στον κόσμο των επιχειρήσεων η έννοια και η αναγκαιότητα του Project Management.
Η εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα παρουσιάζει θετική σχέση εξάρτησης με τα αποτελέσματα της εταιρείας. Όλα βασίζονται σε projects και η έλλειψη χρόνου και πόρων, δεδομένων των συνθηκών, μπορούν να οδηγήσουν σε λάθη και παραλείψεις με υψηλό κόστος για την εταιρεία. Η δομημένη εξέλιξη ενός έργου επαφίεται στη σωστή διαχείριση του με το project management και τις βασικές του αρχές να θεωρείται ασφαλιστική δικλείδα ώστε να επιτευχθούν τα αναμενόμενα αποτελέσματα.
Προετοιμασία ενός project Για τη σωστή διοίκηση και διαχείριση ενός Έργου χρειάζεται να ακολουθήσουμε πιστά τις βασικές αρχές που διέπουν το project management. Ακόμη και σε μία εποχή περιορισμού σε κάθε επιχειρηματικό επίπεδο θα πρέπει να μην παραληφθεί κανένα ενδιάμεσο στάδιο και να μην πραγματοποιηθούν υπερβολικές απλοποιήσεις ως προς τη διαδικασία καθώς τότε το αποτέλεσμα θα είναι αρκετά αμφίβολο. Ο project manager λαμβάνει ουσιαστικό ρόλο στη διαμόρφωση και υλοποίηση ενός Έργου από τη στιγμή που θα ενημερωθεί και θα λάβει τις πρώτες κατευθυντήριες οδηγίες σχετικά με το περιεχόμενο και το πεδίο δράσης στο οποίο θα κινηθεί.
Στη συνέχεια ακολουθεί το στάδιο του σχεδιασμού. Εδώ ο manager, σπάει το «project» σε επιμέρους στάδια και ξεκινά το σχεδιασμό του πλάνου υλοποίησής του. Αξιολογεί το κόστος, ορίζει το χρόνο ολοκλήρωσής του, τα στελέχη που θα χρησιμοποιηθούν κ.ά., βασικά στοιχεία τα οποία φυσικά θα πρέπει να εγκριθούν από την ίδια την εταιρεία. Όταν δοθεί το «πράσινο φως» από την επιχείρηση τότε το στάδιο της εκτέλεσης έρχεται για να παραλάβει τη σκυτάλη. Εδώ, η θεωρία ξεκινά να μετατρέπεται σε πράξη. Τα στελέχη που θα αποτελέσουν την ομάδα υλοποίησης ενημερώνονται για το Έργο, συγχρονίζονται διαδικασίες και πρόσωπα και ξεκινά η ομαδική εργασία.
Μετά την έναρξη του project ο διαχειριστής οφείλει να ελέγχει και να επιτηρεί καθ’ όλη τη διάρκεια τα πρόσωπα και τις διαδικασίες για να διασφαλίσει την ομαλή λειτουργία και ολοκλήρωσή του, καθώς ενδέχεται εξωγενείς παράγοντες να κάνουν την εμφάνισή τους. Εφόσον όλα έχουν ολοκληρωθεί, ως τελευταίο βήμα θεωρείται η παράδοση του Έργου στην εταιρεία και φυσικά εντός χρόνου και κόστους. Μόνο τότε ένα project θεωρείται ολοκληρωμένο και μάλιστα με επιτυχία!
Project manager
Για την υλοποίηση ενός project δημιουργείται η απαραίτητη ομάδα στελεχών, η οποία θα εργασθεί πάνω στην υλοποίησή του με τον project manager να ηγείται της προσπάθειας αυτής. Οι ομάδες υλοποίησης συνήθως αποτελούνται κατά κύριο λόγο από στελέχη τα οποία δραστηριοποιούνται σε διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης όπως το τμήμα πωλήσεων, το τμήμα παραγωγής, marketing, οικονομικών κ.ά. Ο συντονισμός στελεχών με διαφορετικά χαρακτηριστικά (αντικείμενο εργασίας, γνωστικό υπόβαθρο κ.ά.) και η εύρυθμη λειτουργίας της ομάδας μέσα από διαδικασίες που διασφαλίζουν την πλήρη αξιοποίησή της έγκειται στις υποχρεώσεις του διευθύνοντος του Έργου. Κάποιοι βασικοί κανόνες που μπορούν να συμβάλλουν στη δημιουργία μίας παραγωγικής και ορθά δομημένης ομάδας είναι και οι ακόλουθοι:
Όραμα:
Μία ομάδα όταν ξεκινάει χρειάζεται να εντοπίσει τα κοινά της σημεία και να ορίσει τις διαδικασίες που θα εξασφαλίσουν την επιτυχία του project που της έχει ανατεθεί. Ο στόχος είναι ένα κοινό όραμα και με κάθε μέλος της ομάδας ξεχωριστά να προσθέτει τη δική του μοναδική αξία μέσω της συμμετοχής του για την ολοκλήρωση του Έργου. Ο ρόλος του manager που διευθύνει το έργο είναι να εμφυσήσει το όραμα σε όλη την ομάδα και να προωθήσει την ομαδική εργασία και συνεργασία. Να τονίσει σε κάθε μέλος ξεχωριστά ποια ακριβώς είναι η συμμετοχή του στο έργο και πόσο σημαντική είναι η προσωπική του συνεισφορά. Βέβαια αυτό πρέπει να πραγματοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα για να αξιολογείται θετικά η κοινή προσπάθεια και η ομαδική εργασία που καταβάλλεται.
Κλίμα συνεργασίας:
Για να μπορέσει μία ομάδα να λειτουργήσει με επιτυχία και να ολοκληρώσει το Έργο το οποίο έχει αναλάβει, θα πρέπει να υφίσταται ένα καλό κλίμα συνεργασίας. Προϋπόθεση αυτού είναι η ανάπτυξη ειλικρινούς και ανοικτής συνεργασίας καθώς σε διαφορετική περίπτωση τα κίνητρα των συμμετεχόντων στο project μπορεί και να «χαλαρώσουν». Η εμπιστοσύνη και η συνεχής επικοινωνία θεωρείται απαραίτητη, καθώς προβλήματα ή αντιρρήσεις προκύπτουν συνεχώς, η επίλυση των οποίων όμως πρέπει να είναι άμεση. Μην ξεχνάμε ότι η ομάδα αποτελείται συνήθως από στελέχη με διαφορετικό επαγγελματικό υπόβαθρο με αποτέλεσμα η οπτική γωνία από την οποία προσεγγίζουν τα θέματα να διαφέρει και να οδηγεί σε αντιρρήσεις ή και ακόμη σε σύγκρουση.
Καθήκοντα:
Εκτός από την παρουσίαση του project, τα στελέχη θα πρέπει να αναλάβουν συγκεκριμένα καθήκοντα τα οποία τους αναθέτει ο διαχειριστής του Έργου. Όμως πέρα από την εκτέλεση των εργασιών που πραγματοποιούν τα μέλη της ομάδας, θα πρέπει να αναλαμβάνουν τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες που αυτές εσωκλείουν. Ο ρόλος του project manager είναι να συντονίσει την ομάδα και όχι να δώσει λύσεις σε ειδικά προβλήματα τα οποία προκύπτουν στην πορεία, καθώς μπορεί να μην διαθέτει τις ειδικές γνώσεις που απαιτούνται και τελικώς να εκτεθεί. Τα μέλη της ομάδας είναι υπεύθυνα για το «τι» θα γίνει, ενώ ο διαχειριστής για το «πώς» θα γίνει. Ο ξεκάθαρος ορισμός των καθηκόντων, των ρόλων και του πεδίου υπαιτιότητας του καθενός οφείλει να πραγματοποιείται από την αρχή.
Συνεχή Ενημέρωση:
Η ενεργή συμμετοχή σε μία ομάδα διασφαλίζεται από την επικοινωνία αλλά και την ενημέρωση σχετικά με τις εξελίξεις. Ο project manager οφείλει σε τακτά χρονικά διαστήματα να πραγματοποιεί συναντήσεις με όλη την ομάδα και να ενημερώνει για την πρόοδο των εργασιών αλλά ταυτόχρονα και να αξιολογούνται από κοινού τυχόν προτάσεις που υπάρχουν. Η συνεχής και πλήρη ενημέρωση σχετικά με την προσωπική συμβολή του κάθε στελέχους της ομάδας στο συνολικό αποτέλεσμα είναι υποχρεωτική ώστε τα στελέχη να εμφανίζονται δεσμευμένα στην ολοκλήρωση του Έργου.
Επιβράβευση:
Ένα από τα ισχυρότερα κίνητρα δέσμευσης στο στόχο και ολοκλήρωσης του Project που διαθέτει ο διαχειριστής του Έργου δεν είναι άλλο από την επιβράβευση των μελών της ομάδας για τα αποτελέσματα που επιτυγχάνονται καθ’ όλη τη διάρκεια. Η αναγνώριση του χρόνου που αφιερώνεται και της προσπάθειας που καταβάλλεται από την ομάδα συνολικά, εκφράζεται μέσα από την επιβράβευση ακόμη και στην περίπτωση που το τελικό αποτέλεσμα μέχρι εκείνη τη στιγμή είναι χαμηλότερο των προσδοκιών. Με αυτόν τον τρόπο τα στελέχη λαμβάνουν εκείνη τη στήριξη που χρειάζονται ώστε να συνεχίσουν απρόσκοπτα το έργο τους.
Με αυτά τα απλά βήματα ο project manager μπορεί να δημιουργήσει μία ομάδα πάνω σε γερές βάσεις, εξαιρετικά δημιουργική και με υψηλό αίσθημα δέσμευσης απέναντι στην ολοκλήρωση του έργου.
