Υπάρχει τρόπος να υπάρχει χρόνος;

Γνωρίζουμε, πλέον, ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος δεν έχει προγραμματιστεί να εστιάζει έντονα σε κάτι πέραν των οκτώ ωρών και ότι η ανά ώρα παραγωγικότητα πέφτει από ένα σημείο ωρών εργασίας και πάνω. Γνωρίζουμε, επίσης, τις αρνητικές επιπτώσεις των υπερβολικών ωρών εργασίας, ιδιαίτερα υπό συνθήκες πίεσης, στην υγεία μας. Παρόλα αυτά, πολλοί εξακολουθούν να εργάζονται υπερβολικές ώρες, πιστεύοντας ότι δεν υπάρχει τίποτα που μπορούν να κάνουν για αυτό. Σίγουρα, οι απαιτήσεις της σύγχρονης εποχής είναι αυξημένες, αλλά το ίδιο είναι και οι δυνατότητες που έχουμε να διαχειριστούμε καλύτερα το χρόνο μας.

Στη συνέχεια παρουσιάζονται βασικοί τρόποι για την αποτελεσματικότερη διαχείριση του εργασιακού χρόνου.

1. Προγραμματισμός και οργάνωση

Ο μεγαλύτερος «εχθρός» του προγραμματισμού και της οργάνωσης είναι τα «απρόοπτα». Ωστόσο, εξετάζοντάς τα προσεκτικά, διαπιστώνουμε ότι ακολουθούν συχνά ένα μοτίβο, άρα μπορούμε να εκτιμήσουμε το χρόνο που μας απορροφούν. Όταν εργαζόμουν ως διευθύντρια ανθρώπινου δυναμικού γνώριζα ότι θα χρειαζόμουν καθημερινά 1-2 ώρες για «έκτακτες» συναντήσεις με εργαζομένους ή με το σωματείο, χωρίς ποτέ να γνωρίζω εκ των προτέρων το θέμα. Ο συνυπολογισμός τέτοιων παραγόντων μας βοηθά να διαμορφώσουμε πιο ρεαλιστική αντίληψη του διαθέσιμου χρόνου. Επιπλέον, χρειάζεται να προσδιορίσουμε κατά το δυνατό αντικειμενικότερα τον χρόνο που χρειαζόμαστε για κάθε εργασία, χωρίς να είμαστε υπερβολικά αισιόδοξοι ή απαισιόδοξοι. Βέβαια, ορισμένες φορές είναι πρακτικά αδύνατο να ολοκληρώσουμε όλες τις εργασίες που θα θέλαμε σε μία ημέρα. Συνεπώς, πρέπει να φροντίσουμε τυχόν εκκρεμότητες να μην είναι κρίσιμες για το συνολικό αποτέλεσμα. Η σχέση επείγοντος και σημαντικού βοηθά στην ιεράρχηση: εξασφαλίζουμε αρχικά την ολοκλήρωση των θεμάτων που χαρακτηρίζουμε ως επείγοντα και σημαντικά και ύστερα όσων είναι επείγοντα αλλά όχι σημαντικά. Στη συνέχεια εργαζόμαστε για τα μη επείγοντα αλλά σημαντικά. Εφόσον υπάρχει χρόνος, μπορούμε να ασχοληθούμε ακόμη και με τα μη επείγοντα και μη σημαντικά, αν και είναι καλύτερα αυτά να τα αναθέτουμε.

Οι συνεργάτες μας, σε κάθε ιεραρχικό επίπεδο, μπορεί να υποστηρίζουν την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου μας ή να τον κατασπαταλούν. Είναι, όμως, στο χέρι μας να τους εκπαιδεύσουμε να μας βοηθούν. Καταρχήν, χρειάζεται να αναπτύξουμε τους υφισταμένους μας για να μπορούν να εκτελούν τις εργασίες που τους αναθέτουμε με τον ελάχιστο χρόνο επίβλεψης. Η πρόκληση φυσικά είναι να αποφύγουμε την παγίδα να τα κάνουμε όλα εμείς γιατί… δεν έχουμε χρόνο να δείξουμε στους άλλους. Επίσης, είναι απαραίτητο να θέσουμε όρια σε όλους όσους έρχονται σε εμάς για μια «γρήγορη ερώτηση» που καταλήγει να ξεπεράσει το μισάωρο! Δε χρειάζεται να γίνουμε απότομοι λέγοντας «δεν μπορώ τώρα». Απαντώντας, όμως, κάτι σαν «οπωσδήποτε να το συζητήσουμε, δώσε μου λίγη ώρα να ολοκληρώσω αυτό που κάνω και μετά θα έχεις όλη την προσοχή μου» δείχνουμε σαφή διάθεση να βοηθήσουμε. Επιπλέον, είναι πολύ πιθανό σε αυτό το διάστημα να σκεφτούν λύσεις και τελικά να χρειαστούν πολύ λιγότερο από το χρόνο μας. Τέλος, μπορούμε να εξοικονομήσουμε χρόνο από τα περιβόητα meetings: διαμόρφωση συγκεκριμένης ατζέντας, σαφής προσδιορισμός του σκοπού της συνάντησης, κατάλληλη προετοιμασία των συμμετεχόντων και τήρηση της προσδιορισμένης χρονικής διάρκειας, θα οδηγήσουν όχι μόνο σε καλύτερη αξιοποίηση του χρόνου, αλλά και σε συνολικά βελτιωμένο αποτέλεσμα.

3. Αύξηση αποδοτικότητας

Προφανώς, όσο πιο αποδοτικοί γινόμαστε τόσο λιγότερο χρόνο χρειαζόμαστε για τις ίδιες εργασίες ή τόσο περισσότερες εργασίες ολοκληρώνουμε στον ίδιο χρόνο. Η αποδοτικότητά μας αυξάνεται όταν εστιάζουμε σε μία εργασία κάθε φορά. Υπολογίζεται ότι, μετά από μια διακοπή, χρειαζόμαστε κατά μέσο όρο 23 λεπτά για να επανέλθουμε στο προηγούμενο επίπεδο συγκέντρωσης. Είναι, λοιπόν, κρίσιμο να αποφεύγουμε όσο το δυνατό περισσότερους «θορύβους», όπως τηλεφωνήματα και άμεση ανάγνωση e-mails. Η αποδοτικότητα επηρεάζεται και από την ώρα της ημέρας. Κάποιοι αποδίδουν καλύτερα το πρωί κάποιοι μετά το μεσημέρι. Γνωρίζοντας το «prime time» μας, μπορούμε να τοποθετούμε τις πιο απαιτητικές εργασίες στις ώρες που αποδίδουμε καλύτερα. Επιπλέον, χρειάζεται να γνωρίζουμε και να αξιοποιούμε όλους τους διαθέσιμους πόρους. Αντί να διαμορφώσουμε ένα report από την αρχή, μπορούμε να αξιοποιήσουμε πληροφορίες που ήδη υπάρχουν ή να στηριχθούμε σε μια παλαιότερη παρουσιάση για να φτιάξουμε μια νέα. Και βέβαια, μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε εργασίες, αναπτύσσοντας συγκεκριμένες διαδικασίες, φόρμες, κλπ. Τέλος, εφόσον μας αφορά, χρειάζεται να βρούμε τρόπους να ξεπεράσουμε την αναβλητικότητα, η οποία συχνά εμφανίζεται όταν δεν βρίσκουμε ενδιαφέρον στο περιεχόμενο της εργασίας ή όταν υπάρχει αβεβαιότητα για το επιθυμητό αποτέλεσμα και τους κατάλληλους τρόπους χειρισμού.